La checklist definitiva para el cierre contable de fin de mes

¿Qué es el cierre de fin de mes?

El cierre contable mensual requiere reunir la información de todas las operaciones del mes, conciliar y verificar los saldos de las cuentas y generar los estados financieros mensuales. La empresa debe tener por objetivo terminarlo en los primeros días de cada mes.

¿Por qué es importante hacerlo bien y a tiempo?

El cierre de fin de mes permite conocer los beneficios generados por la empresa.

Gracias a este proceso, la empresa puede comprobar si se han cumplido sus objetivos, lo que puede desembocar en toda una serie de decisiones clave. Crear un nuevo cargo, alquilar una nueva oficina, pagar bonificaciones y muchas otras medidas más pueden depender de esta información. Y las imprecisiones pueden conducir al desastre.

Aunque no es obligatorio, la mayoría de los equipos financieros realizan el cierre de fin de mes porque reduce los errores de contabilidad y permite a los negocios actuar con agilidad en la toma de decisiones. Esto resulta aún más importante en el mercado volátil en el que nos encontramos en los últimos años.

La buena noticia es que, según afirman los CFO y otros líderes financieros, el cierre de fin de mes puede ser tan difícil o tan fácil como lo queramos hacer. Una buena planificación y procesos adecuados, que incluyan una checklist para el cierre de fin de mes, puede convertir este potencial calvario mensual en un proceso relativamente sencillo, que deje contento al CEO (aunque esto obviamente dependerá también del rendimiento).

Por todo esto, hemos escrito este artículo que podrás utilizar como lista de verificación para guiarte a lo largo de todo el proceso de cierre contable mensual.

¿Por qué cerrar los libros cada mes? ¿Qué ventajas tiene?

Mantener los libros de contabilidad claros y organizados cada mes es decisión de los equipos financieros (y la mayoría decide hacerlo). Cerrar los libros cada mes puede parecer mucho trabajo. Sin embargo, hay maneras de facilitar esta labor, incluyendo el uso de herramientas de gestión de gastos, como las tarjetas de empresa o un software de gestión de gastos.

Estas son algunas de las ventajas de realizar los cierres de fin de mes:

Estados financieros precisos y actualizados durante todo el año

Esto implica que todos los directores de la empresa tienen una buena comprensión del estado y la salud de la empresa con regularidad.

Permite tomar decisiones informadas y oportunas

Los días de planificación y elaboración de presupuestos anuales son parte del pasado. La mayoría de los departamentos necesitan reaccionar ante los cambios del mercado y tomar decisiones oportunas, varias veces al año. Para ello resulta fundamental mantener registros financieros actualizados.

Agiliza las declaraciones de impuestos y auditorías

Al cerrar los libros cada fin de mes, estarás preparado para auditorías y obtener devoluciones de impuestos cada mes.

Revela áreas de mejora en las operaciones comerciales

Cada mes, la alta gerencia necesitará evaluar el éxito de sus operaciones basándose en hechos y datos concretos. Con los cierres de mes, la empresa podrá tener información oportuna sobre cualquier nueva iniciativa. A menos que la empresa disponga de registros precisos de las ganancias de cada mes (y métricas adicionales como los ingresos por persona), la empresa no dispondrá de información clave para posibles mejoras.

Checklist para el cierre contable de fin de mes

Para ayudarte a mantener todo organizado y poder superar con rapidez una tarea tras otra, hemos creado esta lista con los aspectos más importantes a revisar y controlar para cerrar el mes de manera efectiva.

1. Crea una lista de verificación para tu empresa

En último término, cada organización tiene sus propias características y necesidades. El proceso de cierre de mes será exclusivo para tu organización, por lo que debes trabajar con tu equipo para crear tu propia lista de verificación, adaptada específicamente para el cierre de mes en tu empresa.

En nuestro e-book “Guía para cerrar el ejercicio de la mejor manera”, hemos entrevistado a directores financieros de diversos sectores para recopilar una práctica checklist con consejos de quienes más saben del tema.

Después de adaptar esta lista a tu organización, habla con los miembros de tu equipo para asignar tareas. Podrías utilizar alguna herramienta sencilla de gestión de proyectos, como Trello o cualquier otra que la empresa ya esté utilizando. De esta manera, podrás realizar un seguimiento de los elementos y tareas que se vayan completando y detectar posibles atascos.

2. Reúne a tu equipo y toda la información

Seguro que ya sabes que cerrar el mes no es tarea para una sola persona. Todos los miembros del equipo financiero tienen que ayudar, como también hay que comunicarse con otros directores y jefes de departamento.

Programa reuniones periódicas con tu equipo a medida que se aproxime el fin de mes y ten en cuenta los posibles festivos o vacaciones que puedan reducir la capacidad del departamento. Reparte las tareas entre tu equipo.

A continuación, organiza reuniones con los responsables de presupuestos para repasar todos los costes que se incluirán en el balance de resultados.

Por último, tendrás que asegurarte de que los empleados hayan presentado sus gastos. A no ser que tengas un software de gestión de gastos automatizado que lo haga en tiempo real, permitiéndote ahorrar tiempo.

¿Cuánto costará reunir toda la información? Eso dependerá directamente de la sofisticación de tu set de herramientas y software. Los directores financieros con una solución de gestión de gastos bien implementada completan este paso en muy poco tiempo, en tanto que las empresas que confían en procesos manuales pueden tener dificultades.

3. Concilia las cuentas por cobrar

Utiliza tu software de gestión de gastos para comprobar automáticamente todas las facturas emitidas y vencidas, y así poder determinar cuáles no se han cobrado todavía y requieren insistir. Comprueba también si se ha pagado el importe correcto.

4. Revisa las cuentas por pagar

Concilia y verifica que se hayan pagado todas las facturas vencidas. También tendrás que controlar todos los costes para la empresa, ya sean de informes de gastos, facturas o pagos con tarjetas de empresa.

Llegados a este punto, puedes hacer un último llamamiento a toda la organización para presentación de gastos. Esto puedes hacerlo de forma automática con un software de gestión de gastos de empresa como Payhawk.

5. Revisa el presupuesto y haz los ajustes necesarios

La precisión en los presupuestos es crítica para las empresas y el cierre de fin de mes es el proceso ideal para mantenerlos bajo control.

Como toda elaboración de presupuestos es, en esencia, una proyección, revisarlos con regularidad permite reasignar recursos a otras áreas, si no se han utilizado. De manera inversa, hay que permanecer alerta por si cualquier departamento está gastando más de lo debido.

6. Revisa los activos fijos y realiza recuentos de inventario

Quizá prefieras no hacer esto todos los meses, pero merece la pena incluirlo en la lista de verificación, especialmente si tu empresa tiene muchos activos que se deprecian con rapidez.

Revisa los activos fijos de la empresa y contabiliza su depreciación como un coste. Adicionalmente, realiza un recuento de inventario para entender el valor restante. Al registrar estos cambios y repartir estos costes de depreciación a lo largo del año, evitarás pérdidas repentinas de beneficios.

7. Prepara los informes financieros y actualiza los documentos

La planificación financiera estratégica requiere de informes, balances de resultados y balances de situación que sean precisos. Mediante el cierre de fin de mes, tendrás que actualizar estos documentos clave.

El libro mayor y los estados financieros como los balances de resultados y de situación son documentos imprescindibles para el periodo de cierre. Los ejecutivos necesitan estos informes para mantenerse informados sobre el rendimiento del negocio y utilizarlos para tomar decisiones importantes para el siguiente ejercicio fiscal. Asegúrate de que sean precisos, para que la planificación financiera estratégica de tu empresa tenga unos cimientos saludables.

Cómo hacer cada vez más fácil el cierre mensual

Cerrar el mes puede ser un quebradero de cabeza para muchas empresas, pero no tiene por qué ser así. Piensa en soluciones a medio o largo plazo capaces de simplificar, automatizar y digitalizar las tareas, disminuyendo la dependencia de procesos manuales.

Retrospectiva

Realiza una evaluación retrospectiva con todo tu equipo para identificar los elementos más difíciles del cierre de fin de mes. ¿Es la recopilación de la información? ¿Los ajustes de presupuesto? ¿Se trata de un problema de tecnología ¿O posibles errores humanos? Una retrospectiva te ayudará a optimizar los aspectos del proceso más susceptibles de mejora y, como ventaja adicional, puede ser terapéutica para tu equipo.

Considera recurrir a ayuda externa

Dependiendo del tamaño y características de tu empresa, es probable que estés trabajando con una mezcla de contabilidad interna, contabilidad externa como apoyo, software de contabilidad o algún sistema ERP. Los detalles y la configuración de la función financiera dependen del tamaño y las necesidades de cada empresa. En cualquiera de los casos, necesitas que funcione perfectamente para cerrar el mes a tiempo. Idealmente, también deberías contar con un proveedor de gestión de gastos (que ofrezca tanto tarjetas de empresa como software de gestión de gastos) y que se integre con los sistemas ERP adecuados para el tamaño de tu organización.

Casi todos los directores financieros con los que hablamos para crear nuestra “Guía para cerrar el ejercicio de la mejor manera” cuentan con una gestoría para procesar las devoluciones de impuestos.

Tener una gestoría o consultora fiscal de confianza te permite contar con ayuda especializada si no lo tienes cubierto internamente o si no tienes tiempo para ello con tu configuración actual.

Revisa tu set de herramientas financieras

Revisa los sistemas y herramientas que la empresa tenga implementados actualmente y cómo funcionan respecto a la oferta disponible en el mercado. Si todavía sigues repasando los extractos bancarios a fin de mes, o recopilando y descifrando manualmente obsoletos informes de gastos, es hora de que pienses en un software financiero todo en uno para simplificar la gestión de todos los gastos de la empresa.

Si todavía no lo has hecho, considera invertir en un sistema ERP

La mayoría de las empresas ya han invertido o tienen pensado invertir en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), para reunir equipos y fuentes de datos dispares en la empresa.

El ERP es, de alguna manera, el pegamento que une todos los sistemas individuales en una organización grande. Con un software ERP, cada departamento disfruta de su propio sistema, pero todos están conectados y son accesibles a través de una única interfaz, lo que da acceso a los directivos de la empresa a los datos clave del negocio en tiempo real.

En una encuesta reciente se determinó que la contabilidad era, por mucho, la función más crítica, por lo que un 89 % de los encuestados había invertido en un sistema ERP. Entre las funcionalidades más importantes están el libro mayor (GL), las cuentas por cobrar (AR), las cuentas por pagar (AP), la elaboración de presupuestos y la creación de informes financieros.

Cómo Payhawk te puede ayudar a optimizar el cierre de fin de mes

El software financiero todo-en-uno de Payhawk, con tarjetas de crédito VISA, gestión de gastos, reembolsos, gestión de suscripciones e integraciones nativas, puede ayudarte a acelerar y simplificar tu cierre de fin de mes. Estas son algunas de las maneras como Payhawk puede ayudar a tu organización.

Reduce el número de gastos en tu informe con tarjetas VISA virtuales ilimitadas.

Payhawk hace muy fácil la emisión de tarjetas de débito de empresa virtuales para cualquier miembro del equipo. Además, te permite establecer límites de gasto y obtener una visibilidad total de las operaciones, por lo que te será mucho más sencillo y eficiente gestionar todos los gastos de la empresa y empoderar a los empleados, manteniendo el control y facilitando tu organización del día a día.

Se acabó perseguir a los empleados para que presenten reclamaciones de gastos. Ahora tendrás una visibilidad total del gasto de cada equipo, mientras que a los empleados les resultará mucho más fácil enviar los recibos o facturas para cotejar cada coste.

Automatiza los procesos manuales

Conciliar y cotejar facturas con transacciones puede ser una tarea árdua. A menudo les roba tiempo vital a los equipos financieros, que no pueden dedicar a la planificación estratégica.

Con una pequeña inversión en un software financiero, estas tareas pueden automatizarse e integrarse con tus herramientas de contabilidad actual. Por ejemplo, con nuestras tarjetas de empresa VISA, la app móvil permitirá a cada titular de tarjeta enviar los recibos de sus transacciones, incluso los de papel, gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que captura los datos relevantes como por arte de magia.

Payhawk también envía recordatorios automáticos a los titulares de tarjetas si falta cualquier documentación, para que el equipo financiero pueda dejar de ser el malo de la película.

Aprovecha la nube

Con el auge del trabajo remoto, subir todos tus procesos financieros a la nube puede acortar el tiempo necesario para realizar el cierre de fin de mes.

Obtén una panorámica simplificada de tus suscripciones mensuales

Para ser más productivas, las empresas están confiando cada vez más en suscripciones mensuales a herramientas bajo el modelo de Software como Servicio (Saas). No obstante, estas suscripciones pueden descontrolarse con bastante rapidez.

Es por esto que hemos lanzado una funcionalidad específica que reúne todas las suscripciones en un mismo lugar, con notificaciones de próximas renovaciones y alertas de suscripciones redundantes.

Piensa en la cantidad de tiempo y esfuerzo que requiere cerrar el mes y lo importante que es hacerlo bien. ¿No te vendría bien un software que te facilitara todos estos pasos?

Reserva una demo y comprueba cómo las funcionalidades de Payhawk te ayudarán en tu cierre de fin de mes, con solo unos cuantos clics.