Verbeter je financiële planning met een afschrijvingsschema

In een notendop helpt een afschrijvingsschema financiële planners om de kosten van een activa te spreiden over de gebruiksduur. Lees meer over afschrijvingen en hoe je onze nieuwe afschrijvingsschema's kunt gebruiken voor nauwkeurigere financiële prognoses.

Waarom uitgestelde kosten afschrijven?

Sommige kosten komen je bedrijf ten goede over een langere periode in plaats van alleen op het moment dat je de kosten hebt gemaakt, ook wel 'uitgestelde kosten' genoemd. Uitgestelde kosten kunnen betrekking hebben op opstartkosten, kosten voor leningen, verzekeringen of immateriële activa zoals software, patenten of abonnementen.

Investopedia beschrijft de belangrijkste toepassingen als volgt

Een aflossing helpt bedrijven en investeerders hun kosten in de loop van de tijd te begrijpen en te voorspellen. In de context van het terugbetalen van leningen geven afschrijvingsschema's duidelijkheid over welk deel van een leningbetaling bestaat uit rente versus hoofdsom.

Het helpt om belastbare inkomsten en verplichtingen te verminderen en helpt je om beter te voorspellen wanneer een activa aan vervanging of verbetering toe is, wat uiteindelijk het cashflowbeheer verbetert.

De verschillende soorten afschrijvingsschema's

Er zijn verschillende soorten afschrijvingsschema's die een bedrijf kan gebruiken, maar het meest voorkomende en eenvoudigste type is de lineaire methode. Hierbij verdeel je de kosten van een uitgave gelijkmatig over een periode.

Je koopt bijvoorbeeld een abonnement voor 12 maanden dat € 1.200 kost. In plaats van de kosten volledig op te nemen, kun je ervoor kiezen om ze af te schrijven over de komende 12 maanden. Dit betekent dat je de totale kosten van het abonnement opsplitst in 12 betalingen van €100, wat er als volgt uit zou zien:

Andere afschrijvingsmethoden zijn onder andere variabele afschrijvingsschema's. Deze schema's stemmen de afschrijving af op de voortgang van een project als een percentage van het voltooide werk.

Op deze manier, in plaats van de kosten op voorhand te erkennen, wijs je een percentage van de kosten toe om deze af te stemmen op het voltooide projectwerk. Bijvoorbeeld, als 25% van het project is voltooid, declareer je 25% van de gemaakte kosten, enzovoort, totdat het project is voltooid en de volledige uitgestelde kosten zijn verantwoord.

Vijf voordelen van afschrijvingsschema's

Hoewel het opstellen van een afschrijvingsschema tijdrovend klinkt, is het een klus die de moeite waard is in ruil voor financiële transparantie. Wat zijn, met dat in gedachten, de echte voordelen van het maken van een afschrijvingsschema?

1. Kosten worden gespreid over de periode dat de uitgave nog nuttig is, d.w.z. 12 maanden.
2. Het helpt de belastingaftrek te optimaliseren door de kosten van de uitgave te spreiden, zodat je je belastbaar inkomen voor het jaar kunt verlagen.
3. Activa worden correct geboekt en opgenomen in de jaarrekening
4. Het ondersteunt betere budgettering en kasstroomprognoses
5. Voldoet aan boekhoudstandaarden voor nauwkeurige financiële rapportage

Hoe Payhawk werkt met afschrijvingen

Alle Payhawk klanten hebben toegang tot de afschrijvingsplanner, dus al onze klanten kunnen nu nauwkeurige zakelijke beslissingen nemen op basis van nauwkeurige financiële gegevens door kosten uit te stellen. Hier zijn vier manieren waarop het werkt in actie:

1. Het schema is een samengesteld veld met drie componenten: aflossingsschema, begindatum en einddatum.
2. Je kunt hetzelfde afschrijvingsschema gebruiken dat is ingesteld in je ERP, bijvoorbeeld NetSuite. In Payhawk zijn onze ERP-integraties uitgebreid met afschrijvingen - zowel het ophalen van de afschrijvingsschema's/-methoden die je in je ERP hebt gedefinieerd - als het terugsturen van je afschrijvingsselectie naar je ERP voor de magie van de afstemming/reconciliatie.
3. Je hebt echter geen ERP-verbinding nodig. Bij Payhawk heeft onze standaardexport drie kolommen: afschrijvingsschema, begindatum en einddatum.
4. Het is niet zichtbaar voor werknemers en kan alleen zichtbaar zijn voor accountants en beheerders.

De logica, set-up en berekeningen voor afschrijvingen vinden plaats binnen je ERP-software. Klanten kunnen dus gewoon de methode of het schema kiezen uit een drop-down, binnen de Payhawk-oplossing, een begin- en einddatum invoeren en de informatie vervolgens doorgeven aan het ERP om te verwerken.

Uiteindelijk zullen onze afschrijvings mogelijkheden je financiële planners veel handmatig werk besparen. Met ons nieuwe afschrijvingsschema hoef je niet langer de kosten te exporteren en handmatig het afschrijvingstemplate en de afschrijvingsdata in te voeren.

Heb je vragen over het gebruik van deze nieuwe functie? Of wil je meer weten over hoe wij je kunnen helpen jouw financiële transparantie te verbeteren met onze software voor uitgavenbeheer? Vraag vandaag nog een persoonlijke demo aan met een van onze experts.