Les abonnements et paiements récurrents sont très utiles mais peuvent devenir difficiles à gérer et générer une perte d’argent à votre entreprise. Découvrez comment les optimiser.
En soumettant ce formulaire, vous acceptez de recevoir des emails concernant nos produits et services conformément à notre politique de confidentialité. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
La gestion SaaS est un élément important concernant la gestion des dépenses. Chaque année, les entreprises augmentent leur nombre d’abonnements. Dans ce cas, elles choisissent de diriger ces abonnements vers une technologie qui automatise certains flux opérationnels et améliore généralement le fonctionnement de l'entreprise.
Il n'est donc pas surprenant que le marché du SaaS ait connu un taux de croissance annuel de 18 %.
Les entreprises modernes évaluent régulièrement la technologie et leurs besoins pour trouver des moyens d'améliorer leurs opérations. Pour chaque besoin de l'entreprise, il existe de nombreuses solutions SaaS. La plupart sont peu coûteuses et peuvent générer de la valeur pour votre entreprise.
SaaS est l'abréviation de Software as a Service. Les SaaS sont des licences logicielles sous forme d'abonnement que les entreprises achètent pour avoir accès à des éléments technologiques distincts. Les exemples incluent le marketing par e-mail, la planification des absences et les logiciels de gestion des dépenses.
Le SaaS est un élément crucial de la transformation numérique. Aujourd’hui, les entreprises s'orientent vers des micro-services basés sur le cloud et s'appuient sur des API au lieu de recourir à des logiciels obsolètes coûteux, ou pire, à des processus de comptabilité sur feuilles de calcul.
L'idée est simple. De la même manière que la main-d'œuvre spécialisée a amélioré notre économie, les entreprises peuvent générer un meilleur retour sur investissement en externalisant leurs problèmes spécifiques vers des outils SaaS qui leur donnent réellement les clefs pour les résoudre.
Vous embauchez et gérez des dizaines de freelances pour une société de traduction ? Un logiciel de gestion des freelances peut rendre cela facile et efficace.
Vous avez besoin d'un plugin pour votre CMS ? Pourquoi en créer un quand vous pouvez obtenir une licence pour 4,95 € par mois ?
Suivez tous vos abonnements au même endroit
De nos jours, les entreprises de toutes tailles engagent des dépenses pour des abonnements ou des paiements récurrents, d'où l'idée de la gestion d’abonnements avec SaaS.
Il s'agit essentiellement de l'octroi, du paiement et de l'annulation de vos abonnements afin que vous ne payiez que ce dont vous avez besoin.
En tant que responsable financier, économiser et optimiser la gestion des abonnements par le SaaS est une tâche facile. Et il est relativement facile de s'y atteler.
En gérant vos abonnements avec SaaS, vous pouvez résoudre ou éviter tous les problèmes et situations susmentionnés, ce qui vous permettra de réaliser des économies et de gagner en efficacité opérationnelle.
La gestion SaaS peut vous aider à y parvenir en :
Pour assurer un contrôle des coûts des abonnements grâce au SaaS, nous avons établi cette check-list :
Tout d'abord, rédigez une politique déterminant le processus d'approbation des nouvelles licences SaaS (gros investissements).
Bien que les équipes aient des budgets et aient besoin de liberté pour les utiliser, le contrôle des abonnements avec SaaS est une obligation. S’il n’y a pas de gestion des abonnements, ils continueront à coûter de l'argent à l'entreprise lors des prochains cycles financiers. L'équipe financière est concernée par cette question et doit superviser ce processus.
Un bon point de départ est une politique brève qui détaille le processus d'approbation et documente certaines habitudes que les équipes doivent adopter. Bien sûr, les politiques ne doivent pas être complexes ou inaccessibles. Quelques paragraphes explicatifs et un message rapide sur Slack aux managers peuvent suffire.
Nous recommandons que cette politique inclut l'approbation d’un responsable, afin de limiter les abonnements dont le coût dépasse un certain montant par exemple. La politique doit être adaptée à la culture de votre entreprise, mais l'idée générale est que l'équipe de comptabilité doit être au courant des nouveaux engagements essentiels d'un point de vue financier.
Un logiciel de gestion des dépenses intelligent peut reconnaître si un paiement est récurrent ou non en utilisant un logiciel de gestion des abonnements.
Chez Payhawk, notre apprentissage automatique reconnaît tout paiement qui pourrait être un abonnement (même les dépenses passées) et le met en évidence pour que l'utilisateur le marque comme tel, si cela est correct. Pendant ce temps, l'équipe de comptabilité (qui sera votre administrateur de compte Payhawk) peut voir tous les paiements récurrents dans le portail afin de voir l’argent qui entre et sort, de gérer la trésorerie, de prévoir de manière appropriée et de suggérer des opportunités d'économies lorsque cela est possible.
Si votre entreprise utilise Payhawk, l'équipe de comptabilité peut repérer tous les abonnements. Elle peut également voir qui utilise l'abonnement, quand les paiements ont lieu (par exemple, mensuellement ou annuellement) et à quoi il sert généralement.
L'équipe de comptabilité peut ensuite utiliser ces informations pour poser des questions plus approfondies, comme par exemple :
Les équipes doivent financer leurs propres abonnements, mais parfois elles ne les comptabilisent pas dans leur budget.
Cela peut être dû à plusieurs raisons. Peut-être que l'outil était déjà sous licence pour un membre de l'équipe qui a maintenant quitté l'entreprise. La nouvelle équipe a hérité de son utilisation mais n'a jamais pris en compte les coûts de la licence.
À l'inverse, si les équipes comptabilisent ce coût dans leur budget, elles sont plus susceptibles de s'interroger sur son utilité et d'annuler le budget pour le redéployer sur quelque chose dont elles ont davantage besoin. En fait, vous créez le contexte pour que les autres s'en soucient.
Chaque fois qu'un nouvel abonnement est souscrit, le responsable (la personne qui approuve la licence en dehors de l'équipe de comptabilité) devra émettre des rappels avant le renouvellement.
Demandez aux responsables de définir ces rappels et de vous y inclure. Ainsi, vous pourrez avoir une brève discussion avant de vous engager dans un autre cycle. C'est également utile dans le cas où cette personne quitterait l'entreprise.
Les abonnements SaaS peuvent coûter de quelques dollars par an à des milliers, voire près d'un million.
Il est judicieux d'imposer un processus d'examen et de comparaison plus approfondi pour les abonnements de grande valeur dont le coût total de possession est de six ou sept chiffres (par exemple, les plateformes de commerce électronique ou les outils de CRM d'entreprise).
En impliquant des spécialistes des achats, vous avez la garantie qu'un processus approfondi sera mis en place, comparant toutes les alternatives sur la base de critères importants pour l'entreprise ou le département.
Ne ratez plus jamais un paiement ou ne payez plus pour un doublon avec la gestion des abonnements de Payhawk.
Réservez une démo dès aujourd'hui et découvrez comment les cartes d'entreprise virtuelles et le logiciel de gestion des dépenses (y compris la gestion des abonnements) peuvent aider votre entreprise à réaliser sa transformation numérique.
Trish Toovey est Principal Content Manager chez Payhawk. Couvrant tous les domaines, de la rédaction publicitaire à l'écriture de scripts vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée dans la rédaction et la création de contenu pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
En soumettant ce formulaire, vous acceptez de recevoir des emails concernant nos produits et services conformément à notre politique de confidentialité. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
Que votre entreprise compte 10, 100 ou 1000 collaborateurs, Payhawk vous permet de rationaliser et d’optimiser la gestion de toutes vos dépenses d’entreprise.
Libérez le potentiel de vos équipes Finance !
En soumettant ce formulaire, vous acceptez de recevoir des emails concernant nos produits et services conformément à notre politique de confidentialité. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
English (EN-UK)
English (EN-US)
Nederlands (NL)
Español (ES)
English (Rest of Europe)