Qu'est-ce que la gestion des abonnements avec SaaS ?
De nos jours, les entreprises de toutes tailles engagent des dépenses pour des abonnements ou des paiements récurrents, d'où l'idée de la gestion d’abonnements avec SaaS.
Il s'agit essentiellement de l'octroi, du paiement et de l'annulation de vos abonnements afin que vous ne payiez que ce dont vous avez besoin.
En tant que responsable financier, économiser et optimiser la gestion des abonnements par le SaaS est une tâche facile. Et il est relativement facile de s'y atteler.
Pourquoi en avez-vous besoin pour gérer les abonnements et les paiements récurrents de votre entreprise ?
- Un outil ou un abonnement qui semblait utile s'avère être beaucoup plus limité que prévu. En conséquence, l'équipe n'utilise presque jamais l'outil et l'oublie au lieu d’annuler l’engagement et le paiement.
- Un outil n'est plus utilisé, mais personne ne s'est rendu compte qu'une nouvelle période de renouvellement a commencé. Vous devez maintenant payer cet abonnement superflu pour l'année entière.
- L'entreprise paie deux abonnements qui font essentiellement la même chose.
- Un membre des ressources humaines a acquis une licence pour un outil et dispose de sièges inutilisés, mais personne d'autre ne le sait.
En gérant vos abonnements avec SaaS, vous pouvez résoudre ou éviter tous les problèmes et situations susmentionnés, ce qui vous permettra de réaliser des économies et de gagner en efficacité opérationnelle.
Comment la gestion SaaS peut-elle vous aider à économiser de l'argent sur vos abonnements et à améliorer l'efficacité globale de votre entreprise ?
La gestion SaaS peut vous aider à y parvenir en :
- Établissant les modalités et fixant les conditions dans lesquelles une équipe peut s'abonner à un nouvel outil.
- Avertissant les personnes concernées qu'un abonnement doit être renouvelé. Ceci est particulièrement important pour les licences annuelles
- Tenant un registre précis des abonnements en cours
- Aidant les équipes à décider si elles ont vraiment besoin de la licence.
Une check-list pour réduire le coût des abonnements de votre entreprise
Pour assurer un contrôle des coûts des abonnements grâce au SaaS, nous avons établi cette check-list :
1. Rédigez une politique pour les licences à gros investissement comprenant un processus d'approbation par l'équipe de comptabilité
Tout d'abord, rédigez une politique déterminant le processus d'approbation des nouvelles licences SaaS (gros investissements).
Bien que les équipes aient des budgets et aient besoin de liberté pour les utiliser, le contrôle des abonnements avec SaaS est une obligation. S’il n’y a pas de gestion des abonnements, ils continueront à coûter de l'argent à l'entreprise lors des prochains cycles financiers. L'équipe financière est concernée par cette question et doit superviser ce processus.
Un bon point de départ est une politique brève qui détaille le processus d'approbation et documente certaines habitudes que les équipes doivent adopter. Bien sûr, les politiques ne doivent pas être complexes ou inaccessibles. Quelques paragraphes explicatifs et un message rapide sur Slack aux managers peuvent suffire.
Nous recommandons que cette politique inclut l'approbation d’un responsable, afin de limiter les abonnements dont le coût dépasse un certain montant par exemple. La politique doit être adaptée à la culture de votre entreprise, mais l'idée générale est que l'équipe de comptabilité doit être au courant des nouveaux engagements essentiels d'un point de vue financier.
2. Utilisez un logiciel de gestion des dépenses qui met en évidence les abonnements
Un logiciel de gestion des dépenses intelligent peut reconnaître si un paiement est récurrent ou non en utilisant un logiciel de gestion des abonnements.
Chez Payhawk, notre apprentissage automatique reconnaît tout paiement qui pourrait être un abonnement (même les dépenses passées) et le met en évidence pour que l'utilisateur le marque comme tel, si cela est correct. Pendant ce temps, l'équipe de comptabilité (qui sera votre administrateur de compte Payhawk) peut voir tous les paiements récurrents dans le portail afin de voir l’argent qui entre et sort, de gérer la trésorerie, de prévoir de manière appropriée et de suggérer des opportunités d'économies lorsque cela est possible.
3. Conservez une base de données de tous les abonnements avec SaaS
Si votre entreprise utilise Payhawk, l'équipe de comptabilité peut repérer tous les abonnements. Elle peut également voir qui utilise l'abonnement, quand les paiements ont lieu (par exemple, mensuellement ou annuellement) et à quoi il sert généralement.
L'équipe de comptabilité peut ensuite utiliser ces informations pour poser des questions plus approfondies, comme par exemple :
- Que fait l'outil ? Cette question est importante car les équipes utilisent souvent différents outils pour faire le même travail. Il se peut également qu'un outil tout-en-un permette de réaliser des économies par rapport à l'achat d'une licence pour plusieurs autres outils afin de réaliser des tâches plus modestes.
- Quand la période de renouvellement prend-elle fin ? C'est également un élément clé, car les équipes doivent annuler les abonnements avant la période de renouvellement pour éviter de payer un nouveau cycle.
4. Assurez-vous que les équipes comptabilisent les coûts
Les équipes doivent financer leurs propres abonnements, mais parfois elles ne les comptabilisent pas dans leur budget.
Cela peut être dû à plusieurs raisons. Peut-être que l'outil était déjà sous licence pour un membre de l'équipe qui a maintenant quitté l'entreprise. La nouvelle équipe a hérité de son utilisation mais n'a jamais pris en compte les coûts de la licence.
À l'inverse, si les équipes comptabilisent ce coût dans leur budget, elles sont plus susceptibles de s'interroger sur son utilité et d'annuler le budget pour le redéployer sur quelque chose dont elles ont davantage besoin. En fait, vous créez le contexte pour que les autres s'en soucient.
5. Mettez des rappels sur les calendriers une semaine avant les périodes de renouvellement
Chaque fois qu'un nouvel abonnement est souscrit, le responsable (la personne qui approuve la licence en dehors de l'équipe de comptabilité) devra émettre des rappels avant le renouvellement.
Demandez aux responsables de définir ces rappels et de vous y inclure. Ainsi, vous pourrez avoir une brève discussion avant de vous engager dans un autre cycle. C'est également utile dans le cas où cette personne quitterait l'entreprise.
6. Impliquez votre équipe commerciale dans l’achat des abonnements de grande valeur
Les abonnements SaaS peuvent coûter de quelques dollars par an à des milliers, voire près d'un million.
Il est judicieux d'imposer un processus d'examen et de comparaison plus approfondi pour les abonnements de grande valeur dont le coût total de possession est de six ou sept chiffres (par exemple, les plateformes de commerce électronique ou les outils de CRM d'entreprise).
En impliquant des spécialistes des achats, vous avez la garantie qu'un processus approfondi sera mis en place, comparant toutes les alternatives sur la base de critères importants pour l'entreprise ou le département.
Comment la gestion des abonnements de Payhawk peut profiter à votre entreprise
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