Porsche e-Bikes accélère ses processus de gestion des frais de déplacements grâce à Payhawk

Les enjeux de Porsche e-Bikes

Célèbre pour ses conceptions intemporelles et ses innovations techniques, Porsche e-Bikes cherchait une solution de gestion des notes de frais dotée d’une rapidité et d’une fluidité de fonctionnement comparable à celle de l’entreprise. Avant de passer à Payhawk, Porsche e-Bikes faisait face à de nombreux défis en matière de gestion des dépenses, notamment des factures manquantes, des cartes de paiement partagées entre plusieurs personnes et un contrôle limité sur les dépenses.

Gabriela Leovac, comptable chez Porsche e-Bikes, explique :

"Le problème majeur auquel nous étions confrontés était celui des frais de déplacements professionnels. Nous ne disposions d’aucun système unifié permettant aux collaborateurs d’utiliser des cartes d’entreprise, de déposer une demande d’indemnités journalières ou de télécharger l’ensemble de leurs frais de déplacements et de leurs dépenses professionnelles afin de permettre une validation rapide."

Les bénéfices de Payhawk pour Porsche e-Bikes

Gérer les frais de déplacements professionnels de manière innovante

Depuis l’adoption de Payhawk, l’équipe Finance de Porsche bénéficie d’une gestion simplifiée des frais de déplacements professionnels, dont ils ont également pu tirer de précieux enseignements. La visibilité sur les dépenses et le contrôle des notes de frais en temps réel ont permis aux membres de l’équipe de faire des économies, d’optimiser les budgets et de prendre des décisions éclairées.

La fonctionnalité personnalisable et facile à utiliser de Payhawk pour la gestion des frais kilométriques en est un parfait exemple. L’équipe Finance de Porsche e-Bikes a pu automatiser la majeure partie du processus et elle est parvenue à éliminer les tâches liées au retraçage de demandes de remboursement.

Il suffit désormais aux collaborateurs de saisir le point de départ et d’arrivée de leur déplacement et le montant des frais engagés, puis les remboursements correspondants sont automatiquement calculés. L’équipe Finance peut ensuite vérifier les informations et approuver le remboursement en quelques secondes.

Les fonctionnalités d’indemnités journalières et l’intégration TravelPerk jouent également un rôle crucial pour les entreprises qui favorisent une gestion autonome des frais de déplacements professionnels. Grâce au paramétrage des indemnités journalières en fonction des différents pays et à l’intégration native de la plateforme Payhawk avec TravelPerk, les voyages d’affaires se déroulent sans encombre pour les collaborateurs comme pour l’équipe Finance.

Réduire la charge de travail administratif et renforcer la transparence

L’équipe de Porsche e-Bikes avait conscience qu’il lui fallait trouver un moyen d’éliminer une grande partie du travail administratif afin d’accélérer les processus de gestion des dépenses et d’éviter les erreurs.

Depuis l’adoption de Payhawk, l’équipe économise quotidiennement de nombreuses heures de travail grâce aux fonctionnalités innovantes de la plateforme : émission instantanée de carte de paiement virtuelles, capacités de personnalisation, contrôles proactifs sur les cartes, catégorisation des dépenses, saisie des données à l’aide de l’OCR, rapprochements bancaires en temps réel, etc.

"Auparavant, notre temps était entièrement consacré à l’acquisition de données auprès de nos collaborateurs, au détriment de l’analyse des dépenses. Depuis que nous avons adopté Payhawk, nous pouvons y consacrer davantage de temps. À présent, nous bénéficions également de davantage de transparence, d’un degré de contrôle plus élevé sur l’ensemble des frais professionnels et nous avons réduit notre charge de travail administratif."

L’équipe Finance de Porsche ne perd plus de temps à courir après les reçus, ce qui lui laisse davantage de liberté pour se consacrer à des projets plus stratégiques. La technologie OCR de Payhawk facilite la vie des détenteurs de cartes comme de l’équipe Finance.

En effet, il suffit que la personne qui effectue la dépense prenne une photo du reçu, la technologie OCR extrait automatiquement l’ensemble des données pertinentes contenues sur le reçu et la solution les répartit dans la catégorie appropriée. Toutes les informations sont ensuite transférées en temps réel vers le logiciel comptable ou l’ERP. Dans le cas où le détenteur de carte oublierait de télécharger le reçu, l’application déclenche automatiquement une notification au salarié. Et si les reçus manquants s’accumulent, l’équipe Finance peut alors bloquer automatiquement la carte.

Un service client hors pair et une personnalisation inégalée

L’équipe Payhawk est fière de fournir à ses clients des conseils de qualité et se rend toujours disponible pour résoudre les problèmes éventuels.

Porsche e-Bikes souhaitait personnaliser la solution afin de faciliter la catégorisation des frais professionnels et de simplifier encore les tâches liées à la comptabilité, à la gestion des budgets et au contrôle des dépenses. Payhawk a travaillé en étroite collaboration avec les membres de l’équipe Finance afin de suggérer plusieurs solutions possibles et d’adapter le logiciel à leurs requêtes spécifiques. Cela leur a permis d’utiliser des champs personnalisés et des catégories de frais professionnels supplémentaires, afin de bénéficier d’une visibilité complète des dépenses en fonction des équipes et des projets, tout en gardant un œil attentif sur la performance.

"À nos yeux, il est essentiel de pouvoir faire appel à un service client de qualité. L’équipe Payhawk a démontré qu’elle était capable de nous accompagner en toute situation. La communication est limpide et, lorsque nous avons des questions, nous obtenons toujours une réponse rapide."

Comme Porsche e-Bikes, vous souhaitez améliorer la gestion des frais de déplacements professionnels de votre entreprise ? N’attendez plus, prenez rendez-vous avec l’un de nos experts et découvrez comment Payhawk peut répondre à vos besoins spécifiques.