Control de gastos en la automoción: estrategias para concesionarios y talleres

Gestionar gastos en la industria de la automoción o en finanzas de una empresa de eBikes puede ser un reto con tanto papeleo y recibos. Lo que se necesita es automatización financiera, visibilidad completa de todos los gastos y un gasto empoderado, todo sin perder control.

Es posible transformar los procesos actuales en flujos de trabajo transparentes y muy eficientes. Aquí te mostramos cómo.

Retos en la gestión de gastos en la industria de la automoción

Los responsables financieros en automoción se enfrentan a desafíos que ralentizan procesos, dificultan la visibilidad y aumentan riesgos, como:

• Datos de gastos dispersos. Con varios talleres o sucursales, los procesos suelen estar descoordinados. Un taller registra gastos de una manera, otro de otra. Sin una solución centralizada, es difícil hacer un seguimiento preciso.
• Gastos reembolsables. Los empleados pagan con su propio dinero y esperan reembolso, mientras tú no controlas cuánto ni en qué se gasta.
• Entrada manual de datos. Introducir datos a mano consume tiempo y genera errores, afectando decisiones clave como asignación de recursos o previsión de flujo de caja.
• Caja menor y riesgo de fraude. Depender de efectivo aumenta el riesgo, especialmente sin control ni recibos. Usar tarjetas corporativas y flujos de aprobación automatizados permite seguimiento en tiempo real y mayor seguridad.

Gestionar los gastos así provoca errores, recibos perdidos, oportunidades de IVA desaprovechadas y gastos fuera de presupuesto.

7 formas de mejorar visibilidad y control sobre los gastos en automoción

1. Seguimiento de gastos en tiempo real

Con Payhawk, los gastos aparecen en tu panel nada más realizarse, permitiendo ajustar presupuestos al instante.

2. Flujos de aprobación automatizados

Crea reglas automáticas según tus políticas. Por ejemplo, gastos menores de 50 € pueden aprobarse automáticamente; los superiores requieren revisión. Todo adaptado a tus necesidades con flujos de trabajo.

3. Control de presupuestos por equipo, proyecto o sucursal

Asigna presupuestos a equipos o proyectos, recibe alertas cuando se acerca el límite y mantén siempre la visibilidad del gasto.

4. Tarjetas corporativas para cada necesidad

Sustituye la caja menor por tarjetas físicas o virtuales asignadas a cada empleado. Cada transacción queda registrada y cada titular es responsable. Se pueden crear tarjetas para combustible, viajes, entretenimiento o proyectos específicos.

5. Límites y controles personalizados

Establece límites y flujos de aprobación para que los empleados solo gasten dentro del marco definido, sin retrasos ni gastos innecesarios.

6. Bloqueo y congelación automática de tarjetas

Si un empleado no envía gastos a tiempo, su tarjeta se bloquea. Además, en caso de pérdida o uso sospechoso, las tarjetas se congelan automáticamente, protegiendo los fondos de la empresa.

7. Seguimiento automático de emisiones de carbono (ESG)

Calcula emisiones de carbono de todos los gastos para cumplir objetivos ESG y tomar medidas efectivas, como reducir viajes o fomentar transporte sostenible.

Cómo la tecnología agiliza la gestión de gastos en empresas de automoción

Menos papeleo y errores con automatización

La gestión de gastos automatizada reduce errores y acelera procesos, como lo demuestra la cadena de servicios ATU.

Gestión de proveedores y pagos simplificada

Integraciones ERP sincronizan datos de proveedores y métodos de pago automáticamente, evitando duplicidades y reduciendo riesgos de fraude.

Recuperación de IVA sin complicaciones

Digitaliza recibos y automatiza reclamaciones de IVA, incluso de hasta cuatro años atrás, gracias a la integración con 60dias. ATU recuperó así 2 millones de euros en su primer año.

Decisiones financieras optimizadas con IA

Los agentes IA de Payhawk sugieren notas de gasto, extraen datos de recibos con OCR, detectan gastos inusuales y hasta reservan viajes, respetando siempre las reglas de tu empresa.

Facilita el trabajo de empleados en movilidad

Con la app de Payhawk, los empleados fotografían recibos y se registran automáticamente. Solicitudes de fondos y aprobaciones se gestionan al instante, sin retrasos. De este modo los equipos financieros de empresas de automoción pueden mantener el control y acceder a gastos en tiempo real. Sin sorpresas a final de mes.

3 consejos para una estrategia de gestión de gastos efectiva

1. Políticas de gasto claras: límites, proveedores aprobados y cumplimiento automático en todas las entidades.
2. Datos en tiempo real: detecta oportunidades de ahorro y ajusta presupuestos al momento.
3. Cultura de gasto responsable: cada empleado tiene su tarjeta corporativa, con límites y reglas personalizadas. Esto fomenta autonomía, control y confianza.

Si tu también quieres transformar la gestión de gastos en automoción con Payhawk, puedes empezar por solicitar una llamada con un experto aquí.