SaaS bedrijven: hoe je moeiteloos je bedrijfsabonnementen kan beheren

Het is dan ook niet verwonderlijk dat de SaaS-markt momenteel een jaarlijks groeipercentage van 18% kent.

Moderne bedrijven evalueren regelmatig technologie om manieren te vinden om hun activiteiten te verbeteren. Voor elke bedrijfsbehoefte zijn er tal van SaaS-oplossingen. De meeste zijn niet duur en kunnen waarde voor je bedrijf opleveren. Tenzij je natuurlijk betaalt voor abonnementen die niemand gebruikt. Of wanneer je dubbele abonnementen hebt lopen zonder dat je het door hebt.

Wat is SaaS?

SaaS staat voor Software as a Service. SaaS zijn softwarelicenties op abonnementsbasis die bedrijven kopen om toegang te krijgen tot afzonderlijke stukjes technologie. Voorbeelden zijn e-mailmarketing, personeelsplanning en software voor uitgavenbeheer.

SaaS is een cruciaal onderdeel van de digitale transformatie. Bedrijven stappen over op cloud-gebaseerde microservices en vertrouwen op API's in plaats van dure monolithische software op locatie, of erger nog, op spreadsheets of papierwerk (ja, het bestaat nog écht).

Het idee is vrij simpel. Een bedrijf heeft allerlei problemen op te lossen en doet er alles aan om zo efficiënt mogelijk te werk te gaan. Vergelijk het met het volgende: net zoals gespecialiseerde arbeid onze economie verbetert, kunnen bedrijven meer rendement verwachten op hun investeringen wanneer zij specifieke problemen/uitdagingen uitbesteden aan SaaS-tools, die het vervolgens voor hun oplossen.

• Huur en beheer je voor je bedrijf tientallen freelancers in voor een vertaalbedrijf? Freelance management software maakt dat een stuk gemakkelijker
• Heb je een plugin nodig voor je CMS? Waarom één bouwen als je er een kunt krijgen voor €4,95 per maand?

Wat is SaaS beheer?

Bedrijven van elke omvang nemen tegenwoordig meerdere SaaS-abonnementen af, vandaar het idee (en belang) van SaaS-beheer.

Het is in feite het verkrijgen, betalen en opzeggen van licenties voor je SaaS-abonnementen, zodat je alleen betaalt voor wat je nodig hebt.

Het tegenovergestelde van SaaS-beheer is om het helemaal niet te beheren. Laat iedereen in het bedrijf abonnementen aangaan bij bedrijven, zonder dat iemand anders het weet. In dit scenario bestaat de kans dat iemand een paar maanden later ontdekt dat er duizenden euro’s en/of dollars per maand worden uitgegeven aan tools die niet meer worden gebruikt.

Als financieel leider is het besparen en optimaliseren van abonnementenbeheer voor SaaS laaghangend fruit. En het is relatief eenvoudig om hier snel grip op te krijgen.

Waarom heb je het nodig om je bedrijfsabonnementen te beheren?

Het probleem ligt nogal voor de hand. Elk team in het bedrijf heeft deze tools nodig om hun werk gedaan te krijgen, en dat is geweldig. Maar dit zijn dingen om rekening mee te houden:

• Een tool of abonnement dat nuttig leek, blijkt veel beperkter te zijn dan verwacht. Als gevolg daarvan gebruikt het team de tool nauwelijks en vergeet het, in plaats van het op te zeggen
• Een tool wordt niet meer gebruikt, maar niemand heeft zich gerealiseerd dat er een nieuwe abonnementsperiode is ingegaan. Je moet nu een heel jaar voor dit overbodige abonnement betalen
• Het bedrijf betaalt voor twee abonnementen die in wezen hetzelfde doen
• Iemand in HR heeft een licentie voor een tool en heeft enkele “seats” die niet worden gebruikt, maar niemand anders weet ervan

Herkenbaar?

Door je SaaS-abonnementen te beheren, kun je alle bovenstaande problemen en situaties oplossen of voorkomen, wat leidt tot geldbesparingen en operationele efficiëntie.

Hoe kan SaaS-beheer ervoor zorgen dat je geld bespaart op je abonnementen en dat je organisatie efficiënter wordt?

SaaS-beheer kan je helpen dit te bereiken door:

• De mogelijkheden en de voorwaarden te bepalen waaronder een team zich kan abonneren op een nieuwe tool
• Relevante mensen te waarschuwen dat een abonnement aan vernieuwing toe is. Dit is vooral belangrijk voor jaarlijkse licenties
• Nauwkeurige gegevens over lopende abonnementen bij te houden
• Teams te helpen beslissen of ze de licentie nog echt nodig hebben

Een checklist om de kosten van de abonnementen van je bedrijf te verminderen

Om de kosten van SaaS-abonnementen te verlagen en ervoor te zorgen dat het bedrijf er de meeste waarde uit haalt, hebben we deze checklist samengesteld:

1. Schrijf een beleid voor dure licenties, inclusief een goedkeuringsproces van het financiële team

Ten eerste, schrijf een beleid dat het goedkeuringsproces voor nieuwe SaaS-licenties, met een grote investering, bepaalt.

Terwijl teams budgetten hebben en de vrijheid moeten hebben om ze te gebruiken, moet het proces rondom het afsluiten van SaaS-abonnementen goed in de gaten worden gehouden. Als ze niet worden gecontroleerd, zullen ze het bedrijf geld blijven kosten in de komende financiële cycli. Het financiële team heeft hier een belang in en moet toezicht houden op dit proces vanwege de verplichtingen rondom SaaS-abonnementen.

Een goed beginpunt is een beknopt beleid waarin het goedkeuringsproces in detail wordt beschreven en waarin een aantal gedragsregels zijn opgenomen waaraan de teams zich moeten houden. Natuurlijk hoeft een beleid niet lang of ontoegankelijk te zijn. Een paar alinea's in een wiki en een snel Slack-bericht aan afdelingshoofden kan al voldoende zijn.

We zouden aanraden om dit beleid te laten goedkeuren door de finance controller, misschien beperkt tot abonnementen boven een bepaald bedrag of alleen voor jaarlijkse abonnementen. Het beleid moet worden aangepast aan jouw bedrijfscultuur, maar het bredere punt is dat het financiële team op de hoogte moet zijn van nieuwe, essentiële verplichtingen vanuit financieel oogpunt.

2. Gebruik software voor uitgavenbeheer waarin abonnementen worden belicht

Een slimme oplossing voor uitgavenbeheer kan met behulp van software voor abonnementenbeheer herkennen of een betaling al dan niet een terugkerend karakter heeft.

Bij Payhawk herkent onze Machine Learning elke betaling die een abonnement zou kunnen zijn (zelfs uitgaven uit het verleden) en highlight het voor de gebruiker om het als een abonnement te markeren, als dat correct is. Ondertussen kan het financiële team alle terugkerende betalingen in het portaal zien om te zien wat er binnenkomt en uitgaat, de cashflow beheren, de juiste prognoses maken en waar mogelijk besparingsmogelijkheden voorstellen.

3. Houd een database bij van alle SaaS-abonnementen

Als je bedrijf Payhawk gebruikt, kan het financiële team alle abonnementen zien in een duidelijk overzicht. Ze kunnen ook zien wie het abonnement gebruikt, wanneer de betalingen plaatsvinden (bijv. maandelijks of jaarlijks), en waar het over het algemeen voor is.

Het financiële team kan de informatie vervolgens gebruiken om ook meer diepgaande vragen te stellen, zoals:

• Wat doet de tool? Dit is belangrijk omdat teams vaak verschillende instrumenten gebruiken om hetzelfde werk te doen. Er kan ook een alles-in-één tool zijn die besparingen kan opleveren in vergelijking met het gebruik van licenties voor vele andere tools om kleinere taken uit te voeren.
• Wanneer loopt de termijn voor verlenging af? Ook dit is belangrijk, want teams moeten abonnementen vóór de nieuwe periode opzeggen om te voorkomen dat ze voor een nieuwe cyclus moeten betalen.

4. Zorg ervoor dat teams de SaaS-kosten verantwoorden

Teams moeten "betalen" voor hun eigen abonnementen, maar soms verzuimen ze deze te verantwoorden in hun budgetten.

Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Misschien was de tool al gelicenseerd door iemand in een team die nu vertrokken is. Nu heeft een nieuw team het gebruik ervan geërfd, maar nooit rekening gehouden met de kosten van de licentie.

Omgekeerd, als teams deze kosten opnemen in hun budget, is de kans groter dat ze het annuleren om het budget te gebruiken voor iets dat ze meer nodig hebben. Slim he :-)

5. Zet een week voor het aflopen van het abonnement een reminder in je agenda

Telkens wanneer een nieuw abonnement wordt genomen, zal de "eigenaar" (de persoon die de licenties goedkeurt buiten het financiële team) herinneringen moeten geven voor de verlenging (of opzegging).

Vraag mensen om die reminders in te stellen en betrek jezelf daarbij. Op die manier kun je een korte discussie voeren voordat je je vastlegt voor een nieuwe cyclus. Het is ook handig voor het geval die persoon het bedrijf verlaat.

6. Betrek je inkoopteam bij duurdere abonnementen

SaaS-abonnementen kunnen een paar euro per jaar kosten, maar ook duizenden of zelfs bijna een miljoen per jaar.

Het is zinvol om een grondiger evaluatie- en vergelijkingsproces op te leggen voor de duurdere abonnementen met "total cost of ownership" van zes of zeven cijfers (bijv. e-commerceplatforms of CRM-tools voor bedrijven).

Door inkoopspecialisten erbij te betrekken, ben je er zeker van dat er een grondig proces zal plaatsvinden, waarbij alle alternatieven worden vergeleken op basis van criteria die belangrijk zijn voor het bedrijf of de afdeling.

Niet elk bedrijf heeft een inkoopteam, maar het advies is in grote lijnen hetzelfde: als je een nieuw duur abonnement overweegt, zullen de teams die daarvoor pleiten een business case moeten presenteren, alle alternatieven vergelijken, de selectiecriteria specificeren en vervolgens uitleggen waarom de gekozen tool de juiste is.

Tip: ben je op zoek naar een oplossing voor uitgavenbeheer? Gebruik dan onze RFI Template voor software voor uitgavenbeheer.

Hoe Payhawk's abonnementenbeheer jouw bedrijf kan helpen

Mis nooit meer een betaling of betaal nooit meer voor een dubbel abonnement met Payhawk's abonnementenbeheer.

Boek vandaag nog een demo en zie hoe virtuele betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer (inclusief abonnementenbeheer) jouw bedrijf kunnen helpen bij het bereiken van een digitale transformatie.