Entreprises du secteur automobile : comment optimiser la gestion de ses dépenses

En tant qu’entreprise du secteur automobile, vous êtes confronté à des difficultés dans la gestion de vos dépenses ? Et si vous passiez à l’automatisation pour obtenir une visibilité complète sur vos dépenses et une gestion financière 100% optimisée ?

Voici comment transformer vos processus actuels en workflows transparents et efficaces.

Les entreprises de l'industrie automobile et leurs difficultés en matière de gestion des dépenses

Ce n’est pas un secret, les entreprises qui opèrent dans l'industrie automobile font face à des défis uniques en matière de gestion des dépenses :

• Des données “éclatées”. Les entreprises automobiles disposent souvent de plusieurs entités ou succursales. Cela signifie que sans solution de gestion des dépenses centralisée, elles sont confrontées à des données financières éclatées et à des processus non uniformes. Par exemple, une entité va soumettre ses dépenses d'une certaine manière, tandis qu'une autre va suivre un processus différent. Problème : cette approche rend très difficile le suivi et l'analyse précise des dépenses de l'entreprise.
• De nombreux frais remboursables. Les frais remboursables constituent un autre enjeu majeur pour les entreprises du secteur automobile. Non seulement les salariés utilisent leurs fonds propres pour financer des dépenses liées à leurs missions (vous ne pouvez donc pas voir ce qui a été dépensé tant qu'ils n'ont pas soumis leurs notes de frais), mais ils attendent également un remboursement rapide. Or, vous ne contrôlez ni le montant ni les entités auprès desquelles ils effectuent ces dépenses.
• La saisie manuelle des données financières. La saisie manuelle des données est non seulement chronophage, mais aussi source d'erreurs. Résultat : des données insuffisamment précises, qui ne permettent pas de prendre des décisions pertinentes.
• Les risques de fraude. Le recours aux notes de frais manuelles augmente le risque de fraude (en France, le cabinet PwC estime que 71 % des entreprises sont concernées), en particulier lorsque le contrôle est limité ou que les reçus sont manquants. En utilisant des cartes de paiement et des workflows d'approbation automatisés, vous bénéficiez d’un suivi en temps réel et renforcez la prévention de la fraude.

7 moyens d'améliorer la visibilité et le contrôle des dépenses dans les entreprises de l’industrie automobile

1. Recourez au suivi des dépenses en temps réel

Pour mieux gérer votre trésorerie, suivez les dépenses de l’entreprise en temps réel avec une solution comme Payhawk. Avec notre outil, dès que les titulaires d’une carte effectuent une dépense, celle-ci apparaît dans votre tableau de bord. Vous pouvez ainsi ajuster de manière proactive (et bien plus précise) vos budgets.

2. Mettez en place des workflows d'approbation automatisés pour les dépenses

Plutôt que de laisser les salariés dépenser de manière incontrôlée, vous pouvez créer des workflows d'approbation personnalisés qui se déclenchent automatiquement lorsqu'une dépense est soumise. Par exemple, vous pouvez autoriser toute dépense inférieure à 50 € sans validation. Mais, dès que la dépense dépasse ce montant, la personne désignée pour l'approuver en est informée et doit l’accepter ou la refuser.

Tous les scénarios sont possibles ! Vous pouvez créer vos workflows personnalisés en fonction des besoins et des particularités de votre entreprise. Grâce au Designer de workflow de Payhawk, il est possible de mettre en place des workflows d'approbation 100% adaptés.

3. Suivez les budgets par équipe, projet, site, etc.

Grâce au suivi en temps réel des équipes et des projets, il devient facile de respecter les budgets alloués. Il suffit de créer des budgets et de les attribuer à des personnes, des projets ou des équipes. Vous pouvez voir en un coup d'œil les montants dépensés par chaque entité, et vous recevez une notification dès qu’un budget est sur le point d’être dépassé.

4. Utilisez les cartes de paiement d’entreprise

Les cartes d'entreprise virtuelles ou physiques peuvent être attribuées à chaque salarié qui a besoin d’effectuer des dépenses professionnelles. Chaque transaction est directement traçable et chaque titulaire de carte en a la responsabilité. Besoin d’aller plus loin ? Vous pouvez également :

• Créer des cartes d’entreprise destinées à des dépenses spécifiques (déplacements professionnels, carburant, etc) ;
• Émettre des cartes à usage unique pour des projets ponctuels ;
• Définir les commerçants auprès desquels les utilisateurs peuvent dépenser ;
• Désactiver une carte une fois l'ensemble des fonds dépensés.

5. Mettez en place des processus de validation personnalisés pour les cartes de paiement

Avec nos cartes corporate, vous pouvez définir des politiques de dépenses précises, avec des limites et des processus de validation. Finies les dépenses inconsidérées ! Les salariés sont libres d’effectuer toutes les dépenses nécessaires dans le cadre de leur mission, sans avoir à attendre une quelconque autorisation.

6. Instaurez le blocage automatique des cartes corporate

Assurez automatiquement la conformité grâce au blocage des cartes de paiement ! Si quelqu'un ne soumet pas ses dépenses à temps, sa carte sera automatiquement bloquée. Notre logiciel s'occupe de tout.

En plus, les fonds de l'entreprise sont protégés en cas de perte ou de vol d'une carte. Vous pouvez choisir de bloquer la carte vous-même mais, grâce à notre fonctionnalité de blocage, celle-ci est automatiquement gelée en cas de transactions suspectes.

7. Utilisez le suivi automatique des émissions carbone sur toutes les dépenses par carte

Le secteur automobile est une source importante d’émissions carbone. Mais pour les analyser, encore faut-il pouvoir les calculer… Or, les processus de calcul manuels sont fastidieux et souvent sources d'erreurs. Avec Payhawk, vous pouvez suivre automatiquement vos émissions pour atteindre vos objectifs ESG.

Pour ce faire, Payhawk calcule automatiquement toutes les émissions carbone associées aux transactions réalisées par carte. Vous restez ainsi informé des émissions de scope 3 et pouvez prendre des mesures correctives en retour.

Comment la technologie peut vous permettre de rationaliser la gestion de vos dépenses

Réduisez les tâches manuelles et les erreurs grâce à l'automatisation

Grâce à la gestion automatisée des notes de frais, vous pouvez réduire considérablement la paperasserie, améliorer la précision de vos processus et éviter les erreurs de données.

Améliorez vos relations fournisseur

Gagnez du temps grâce aux intégrations ERP qui importent directement les informations des fournisseurs dans Payhawk, vous évitant de devoir saisir à nouveau les données. Payez vos fournisseurs comme vous le souhaitez, avec des virements SEPA, des virements locaux ou des paiements internationaux dans plusieurs devises.

Avec notre solution, les risques de fraude sont également réduits. En effet, seuls les administrateurs peuvent créer de nouveaux fournisseurs et chaque modification est enregistrée, ce qui permet de disposer d'une piste d'audit claire en cas de besoin.

Récupérez automatiquement la TVA

Payhawk classe les dépenses avec précision et collecte les reçus numériquement, ce qui permet de récupérer la TVA sans effort. Grâce à notre partenariat avec 60dias, vous pouvez même récupérer la TVA sur des reçus dans un délai de 4 ans maximum.

Mathias Goetz, chef de projet senior chez ATU, témoigne :

Désormais, nous n'avons plus besoin de courir après les notes de frais ! Depuis que nous utilisons Payhawk, il suffit de prendre une photo du reçu, qui sera numérisé et intégré dans le système automatisé. Au cours de la première année, ce changement a permis à ATU de récupérer 2 millions de livres sterling auprès des impôts, somme qui aurait autrement été perdue.

Optimisez vos décisions financières grâce à l'IA et à l'apprentissage automatique

Et si vous utilisiez l'IA pour réduire le travail manuel, détecter les anomalies et contrôler vos dépenses ?

En suivant les mêmes règles de dépenses que celles que vous avez définies pour votre équipe, les agents IA de Payhawk agissent comme vos collaborateurs de confiance. Ainsi, ils :

• Enregistrent les notes de frais,
• Extraient les informations des reçus grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR),
• Signalent les dépenses inhabituelles,
• Organisent des déplacements professionnels facilement et rapidement.

Rendez-vous sur notre page consacrée aux agents IA pour en savoir plus !

Donnez plus d'autonomie à vos salariés en déplacement grâce à une application mobile

Avec l'application Payhawk, les salariés en déplacement ont juste à prendre une photo de leur reçu pour générer une note de frais. La technologie OCR en extrait instantanément les détails (date, prix, etc.) et la dépense est enregistrée. Plus besoin de conserver ses notes de frais papier.

Et si un salarié a besoin de fonds supplémentaires pendant son déplacement, il peut en faire la demande dans l'application. Les approbateurs reçoivent une notification push et approuvent ou rejettent la demande instantanément, même s'ils ne sont pas au bureau. Simple et rapide.

Trois conseils pratiques pour mieux gérer vos dépenses

1. Créez des politiques de dépenses qui garantissent la conformité

Et si vous pouviez ne plus avoir à vous soucier des dépenses de vos salariés ou de l'utilisation qui est faite des cartes de paiement de l'entreprise ? Avec Payhawk, c’est possible. Il vous suffit de créer une politique de dépenses personnalisée qui assure un contrôle automatique à l’échelle de l’organisation.

2. Basez-vous sur les données en temps réel pour réaliser des économies

Grâce à la centralisation des données financières, vous pouvez identifier instantanément les opportunités de réduction des coûts. Cela permet de suivre efficacement les dépenses et de mieux allouer les ressources, tout en ajustant les budgets.

3. Intégrez la gestion des dépenses à votre culture d'entreprise

Et si vous donniez à vos salariés les moyens de dépenser de manière responsable tout en sécurisant vos dépenses, grâce aux cartes d'entreprise individuelles ? Les salariés gagnent alors en autonomie, tandis que l’entreprise garde le contrôle grâce à des politiques de dépenses prédéfinies.

Porsche e-Bikes : plus de transparence et de contrôle… et moins de processus manuels

Avant de mettre en place Payhawk au sein de l’entreprise, Porsche e-Bikes était confrontée à de nombreuses difficultés en matière de gestion des dépenses :

Notre plus gros problème concernait les frais de déplacement. Nous ne disposions pas d'un système permettant aux salariés de soumettre facilement leurs reçus. Nous voulions trouver une solution qui leur permette d'utiliser des cartes d'entreprise, de demander une indemnité journalière, de télécharger leurs reçus, et d'obtenir des approbations rapides.

Notre solution de gestion des dépenses a ainsi aidé l'organisation à :

• Identifier les possibilités de réduction des coûts,
• Optimiser les budgets,
• Prendre des décisions plus éclairées,
• Améliorer la visibilité des dépenses,
• Éliminer les retards dans les remboursements,
• Faciliter les remboursements,
• Simplifier la budgétisation et la comptabilité.

Alors, envie de transformer votre entreprise grâce à la solution de gestion des dépenses Payhawk ? Demandez une démonstration gratuite et personnalisée de notre plateforme.