Informes de gastos automatizados para empresas modernas

Si haces tus informes de gastos manualmente, este artículo es para ti. La automatización del proceso de declaración de gastos elimina las tareas manuales que ningún profesional de las finanzas quiere hacer. Esto incluye la recopilación manual de recibos, la larga conciliación y la corrección de errores. La automatización de esta parte esencial de los procesos de gasto de tu empresa mejora la visibilidad y agiliza el proceso de gestión de gastos, además de otras muchas ventajas.

Tanto los empleados como los miembros del equipo financiero necesitan ayuda con las tareas de introducir los datos manualmente, categorizarlos de forma correcta y entregarlos a tiempo. Y ahí es donde entran en juego los informes de gastos automatizados.

Siete ventajas empresariales fundamentales de la automatización de los informes de gastos

Automatizar el proceso de declaración de gastos tiene muchas ventajas. Aquí te presentamos siete de las más importantes:

1: Mitigar el riesgo y el fraude

Según un informe, el 14.5 % del fraude empresarial detectado se debe a irregularidades en viajes y gastos. Automatizar los informes de gastos, disminuye enormemente el riesgo asociado a los gastos fraudulentos. Con cada céntimo contabilizado, los empleados evitan gastar más de lo dispuesto en las políticas, gracias a los estrictos flujos de aprobación.

2: Garantizar el cumplimiento de la política de gastos

El 25 % de los empleados que gastan más de lo acordado lo hacen sin darse cuenta, pero un 5 % lo hace intencionadamente. Puedes poner fin a esta situación automatizando el proceso de aprobación de gastos. Los empleados solicitan fondos o envían sus informes de gastos, y la persona designada para su aprobación puede determinar si el gasto es necesario, rechazando el informe de gastos o pidiendo más aclaraciones. Esto detiene el gasto innecesario, manteniendo siempre los costes a la vista.

3: Mejorar la visibilidad del patrón de gasto

Saber quién gasta dinero y qué compra es crucial para gestionar eficazmente las finanzas de la empresa, y eso es lo que te ofrece la automatización de los informes de gastos. Con visibilidad, puedes prever los gastos empresariales y planificar el futuro, fomentando un crecimiento empresarial eficiente.

4: Reembolso más rápido a los empleados

Para retener a los mejores talentos, debes demostrar que valoras a tus empleados. Y no hay mejor forma de demostrarles nuestro agradecimiento que tramitando sus gastos con prontitud. Una forma de hacerlo es mediante tarjetas corporativas, permitiéndoles pagar con dinero de la empresa desde el principio (en lugar de utilizar fondos personales). Así que no les dejes esperando innecesariamente para proporcionarles los reembolsos; introduce la automatización para agilizar las cosas.

5: Reducir errores

Los errores son la pesadilla de todo profesional de las finanzas y la contabilidad. Debes dedicar demasiado tiempo a corregir errores en los informes de gastos o a pedir aclaraciones antes de aceptar los gastos. ¿Y por qué perder tiempo en una tarea que puedes hacer en la mitad de tiempo con los flujos de aprobación de gastos automatizados? La automatización puede ayudarte a avanzar más rápido y eliminar los errores humanos.

6: Facilitar el crecimiento de la empresa

A medida que tu empresa crece, tus procesos de contabilización de gastos se vuelven más complejos. Aparte de que aumenta el número de empleados y, por tanto, hay más gastos que gestionar (incluyendo gastos de viajes de negocios o suministros de oficina), el control y la gobernanza se vuelven aún más críticos. Con la ampliación de la empresa, se multiplican las normativas y las políticas internas. Un software de gestión de gastos empresariales que te ayude a automatizar gran parte de tu proceso de gestión de gastos te ayudará a evitar consecuencias legales, multas y sanciones.

7: Ahorrar tiempo en tareas manuales

La automatización de los informes de gastos ahorra mucho tiempo a tus equipos financieros. Por un lado, al eliminarse los errores manuales, ya no es necesario volver a comprobar los datos y, por el otro, la creación automática de informes evita horas y horas de trabajo con hojas de cálculo. Ahora, tu equipo y tú os podéis centrar en otros aspectos del trabajo que aportan valor a la empresa, mientras que los empleados solo tienen que hacer una foto de su recibo y dejar que el software haga el trabajo pesado.

Caso práctico: Cómo ATU recuperó 2 millones de euros en devoluciones de IVA con la automatización de gastos Payhawk

La automatización de los informes de gastos libera de una enorme presión al equipo financiero. Las organizaciones pueden dedicar más tiempo y energía a las cosas que añaden valor empresarial sin perder tiempo en procesos de contabilización de gastos de los empleados.

La cadena de tiendas y talleres de automoción ATU se enfrentaba a muchos retos, incluida la necesidad de una mayor visibilidad en sus procesos financieros. Sin embargo, la dependencia del equipo de los pagos en efectivo y la conciliación manual hizo que esto fuera imposible.

La transformación digital es un reto importante para nosotros. Hace unos años, transportábamos nuestras facturas en papel a través de Alemania con dos de nuestros camiones», explicó el director financiero de ATU, Sebastian Jarankowski. «Un gran problema era hacer frente a las llamadas compras externas, especialmente al tener más de 500 sucursales y sistemas de caja individuales en cada tienda. A la hora de comprar repuestos a otras empresas del sector, nuestros directores de sucursal históricamente siempre echaban mano del dinero en efectivo, lo que generaba una cantidad ingente de papeleo.

Con la ayuda de nuestro software de gestión de gastos, ATU ha obtenido una visibilidad completa de los gastos de la empresa, aprovechando los controles de gastos y las aprobaciones automatizadas en varios pasos. Nuestra solución les ayudó a tomar decisiones de gasto mejor informadas, a reducir los recursos asignados a tareas manuales y a identificar ahorros significativos a través de las reclamaciones de IVA.

Ya no tenemos que pedir los recibos. Desde que utilizamos Payhawk, los gestores solo tienen que hacer una foto del recibo —con lo que lo digitalizan— e introducirlo en el sistema financiero automatizado. Durante el primer año, este cambio permitió a ATU recuperar 2 millones de euros de la Agencia Tributaria que, de otro modo, se habrían perdido. declaró Mathias Goetz, director de proyectos de ATU.

Cinco preguntas que debes hacerte al elegir una solución automatizada de declaración de gastos

Implantar un nuevo software puede resultar desalentador. Necesitas una solución que los empleados adopten rápidamente y que aporte valor desde el primer día. Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta cuando busques en el mercado un software de gestión automatizada de gastos:

1: Identifica las necesidades de tu empresa. ¿Coinciden con las funcionalidades que ofrece el software?

Buscas una solución que resuelva la mayoría (si no todas) de tus necesidades de gestión de gastos corporativos. Antes de lanzarte a comparar opciones, es crucial que comprendas los problemas a los que se enfrentan tus empleados y equipos directivos con tus procesos actuales.

He aquí algunas preguntas que te ayudarán a determinar si las características del software se ajustan a tu negocio:

• ¿Con qué rapidez puedes crear informes de gastos? (Lo ideal sería que tu solución te permitiera automatizar casi todo este proceso).
• ¿Puede el programa integrarse con tu ERP, programa de contabilidad o solución de gestión de viajes?
• ¿El programa incluye una aplicación móvil para la gestión de gastos?
• ¿El programa puede hacer sugerencias automáticas para corregir los datos de gastos?
• ¿Qué funcionalidades de automatización ofrece el programa?
• ¿Es una buena opción para la gestión multientidad?

2: ¿Con qué frecuencia introduce el programa nuevas funcionalidades?

No te interesa asociarse con una empresa de software que no evoluciona. Lo que buscas es una empresa que mantenga un diálogo constante con los clientes y desarrolle las funcionalidades más demandadas para enriquecer la experiencia general del usuario.

En Payhawk, siempre escuchamos las opiniones de nuestros clientes y lanzamos actualizaciones de funcionalidades innovadoras y atractivas, al menos una vez cada trimestre, para asegurarnos de que nuestro producto es siempre el mejor en su clase para la gestión de gastos.

Algunas de nuestras actualizaciones recientes son:

• Cámara con IA para capturar mejor los datos de los recibos de gastos.
• Correos electrónicos de aprobación de gastos para reducir en un 70 % el tiempo que los empleados pasan reenviando gastos
• Filtros de estado de gastos para facilitar la identificación de los gastos aprobados o rechazados y detectar atascos en las aprobaciones

3: ¿Puedes integrar el nuevo software de gestión de gastos en tus sistemas actuales?

No puedes permitirte perder tiempo intentando unificar una visión fragmentada de los gastos o saltando de una solución a otra. Por lo tanto, debes asegurarte de que no estás añadiendo simplemente otra pieza tecnológica a tu conjunto de herramientas al implementar cualquier nuevo software de informes de gastos.

Elige una solución de software que contenga múltiples funciones como tarjetas, gestión de gastos, cuentas a pagar, gestión de suscripciones, etc.

Piensa en sistemas ERP, de contabilidad, de gestión de viajes de negocios, etc. En Payhawk, nuestras integraciones nativas con los principales softwares del mercado, incluyendo QuickBooks, Xero, NetSuite, Microsoft Dynamics, TravelPerk, y muchos más, permiten a nuestros clientes ahorrar una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo.

Nuestra compañía matriz está compuesta por cinco entidades con, aproximadamente, de 300 a 500 gastos al mes. Antes tardaba un día entero en revisar, importar, exportar y configurar el formato correcto para los gastos», apunta Eduardo Felipez, contable de gestión en Heroes. «Con la integración nativa de Payhawk en NetSuite, ahora solo dedico una hora a todas estas tareas. Es una ayuda enorme.

Es un cambio significativo. Heroes redujo cinco días de trabajo manual a solo cinco horas con nuestra automatización de la gestión de gastos y la integración nativa con NetSuite. ¿Y si tu sistema no aparece en nuestra lista de integraciones? No te preocupes; gracias a nuestras API, también podemos desarrollar integraciones personalizadas.

4: ¿Cuáles son sus medidas de seguridad y privacidad de datos?

Tú confías en que tu socio mantendrá a salvo los datos financieros confidenciales, por lo que necesitas una solución que siga los protocolos de seguridad líderes del sector. Payhawk es conforme con PCI DSS, lo que significa que cumplimos con los estándares de seguridad establecidos por el principal Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago.

No nos tomamos a la ligera la seguridad de los datos de nuestros clientes. Por eso nos sometemos periódicamente a auditorías de seguridad y análisis de vulnerabilidad, para que puedas estar tranquilo sabiendo que tus datos financieros están seguros con nosotros.

5: ¿Es escalable la solución de gestión de gastos?

Es esencial optar por una solución que respalde los ambiciosos planes de crecimiento de tu organización. Eso significa una solución "a medida" que se ajuste a tus políticas de gastos específicas a medida que crecen y cambian.

El uso de un software de informes de gastos con funcionalidades de automatización y gestión de múltiples entidades te ayudará a hacer un seguimiento y asignar los fondos disponibles y los gastos futuros para cada entidad empresarial. Así, a medida que tu empresa crece, mantienes la gobernanza, el control y la visibilidad.

¿Por qué elegir Payhawk para el informe automatizado de gastos?

La automatización de los informes de gastos es un punto de inflexión para las organizaciones modernas, ya que aumenta la eficiencia, ahorra costes y mejora el cumplimiento de las normativas. Al elegir Payhawk como tu solución de gestión de gastos, puedes mantenerte a la vanguardia y abrazar el futuro de la tecnología de informes de gastos.

Programa una demo para ver nuestros informes de gastos automatizados en acción.