Maximiza la eficacia con filtros de aprobación de gastos personalizados

Consigue una mayor visibilidad, una eficacia excepcional y menos obstáculos en las diferentes fases de aprobación (por ejemplo, gastos aprobados o rechazados) con nuestro nuevo sistema de filtros de gastos.

La nueva actualización dota a los miembros de los equipos financieros y administrativos de mejores estrategias para la planificación y procesamiento del fin de mes y posibilita que los contables emprendan acciones relativas a gastos que provocan demoras. Con tan solo un clic, podrás ver el estado de todos tus gastos.

Resumen de los sistemas de aprobación de gasto

Un sistema de aprobación de gasto incorporado en el software de gestión de gastos ayuda a optimizar y automatizar el proceso de aprobación de gasto de tu organización.

Los empleados pueden remitir sus solicitudes de devolución de gastos para que la persona encargada de aprobarlas correspondiente las revise y autorice. Posteriormente, el sistema de aprobación comprueba si el gasto se ajusta a la política de gastos de tu empresa antes de aceptarlo y reembolsarlo o pagarlo (en el caso de una factura).

¿Por qué son importantes los filtros de aprobación de gastos?

Si no puedes filtrar el estado de los gastos, tienes que abrir cada uno de ellos para saber qué está sucediendo. ¿Están a la espera de ser remitidos? ¿Han sido rechazados? Esta incertidumbre da lugar a obstáculos innecesarios y provoca demoras prolongadas.

Sin embargo, con ayuda de los filtros de aprobación, los contables pueden comprobar el estado de forma muy eficaz y determinar qué gastos están provocando demoras en la aprobación y cuál es la razón de ello.

Los filtros conllevan una revisión de los gastos mucho más rápida, optimizando todo el proceso de gestión de gastos para todos.

Con un sistema de filtración en vigor, tu organización puede:

• gestionar un volumen elevado de aprobaciones de gastos con mucha eficacia
• obtener información esencial sobre qué está obstaculizando el proceso de los gastos
• resolver errores de filtrado
• reembolsar los gastos con rapidez

Beneficios del uso de un sistema de filtros para la gestión del estado de los gastos

El nuevo sistema de filtros de gastos proporciona muchos beneficios y te permite:

Optimizar el proceso de aprobación de gastos

Los sistemas de filtros tienen razón de ser si tienes que ir abriendo los gastos individuales para comprobar su estado. Resultan especialmente útiles cuando el volumen de gastos es importante. Por tanto, si estás planificando el crecimiento de tu organización, necesitas un sistema de filtros que optimice tu proceso de aprobación.

Incrementar la eficacia y la precisión de la gestión de gastos

Al optimizar tus procesos, mejoras automáticamente la eficacia. Y una mayor eficacia da lugar a un mejor control de gastos. Al poder verificar el estado de los gastos se elimina cualquier tipo de ambigüedad que los equipos financieros pudieran tener respecto a la causa de las demoras en los gastos.

Garantizar el cumplimiento de las políticas de gastos

El desglose del sistema de aprobación de gasto garantizará que los empleados elaboren un informe de gastos que cumpla la política de gastos de tu empresa. Esto significa que los empleados serán los responsables de sus gastos y controlarán todos los costes, garantizando la elaboración de unos informes financieros precisos.

Filtros de aprobación de gastos de Payhawk

En Payhawk, los filtros de aprobación de nuestro software de gestión de gastos categorizan los gastos en cinco estados. Estos son:

1. No remitido
Se produce cuando un empleado aún tiene que remitir un gasto, por ejemplo, un gasto del negocio realizado con su tarjeta de crédito. En este caso, puedes recordarle que debe remitirlo para que continúe en tu ventana de gastos utilizando nuestras plantillas automáticas de notificaciones por correo electrónico.

2. Rechazado
Si un revisor ha rechazado un gasto, se incluirá en esta categoría. Puede haber sido rechazado porque no se ajusta a tu política de gastos.

3. Devuelto
Si se ha devuelto un gasto, es probable que el encargado de aprobarlo necesite más información sobre el gasto o que el empleado lo haya clasificado incorrectamente. Estos gastos pueden filtrarse con «devuelto».

4. Pendiente de aprobación
Si el gasto está «pendiente de aprobación», ha sido remitido, pero aún no ha pasado por las secuencias de aprobación de gastos personalizadas de tu empresa. Es posible que el encargado de las aprobaciones esté provocando demoras o que el empleado deba proporcionar información adicional.

5. Aprobado
Estos gastos han sido remitidos, cumplen plenamente la política de gastos de empresa y han sido aprobados. Ya puedes efectuar el reembolso a tus empleados de forma individual o en grupo o pagar las facturas, según corresponda.

Con estos filtros nuevos, no es necesario ralentizar el proceso de revisión de gastos de tu empresa intentando descubrir por qué un gasto específico no está preparado para su revisión. Por el contrario, entenderás de un vistazo qué gastos están en qué fase y por qué.

¿Quién puede utilizar los filtros de aprobación de gastos?

Esta funcionalidad les resultará muy útil a los miembros del departamento financiero y los administradores para la planificación de fin de mes. En lugar de llegar a fin de mes e iniciar el seguimiento de todos los gastos que faltan o son incorrectos, los equipos financieros pueden a) automatizar el proceso de seguimiento y b) comprobar qué gastos requieren atención en algún momento.

Los gestores y empleados también pueden descubrir que les resulta muy útil para filtrar gastos. Esto se debe a que la visibilidad que proporciona sobre los gastos pendientes pero aún no pagados les facilita una imagen más precisa del flujo de caja y de los resultados del equipo en términos de gasto, por lo que podrán adaptarse a sus presupuestos.

Cómo usar los filtros de aprobación de gastos

Nuestros filtros de aprobación de gastos pueden utilizarse de forma rápida y sencilla. Todo lo que tienen que hacer los clientes de Payhawk es llevar a cabo estos tres pasos:

Paso 1: Acceder a los filtros en la aplicación de Payhawk

Puedes utilizar los filtros de gastos en tu PC o en la aplicación de aprobación de gastos de Payhawk, por lo que puedes acceder a los mismos estés donde estés.

En primer lugar, desplázate al panel de control de gastos.

Paso 2: Aplicar los filtros

En el panel de control, elige una opción en el menú desplegable de estado de aprobación, tal como se muestra a continuación. Selecciona uno o varios filtros y haz clic en «hecho».

Paso 3: Clasificar y filtrar los resultados

Los resultados filtrados aparecerán inmediatamente en la parte inferior del panel. Echa un vistazo a los datos para comprobar rápidamente cuántos corresponden con cada filtro.

Ahora que entiendes mejor cómo utilizar nuestros filtros, vamos a dar respuesta a dos preguntas importantes que nos han planteado en el pasado profesionales de las finanzas.

¿Qué sucede si un gasto no corresponde con los filtros aplicados?

No te preocupes, el panel de control es totalmente personalizable. Si tienes gastos que no corresponden con los filtros aplicados, simplemente tienes que crear un filtro nuevo para dicho gasto.

Consejo de experto: Utiliza filtros suficientemente genéricos para que puedan usarse para otros gastos. Si no lo haces así, tendrás una larga lista de estados que complicarán innecesariamente el proceso.

¿Puedo crear filtros personalizados para secuencias de aprobación específicas?

Sí, es posible crear filtros específicos para secuencias personalizadas. Simplemente, desplázate a la parte derecha del desplegable de estado de aprobación de la vista general del panel de control de gastos y verás un botón denominado «+ Añadir filtro». Selecciona este botón y crea tu filtro totalmente nuevo.

Nuestro resumen sin filtrar

En Payhawk, siempre estamos buscando nuevas formas de optimizar los flujos de trabajo para nuestros clientes. Y por esta razón hemos añadido el nivel de filtros para el estado de aprobación. Los filtros ayudarán a contables y administradores a entender mejor por qué no se han aprobado los gastos, lo que les posibilitará emprender acciones decisivas y disfrutar de un mayor control y visibilidad de los próximos costes.

¿Te interesa ver nuestras secuencias de aprobación en acción? Programa una demo para comprobarlo en directo y charlar con alguno de nuestros expertos.