Gardez le contrôle sur la gestion des abonnements et des paiements récurrents

La popularité des logiciels SaaS a augmenté rapidement au cours des dernières années. En effet, 38 % des entreprises ont déclaré auprès de Devsquad qu'elles fonctionnaient déjà presque entièrement avec des outils SaaS.

La popularité croissante des outils SaaS signifie que l'économie de l'abonnement est l'un des secteurs à la croissance la plus rapide au monde. Une étude d'UBS indique que l'économie résultant des abonnements représentera 1 500 milliards de dollars d'ici 2025, ce qui implique un taux de croissance annuel moyen de 18 %. Les entreprises basées sur l'abonnement se développent plus rapidement que les entreprises à prix unitaire car elles offrent des flux de trésorerie plus prévisibles et plus stables.

Savez-vous combien vous payez annuellement pour vos abonnements ? Pas une seule personne n'a pu répondre à cette question lors d'une récente enquête auprès des consommateurs. Dans le monde de l'entreprise, c'est encore pire car chaque équipe a ses propres dépenses. G2 calcule qu'environ **40 milliards de dollars ** sont gaspillés en moyenne par les entreprises pour des outils SaaS non utilisés chaque année.

Avec un tel nombre de paiements d'abonnements, les entreprises ont besoin d'une meilleure visibilité et d'une automatisation dédiée à la gestion des abonnements.

La fonction de gestion des abonnements aide les clients à :

• Obtenir plus de contrôle et de transparence sur leurs flux de trésorerie
• Créer des prévisions claires en ce qui concerne les paiements récurrents
• Permettre aux équipes financières de repérer rapidement les paiements SaaS dupliqués ou inutilisés
• Garder le contrôle sur la gestion des abonnements : nous vous avertissons si un paiement à venir risque d'échouer en raison d'un manque de fonds

« La fonction de gestion des abonnements nous a permis de prendre des mesures immédiates pour éviter les dépenses inutiles. Nous avons pu immédiatement identifier les abonnements qui ne sont plus nécessaires et déclencher leur annulation à temps. »

— Lenka Bartuskova, Directrice financière

Comment faisons-nous ?

Cela commence par la détection automatique des abonnements. Nous utilisons diverses stratégies pour détecter si une dépense est un abonnement potentiel, notamment : l'identification du fournisseur, la fréquence des paiements et le traitement de la langue. Pour l'essentiel, nous utilisons toutes les informations fournies par les factures des clients, ainsi que notre algorithme de catégorisation des fournisseurs et cela sans effort supplémentaire de la part du client.

Nous recherchons chaque dépense et nous la suggérons comme un abonnement ou nous la mettons automatiquement en correspondance avec un abonnement existant, le cas échéant. Ensuite, nous invitons l'employé et les administrateurs à utiliser l'outil de gestion des dépenses. Ils ont alors la possibilité de confirmer ou de rejeter la suggestion d'abonnement et d'ajouter des détails supplémentaires, comme la catégorie, le projet, etc.

Types de paiements récurrents

Nous pouvons suivre deux types différents de paiements d'abonnement. Le premier comprend tous les paiements récurrents qui quittent les comptes bancaires de votre entreprise via un paiement bancaire. Cette action est la plus pertinente pour votre équipe financière et lui permettra de garder un œil sur les flux de trésorerie et d'informer les parties prenantes concernées si nécessaire.

Deuxièmement, nous pouvons suivre tous les abonnements que vos employés ont sur leurs cartes d'entreprise. Ces paiements récurrents par carte, également appelés « autorisations de paiement continu » ou « paiements futurs par carte », comprennent tous les paiements réguliers effectués avec une carte d'entreprise.

En assurant la gestion des abonnements sur les dépenses bancaires et par carte, votre équipe financière et les responsables du budget peuvent surveiller les flux de trésorerie et s'assurer qu'il y a toujours assez d'argent pour les autres activités nécessaires ou les dépenses à venir. Et, que ce soit par le biais de la banque ou de la carte d'entreprise, les paiements peuvent être suivis mensuellement, annuellement ou selon des fréquences personnalisées.

Analyse des abonnements

Les paiements des abonnements de votre entreprise sont réguliers, mais ils ne sont pas forcément statiques. Il est donc essentiel d'avoir une bonne vue d'ensemble des fluctuations ou des changements. En suivant vos paiements récurrents à l'aide de la nouvelle fonctionnalité, vous pouvez obtenir des analyses sur toute augmentation ou diminution depuis le dernier paiement et estimer le montant du paiement futur.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et évolue, vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour évaluer les abonnements qui vous conviennent le mieux. Nos clients peuvent également voir le montant total payé pour un abonnement en utilisant la nouvelle fonctionnalité, ainsi que les tendances de paiement pour les dépenses récurrentes récentes

Sécurité pour les dépenses par carte

Dans le cadre de la nouvelle fonction d'abonnement, chaque administrateur de client Payhawk peut voir les éléments suivants au niveau de l'utilisateur de la carte d'entreprise :

• Dépenser en toute sécurité
• Paiements à venir
• Dépensé ce mois-ci

De même, nous informerons les utilisateurs de la date d'échéance de leurs prochains paiements ainsi que de leur coût. Nous leur indiquerons également ce qui est encore disponible sur leur carte d'entreprise et le montant qu'ils peuvent dépenser en toute sécurité.

Ensuite, nous ferons savoir aux utilisateurs si leur solde actuel est trop faible lorsque les abonnements sont dus. Enfin, nous afficherons une fenêtre contextuelle indiquant le montant qu'ils doivent ajouter à leur carte pour couvrir le paiement récurrent. De cette façon, ils ne manqueront pas par inadvertance des abonnements essentiels, ce qui est particulièrement important si l'on considère que 73 % des entreprises prévoient de passer tous leurs systèmes au SaaS en 2022.

Actuellement, la majorité des entreprises utilisent plusieurs outils de fournisseurs SaaS pour gérer diverses fonctions commerciales. Si c'est le cas de votre entreprise, notre fonction d'abonnement n'est que l'une des nombreuses fonctionnalités qui pourraient faciliter la gestion des finances de votre entreprise.

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