Hoe autodealers en garages kosten kunnen verlagen en hun uitgavenbeheer kunnen stroomlijnen

Heb je te maken met uitdagingen in uitgavenbeheer in de automotive-sector? Of werk je in finance bij een e-bikebedrijf en verzuip je in bonnetjes? Je bent niet de enige. Van eindeloos papierwerk tot het handmatig verwerken van declaraties, wat je écht nodig hebt is financiële automatisering, volledig inzicht in alle uitgaven en medewerkers die zelfstandig kunnen uitgeven, zonder de controle te verliezen.

Klinkt te mooi om waar te zijn? Integendeel. Je kunt je huidige processen omvormen tot transparante en uiterst efficiënte workflows, en zo doe je dat:

Dieper inzicht in de uitdagingen rond uitgavenbeheer in de automotive-sector

Finance-leiders in de automotive-sector staan voor een unieke reeks uitdagingen in uitgavenbeheer. Deze zorgen voor trage processen, beperkt inzicht en onnodige risico’s, waaronder:

• Versnipperde uitgavedata. Je hebt waarschijnlijk meerdere werkplaatsen of vestigingen. Zonder oplossing voor uitgavenbeheer krijg je te maken met losse data en niet-gestandaardiseerde processen. De ene werkplaats dient declaraties op één manier in, de andere doet het anders. Dat maakt het bijna onmogelijk om bedrijfsuitgaven nauwkeurig te volgen en te analyseren.
• Declaraties van medewerkers. Een groot knelpunt in de automotive-sector zijn declaraties van medewerkers. Medewerkers betalen zakelijke kosten vaak eerst uit eigen zak. Daardoor heb je pas inzicht in de uitgaven zodra ze hun rapporten indienen, terwijl jij ondertussen geen grip hebt op hoeveel of waar ze uitgeven.
• Handmatige data-invoer. Handmatig data invoeren kost niet alleen veel tijd, het vergroot ook de kans op fouten. Daardoor is je data minder betrouwbaar en kun je geen goed onderbouwde beslissingen nemen over bijvoorbeeld budgettoewijzing of cashflowplanning.
• Kasgeld en fraude. Werken met kasgeld verhoogt het risico op fraude, vooral als er weinig controle of ontbrekende bonnetjes zijn. Door kasgeld te vervangen door zakelijke betaalkaarten en geautomatiseerde goedkeuringsflows, kun je uitgaven in realtime volgen, documentatie op orde houden en fraude voorkomen.

Samen zorgen deze problemen voor grote uitdagingen op het gebied van financiële planning en veiligheid.

Uitgavenbeheer op deze manier aanpakken leidt al snel tot rommelige data-invoer, ontbrekende bonnetjes, misgelopen btw-teruggave, uitgaven buiten budget en meer.

Zeven manieren om meer inzicht en controle te krijgen over uitgaven in de automotive-sector

1. Houd uitgaven realtime bij

Volg uitgaven in realtime zodat je de cashflow beter kunt beheren. Met Payhawk zie je uitgaven zodra ze plaatsvinden. Zodra kaarthouders iets betalen, verschijnt het direct in je dashboard, zodat je proactief budgetten kunt bijstellen wanneer dat nodig is.

2. Gebruik geautomatiseerde goedkeuringsflows

Beperk uitgaven met automatische goedkeuringsflows die passen bij jouw beleid. In plaats van medewerkers te laten uitgeven zonder verantwoording, kun je goedkeuringsflows aanmaken die automatisch starten zodra een uitgave wordt ingediend.

Bijvoorbeeld: alles onder €50 hoeft geen goedkeuring, maar zodra het bedrag daarboven komt, krijgt de aangewezen goedkeurder een melding om de uitgave te accepteren of af te wijzen.

Met de workflow designer van Payhawk kun je flexibele goedkeuringsflows bouwen die passen bij de structuur van jouw organisatie.

3. Houd budgetten bij per team, project of locatie

Blijf binnen budget met realtime tracking per team en project. Maak budgetten aan en wijs ze toe aan individuen, projecten of teams. Zo blijven uitgaven altijd in lijn met het toegewezen budget.

Je krijgt meldingen wanneer je bijna over een budget heen gaat, en je ziet in één oogopslag welk percentage elk team of individu heeft uitgegeven. Uitgaven blijven altijd zichtbaar.

4. Zakelijke kaarten voor elke behoefte

Vervang kasgeld door traceerbare zakelijke betaalkaarten. Als er nog veel met kasgeld wordt gewerkt, is het tijd om dat te herzien. Het is moeilijk te controleren hoeveel medewerkers uitgeven of waar ze het geld aan besteden.

In plaats daarvan kun je virtuele of fysieke kaarten toewijzen aan elke medewerker die moet uitgeven, zoals office managers of verkopers. Elke transactie is traceerbaar en elke kaarthouder is verantwoordelijk.

Je kunt ook kaarten uitgeven voor specifieke doeleinden, zoals brandstof, reizen of entertainment, of eenmalige kaarten voor projecten. Bepaal bij welke leveranciers mag worden uitgegeven of deactiveer een kaart automatisch zodra het budget is opgebruikt.

5. Stel kaartlimieten en uitgavenregels in

Definieer uitgavenregels zodat medewerkers alleen kunnen uitgeven binnen de kaders die jij bepaalt. Stel kaartlimieten en goedkeuringsflows in, zodat ongeoorloofde of onnodige uitgaven niet doorgaan tenzij ze expliciet zijn goedgekeurd.

Zo geef je medewerkers de vrijheid om hun werk goed te doen, zonder eindeloos te wachten op toestemming. Met Payhawk wordt uitgavencontrole vanzelfsprekend.

6. Automatische blokkering en bevriezing van kaarten

Handhaaf compliance automatisch met kaartblokkering en -bevriezing. Als iemand zijn uitgaven niet op tijd indient, wordt de kaart automatisch geblokkeerd. Zonder software voor uitgavenbeheer zou finance hier eindeloos achteraan moeten, wat veel tijd kost. Met Payhawk gebeurt het automatisch.

Bedrijfsmiddelen blijven ook beschermd als een kaart wordt verloren of gestolen. Je kunt de kaart zelf bevriezen, of het systeem doet dat automatisch bij verdachte transacties. Ook reizende medewerkers zijn beschermd, want pogingen tot betalingen worden direct geweigerd.

7. Volg automatisch CO₂-uitstoot bij alle kaartuitgaven (ESG)

Volg CO₂-uitstoot automatisch om aan ESG-doelen te voldoen. De uitstoot in de automotive-sector is aanzienlijk, van toeleveringsketens tot voertuiggebruik. Klanten verwachten steeds vaker dat bedrijven duurzaam werken.

Met Payhawk wordt de uitstoot van elke transactie automatisch berekend. Zo krijg je inzicht in je Scope 3-emissies en kun je gericht actie ondernemen, bijvoorbeeld door zakelijk reizen te beperken of vaker openbaar vervoer te gebruiken.

Hoe technologie het uitgavenbeheer in de automotive-sector stroomlijnt

Minder papierwerk en fouten dankzij automatisering

Verminder papierwerk drastisch en voorkom fouten met automatisch uitgavenbeheer. Niemand houdt van papierwerk. Het is tijdrovend en foutgevoelig. Door uitgaven te automatiseren worden processen sneller en nauwkeuriger, zoals bij automotive serviceketen ATU.

Mathias Goetz, Senior Project Manager bij ATU, zegt:

Bij het inkopen van onderdelen bij andere bedrijven gebruikten onze filiaalmanagers vroeger altijd contant geld, wat enorm veel papierwerk opleverde. Met Payhawk hebben we nu een oplossing die processen stroomlijnt en kosten verlaagt.

Beheer leveranciers en betaalmethoden efficiënt

Bespaar tijd met ERP-integraties die leveranciersgegevens automatisch in Payhawk laden. Leveranciersbeheer hoeft niet ingewikkeld te zijn. Betaalgegevens worden automatisch gesynchroniseerd vanuit je ERP, zodat handmatige invoer niet meer nodig is.

Je kunt leveranciers betalen via SEPA, ACH, lokale of internationale overboekingen in meerdere valuta.

Frauderisico’s worden ook beperkt: alleen beheerders kunnen nieuwe leveranciers aanmaken en elke wijziging wordt vastgelegd in een auditlog.

Herclaim btw automatisch

Claim btw moeiteloos terug met digitale bonnetjes en specialistische integraties. Waarom geld laten liggen als automatisering dit voor je kan doen? Payhawk categoriseert uitgaven automatisch en koppelt digitale bonnetjes, zodat btw-teruggave zonder extra moeite verloopt.

Dankzij de samenwerking met 60dias kun je in sommige landen zelfs btw terugvorderen op bonnetjes die tot vier jaar oud zijn.

Dat is echt geld dat terugvloeit in je bedrijf. Zo haalde Payhawk-klant ATU €2 miljoen aan belasting terug:

We hoeven geen bonnetjes meer na te jagen. Sinds we Payhawk gebruiken, hoeven managers alleen een foto van hun bon te maken en deze in te voeren in het geautomatiseerde systeem. In het eerste jaar leverde dat €2 miljoen belastingteruggave op die anders verloren was gegaan.

Verbeter financiële beslissingen met AI en machine learning

Gebruik AI om handmatig werk te verminderen, afwijkingen te signaleren en uitgaven binnen beleid te houden.

De AI Agents van Payhawk werken als een teamlid dat je beleid volgt. Ze:

• Doen suggesties voor uitgavennotities
• Halen bongegevens op met OCR-technologie
• Signaleren ongewone uitgaven
• Kunnen zelfs reizen boeken in slechts twee berichten

AI neemt tijdrovende taken over, volledig volgens jouw regels, zodat jij de controle houdt zonder extra moeite.

Nog niet gezien? Bekijk de AI Agent-pagina voor meer informatie.

Maak reizen eenvoudiger met de mobiele app

Laat medewerkers onderweg moeiteloos uitgaven indienen. Met de mobiele app van Payhawk hoeven ze alleen een foto van hun bon te maken. OCR-technologie haalt automatisch datum, bedrag en details op en de uitgave wordt direct geregistreerd.

Hebben ze extra budget nodig tijdens hun reis? Dan kunnen ze dat direct in de app aanvragen. Goedkeurders krijgen een melding en kunnen direct beslissen, waar ze ook zijn.

Drie praktische tips voor een sterk uitgavenbeheer

1. Stel beleid in dat compliance afdwingt

Houd uitgaven onder controle door regels automatisch toe te passen. Stel digitale beleidsregels in waarmee je limieten bepaalt, goedgekeurde leveranciers vastlegt en naleving borgt binnen al je entiteiten. Geen handmatig achtervolgen meer, maar automatische controle op schaal.

2. Gebruik realtime data om besparingen te vinden

Ontdek besparingskansen direct met gecentraliseerde transactiedata. Vergeet handmatige reconciliaties en verrassingen achteraf. Met realtime inzicht zie je precies waar geld naartoe gaat, kun je resources beter verdelen en budgetten tijdig aanpassen.

3. Maak verantwoord uitgeven onderdeel van je cultuur

Geef medewerkers de vrijheid om verantwoord te besteden en houd tegelijk de controle. Elke medewerker krijgt een betaalkaart op naam met een limiet die past bij hun rol. Geen gedeelde kaarten meer of onduidelijkheid over wie wat heeft uitgegeven. Het resultaat is vertrouwen, transparantie en nul verspilling.

Porsche e-Bikes: meer inzicht, meer controle en minder papierwerk

Voor de overstap naar Payhawk had Porsche e-Bikes regelmatig te maken met ontbrekende facturen, beperkte controle over uitgaven en meerdere gebruikers die één kaart deelden.

Gabriela Leovac, Accountant bij Porsche e-Bikes, vertelt:

Het grootste probleem waren reisuitgaven. We hadden geen systeem waarmee medewerkers hun reiskosten eenvoudig konden indienen. We zochten een oplossing waarmee ze zakelijke kaarten konden gebruiken, dagvergoedingen konden aanvragen, al hun reis- en werkuitgaven konden uploaden en snel goedkeuring kregen.

Met Payhawk heeft Porsche e-Bikes kostenbesparingen gerealiseerd, budgetten geoptimaliseerd, beter onderbouwde beslissingen genomen, realtime inzicht gekregen, vertragingen bij declaraties geëlimineerd, sneller terugbetaald en het volledige proces van budgettering en boekhouding vereenvoudigd.

Klaar om je bedrijf te transformeren met Payhawk’s oplossing voor uitgavenbeheer? Vraag een gratis, gepersonaliseerde demo aan.