Hoe je betalingen kunt plannen voor een betere financiële planning

Beheer je de financiën voor een grote organisatie? Dan weten we dat je alle bulk functies met open armen zult ontvangen (vooral als het betekent dat je gemakkelijk betalingen kunt plannen en een betalingsrun kunt starten via het platform). Maak kennis met onze gloednieuwe functie voor geplande betalingen. Nu kun je (als je klant bent van Payhawk) meerdere betalingen tegelijk plannen via onze accounts payable software, waardoor je talloze uren en stress bespaart.

De kracht van geplande betalingen begrijpen

Betalingen plannen geeft jou en je team veel meer controle over het betalingsproces. In plaats van eraan te moeten denken om een factuur te betalen, kun je betalingen van tevoren plannen, jouw processen vereenvoudigen en jouw werklast stroomlijnen.
Bovendien is cash flow het levensbloed van elk bedrijf, dus het adequaat beheren van de cashflow en het plannen voor de toekomst via geplande abonnementsbetalingen maakt financiële planning veel eenvoudiger.

Vijf problemen opgelost door geplande betalingen

Het beheren van betalingen kan een uitdaging zijn, van fouten en geldstroom problemen tot vertragingen bij goedkeuring en beveiligingsrisico's. Door automatische betalingen in te plannen, kun je processen stroomlijnen, de beveiliging verbeteren, tijdige en nauwkeurige transacties garanderen en nog veel meer.

Hier zijn enkele van de grootste voordelen van het automatiseren van je betaling workflows:

1. Geen betalingsfouten en discrepanties meer. Door automatische betalingen te plannen, kun je discrepanties in betalingsbedragen, details of overeenkomende facturen voorkomen (omdat je elke keer betalingen voor een specifiek bedrag hebt gepland). Deze aanpak betekent geen foutieve betalingen of onnodige vertragingen in betalingen en geen handmatige interventies en reparaties meer.
2. Zeg maar dag tegen slecht cashflowbeheer. Automatische betalingen plannen betekent dat je ervoor kunt zorgen dat het benodigde geld ruim op tijd beschikbaar is. In plaats van op die datum te gaan zitten om een factuur te betalen en te beseffen dat er niet genoeg geld is, wat kan leiden tot mislukte betalingen en vertragingen (niet geweldig voor de relatie met leveranciers).
3. Verwijder knelpunten voor goedkeuring. Als je goedkeuring moet krijgen van, laten we zeggen, drie verschillende mensen voordat je de betaling doet, kan dit het betalingsproces aanzienlijk belemmeren. In plaats daarvan betekent het plannen van betalingen dat je al het voorbereidende werk hebt gedaan en dat het nu vanzelf gaat.
4. Beveiligingsrisico's en fraudepogingen verminderen. Bij het uitvoeren van een betaling is het mogelijk dat ongeautoriseerde wijzigingen worden aangebracht in de betalingsgegevens, waardoor de beveiligingsrisico's toenemen. Door in plaats daarvan betalingen te plannen, omzeil je deze problemen. Onze veiligheidsmaatregelen maken het gemakkelijk om waakzaam te blijven en te beschermen tegen fraude.
5. Vergeet inefficiënte, handmatige processen. Als jouw financiële team handmatig gegevens invoert of papieren facturen verwerkt, wordt jouw proces efficiënt en zit het vol met fouten en onnodige vertragingen. Het automatiseren en digitaliseren van deze taken helpt fouten te verminderen en het hele proces van begin tot eind te stroomlijnen.

En leven zonder geplande betalingen? Dat kan een aantal lastige uitdagingen met zich meebrengen, zoals:

• Slechte relaties met leveranciers. Leveranciers verwachten tijdige factuur betalingen en als ze die niet krijgen, kan dit je relatie schaden.
• Slecht inzicht in en beheer van cashflow. Niet weten wanneer betalingen verschuldigd zijn betekent dat je niet kunt plannen of voorspellen voor de toekomst. Dit betekent dat bedrijfsgelden mogelijk niet beschikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt.
• Extra kosten. Als je niet op tijd betaalt, kunnen leveranciers kosten in rekening brengen, wat invloed heeft op jouw kasreserves.

Betalingen flexibel plannen

Het klinkt misschien als een contradictie, maar met onze nieuwe functie voor geplande betalingen kun je betalingen flexibel plannen. Er zijn twee betalingsopties om je crediteuren team te helpen met het volgende:

1. Betalen op vervaldatum
2. Betalen op een specifieke datum

‘Betalen op de vervaldatum' is perfect voor facturen die je elke keer op tijd moet betalen. Maar als je weet dat je een grote klant hebt die op een bepaalde datum moet betalen, kun je ervoor kiezen om op een specifieke datum te betalen zodat je zeker weet dat je geld beschikbaar is.

Een andere reden waarom je ervoor zou kunnen kiezen om op een specifieke datum te betalen in plaats van op de vervaldatum, is voor belastingdoeleinden. Als je maandelijkse abonnementskosten hebt, wil je misschien de betaling in de volgende boekhoudperiode plannen.

Of misschien zelfs als jouw leverancier een eenmalige betaling vereist aan het begin van de relatie? Zoals in het onderstaande voorbeeld.

Andrew Jacobi, VP of US Finance bij Payhawk klant State of Play Hospitality, deelt:

We hebben verschillende leveranciers die betaling vereisen aan het begin van een relatie om te kunnen beginnen met een campagne of iets dergelijks. Als we dus direct een kaart kunnen uitgeven voor onze collega - met de exacte limiet die nodig is - voor die specifieke leverancier, kunnen zij wendbaar blijven terwijl wij de controle houden.

Klaar om te profiteren van de verbeterde flexibiliteit en het gemak van geplande betalingen? Kom meer te weten over onze automatisering van crediteurenadministratie en hoe dit jouw financiële team kan helpen zijn activiteiten te stroomlijnen; boek vandaag nog een persoonlijke demo..