Pagos recurrentes y suscripciones: cómo tenerlos controlados

Las herramientas SaaS o bajo la modalidad de Software como Servicio han ganado muchísima popularidad en los últimos años. De hecho, según Devsquad, el 38% de las empresas dice ejecutar sus procesos casi por completo en aplicaciones SaaS.

El creciente auge de las herramientas SaaS ha hecho que el sector de suscripciones sea una de las industrias de más rápido crecimiento en el mundo. Un estudio de la sociedad financiera UBS estima que el sector de suscripciones tendrá un valor de 1,5 billones de dólares para 2025. Esto implica una tasa de crecimiento promedio anual del 18%. Las empresas basadas en suscripción crecen más rápido que las empresas de precio unitario, porque ofrecen flujos de efectivo más predecibles y estables.

Ahora, una pregunta sencilla: ¿sabes cuánto estás pagando por tus suscripciones anualmente? Ni una sola persona pudo responder esta pregunta en una encuesta realizada recientemente entre consumidores. En el mundo corporativo es aún peor, ya que cada equipo tiene su propio set de herramientas SaaS. G2 Track estima que las empresas desperdician en promedio alrededor de 40 mil millones de dólares al año en herramientas SaaS no utilizadas.

Con tantos pagos de suscripciones, las empresas necesitan tener mayor visibilidad y automatización para controlar sus costes recurrentes.

La funcionalidad de suscripciones de Payhawk ayuda a las empresas a:

• Obtener más control y transparencia sobre el flujo de caja
• Tener previsiones claras en cuanto pagos recurrentes
• Detectar rápidamente pagos por herramientas SaaS duplicadas o no utilizadas
• Estar al tanto de los pagos -avisamos si un próximo pago puede fallar por falta de fondos-.

“La funcionalidad de suscripción nos ha permitido tomar medidas inmediatas para evitar gastos innecesarios. Cuando comenzamos a usar esta función, pudimos identificar de inmediato qué suscripciones ya no eran necesarias y cancelarlas a tiempo”.
— Lenka Bartuskova, directora financiera de TENX.

¿Eres un cliente de Payhawk y tienes tres grandes pagos por herramientas SaaS pendientes para el próximo mes? No hay problema, ya las resaltamos en la plataforma, por lo que tú y los responsables del presupuesto sabrán el coste, así como el presupuesto restante. También calcularemos de manera proactiva cuánto será el gasto en la tarjeta y verificaremos si tienes suficientes fondos disponibles.

¿Cómo lo hacemos?

Todo comienza con la detección automática de suscripciones. Usamos una variedad de técnicas para detectar si un gasto corresponde a una suscripción potencial; por ejemplo, analizamos la identificación del proveedor, la frecuencia de pago y otros datos. Esencialmente usamos toda la información proporcionada en las facturas de los clientes, junto con nuestro algoritmo de categorización de proveedores, para detectar todas las suscripciones sin ningún esfuerzo adicional por parte del cliente.

Revisamos cada gasto cargado por la empresa o negocio y sugerimos si se trata de una suscripción o lo asignamos automáticamente a una suscripción existente, cuando corresponda. A partir de ahí, consultamos tanto al empleado como a los administradores asignados de la herramienta de gastos. Ellos tendrán la oportunidad de confirmar o rechazar la sugerencia como suscripción, así como agregar detalles adicionales, tales como categoría, proyecto, etc.

Tipos de pagos recurrentes

Podemos rastrear dos tipos diferentes de pagos de suscripción. El primero incluye cualquier pago recurrente que salga de las cuentas bancarias corporativas asociadas, a través de un pago bancario. Esta acción es muy importante para los equipos de Finanzas ya que les permitirá controlar el flujo de caja y mantener al tanto a los directivos y partes interesadas, según sea necesario.

En segundo lugar, podemos rastrear cualquier suscripción que los empleados tengan en sus tarjetas de empresa. Estos pagos recurrentes con tarjeta, también conocidos como ‘continuous payment authorities’ o ‘future card payments’, incluirán cualquier pago regular establecido contra una tarjeta de empresa.

Al realizar un seguimiento de los pagos regulares hechos a través del banco o con tarjetas, tu equipo de Finanzas y los responsables del presupuesto podrán controlar el flujo de caja y asegurarse de que siempre haya fondos suficientes para otras actividades o gastos futuros. Ya sea a través del banco o con tarjeta, los pagos se pueden rastrear mensualmente, anualmente o según la frecuencia que se establezca.

Análisis de suscripciones

Las suscripciones de tu empresa son regulares, pero seguramente no serán fijas, por lo que es crucial tener visibilidad de cualquier fluctuación o cambio. Al realizar un seguimiento de tus pagos recurrentes con la nueva funcionalidad, puedes obtener un análisis sobre cualquier incremento o reducción que se haya realizado desde el último pago y estimar el importe del futuro pago.

¿Se te ocurre una manera mejor de controlar el gasto empresarial?

A medida que tu negocio crece y evoluciona, también puedes usar esta funcionalidad para ayudarte a evaluar qué suscripciones tienen mayor utilidad. Nuestros clientes también pueden ver el importe total pagado por una suscripción, así como las tendencias de pago según los gastos recurrentes recientes.

Colchón de seguridad para gastos con tarjeta

Como parte de la nueva funcionalidad de suscripción, cada administrador de la plataforma de Payhawk puede ver lo siguiente a nivel de usuario de tarjeta de empresa:

• Seguro para gastar
• Próximos pagos
• Gastado este mes

Asimismo, informamos a los usuarios cuándo vencen sus próximos pagos y de cuánto serán. También les mostramos lo que todavía está disponible en su tarjeta de empresa y cuánto pueden gastar de forma segura.

A través de nuestra plataforma, también advertimos a los usuarios si su saldo es demasiado bajo para el momento del vencimiento de las suscripciones. A través de una ventana emergente, les mostramos cuánto necesitan agregar a su tarjeta para cubrir el pago recurrente. De esta manera, ninguna suscripción clave podrá perderse sin que nadie se dé cuenta. Esto es especialmente importante si se tiene en cuenta que el 73% de las empresas planea cambiar todos sus sistemas a SaaS en 2022.

Actualmente la mayoría de las empresas utiliza múltiples herramientas SaaS para llevar cabo sus diversas funciones comerciales. Si es el caso de tu empresa, entonces nuestra funcionalidad de suscripciones te facilitará mucho la gestión financiera de tu negocio.

Además, el software de gestión de gastos de Payhawk y sus tarjetas inteligentes integradas con el programa, te ayudan a:

• Tener una perfecta categorización de gastos
• Decidir y establecer los límites de gasto
• Crear una integración con el ERP o software de contabilidad
• Disponer en todo momento de informes personalizados

Reserva una demo y comprueba cómo podemos ayudarte.