Best practices voor het beheren van terugkerende betalingen en abonnementen in SaaS

Het beheren van abonnementen kan een hele uitdaging zijn. Je moet alle abonnementen monitoren, terugkerende betalingen bijhouden en dubbele betalingen voorkomen. Als je dat niet doet, kan slecht uitgavenbeheer tot fouten in je financiën en je boekhouding leiden, die natuurlijk een negatieve impact op je bedrijfsresultaten hebben. Maar wat is dan de oplossing? Gebruik abonnementenbeheertools.

Als je de juiste oplossing gebruikt om je abonnementen te beheren, ben je bijvoorbeeld minder tijd kwijt aan het handmatig controleren en bijhouden van betalingen en kun je onnodige uitgaven voorkomen.

Als het om SaaS voor je bedrijf gaat, kun je eigenlijk niet zonder abonnementenbeheer. Maar niet alle tools hebben evenveel te bieden. Een goede oplossing werkt samen met een geïntegreerd toolpakket waarmee je betalingen kunt verwerken, de cashflow kunt bijhouden en beheren, en accurate financiële rapporten kunt genereren waarin verkooptrends en andere essentiële cijfers worden opgenomen.

Welke voordelen biedt het gebruik van software voor abonnementenbeheer in SaaS?

De beste abonnementenbeheersoftware helpt zowel grote als kleine bedrijven. Daarmee hoef je je niet langer druk te maken over onhandige, achterhaalde processen zoals het handmatig invoeren van alle abonnementen in een spreadsheet.

• Met de beste abonnementenbeheersoftware kun je alle informatie op een enkele plek bijhouden, zodat je weet hoeveel geld je uit elk budget moet betalen en je kunt controleren of je over voldoende financiële middelen beschikt.
• Uitgavenbeheersoftware voor abonnementen zorgt dat je betalingen op tijd en zonder problemen uitgevoerd worden. Zo voorkom je onenigheid met leveranciers en verhoog je tegelijkertijd de productiviteit en de efficiëntie.
• Je houdt de vinger aan de pols als het gaat om problemen die de winst kunnen drukken, zoals ongemerkt stijgende prijzen, dubbele abonnementen en onnodige kosten. En je kunt zien wie welk abonnement heeft afgesloten, zodat je kunt controleren of terugkerende betalingen noodzakelijk zijn en goed benut worden.

Best practices voor uitgavenbeheer van SaaS-abonnementen

Dit zijn enkele best practices voor het beheren van terugkerende betalingen en abonnementen in je SaaS-bedrijf:

Automatiseer zo veel mogelijk

Automatisering is belangrijk voor elk bedrijfsproces, maar vooral als het gaat om abonnementen en terugkerende facturen. Hoe meer dingen je automatiseert, hoe minder tijd je hoeft te besteden aan de handmatige verwerking van abonnementsbetalingen. Dit zijn enkele belangrijke voordelen van automatisering voor terugkerende betalingen en abonnementen:

1. Meer nauwkeurigheid: door terugkerende betalingen te automatiseren, verminder je de kans op fouten door handmatige gegevensinvoer overbodig te maken en menselijke fouten te reduceren. Zo verklein je het risico dat er teveel in rekening gebracht wordt of dat je budget verkeerd gebruikt wordt.
2. Minder handmatig werk: geautomatiseerde terugkerende betalingen besparen je teamleden tijd die ze kunnen besteden aan waardevollere activiteiten. Stel je eens voor wat je financiële en boekhoudteams zouden kunnen bereiken als ze meer tijd hadden.
3. Meer efficiëntie: met geautomatiseerde terugkerende betalingen kun je snel opschalen zonder je team uit te hoeven breiden, wat vooral voor groeiende bedrijven erg belangrijk is.

Houd je gegevens goed bij

Met een goed uitgavenbeheer (expense management) systeem voor abonnementen kun je alle informatie op een enkele plek bijhouden (inclusief je abonnementen en je betalingsgeschiedenis).

Integreer je boekhoudsysteem met het platform dat je gebruikt om terugkerende betalingen te beheren

Zulke integraties maken het gemakkelijker om al je terugkerende betalingen en abonnementen te beheren en om je debiteuren en crediteuren aan het eind van de maand te reconciliëren.

Stel betalingsschema's op die het beste passen bij jou bedrijf

Sommige bedrijven stellen automatische maandelijkse betalingen in omdat dat het beste past bij hun cashflowvereisten. Andere betalen liever automatisch per kwartaal of per jaar, zodat ze niet zo vaak betalingen hoeven te doen. Met abonnementenbeheersoftware kun je een schema instellen dat het best bij je bedrijf past.

Kies het uitgavenbeheer systeem voor SaaS-abonnementen dat geschikt is voor jouw bedrijf

Abonnementenbeheer is een ingewikkeld maar noodzakelijk aspect van je bedrijf. De abonnementenbeheer functionaliteit van Payhawk is slechts één onderdeel van onze uitgavenbeheer oplossing. Onze alles-in-een-oplossing omvat daarnaast onder andere factuurbeheer, creditcards, zakelijke betaalkaarten en uitgavenbeheer, zodat je alle aspecten van het uitgavenbeheer van je bedrijf op een enkele plek kunt afhandelen.

Verder kun je met onze oplossing niet alleen goedkeuringsprocedures op maat opstellen om controle over je uitgaven te houden, maar ook gegevens analyseren om inzicht te krijgen in je financiële activiteiten en uitgavenpatronen.

Naarmate je groeit en opschaalt, wordt het beheren van al die abonnementen veel complexer. Met onze abonnementenbeheer software kun je de abonnementen van alle afdelingen beheren via een enkel betrouwbaar platform.

Onze slimme abonnementenbeheer software stroomlijnt de betalingsprocessen van je bedrijf en bespaart jou en team tijd.
Lees hoe de juiste uitgavenbeheer software voor abonnementen je SaaS-bedrijf kan helpen groeien. Boek vandaag nog een demo.