Porsche eBike Performance entwickelt moderne Antriebssysteme für E-Bikes: FAZUA steht für leichte und kompakte Lösungen, die Fahrräder besonders wendig machen. Bald kommen die neuen Porsche Systeme dazu – mit noch mehr Leistung und ab Mitte des Jahrzehnts für Hersteller weltweit verfügbar.
„Dank Payhawk haben wir jetzt mehr Zeit, Ausgaben zu analysieren, statt wie früher alle Daten von den Mitarbeitenden einzuholen. Wir genießen mehr Transparenz, bessere Kontrolle über alle Kosten und weniger Papierkram.“
Porsche e-Bikes sind bekannt für zeitloses Design und technische Innovation. Daher suchten sie nach einer Lösung fürs Ausgabenmanagement, die genauso schnell und unkompliziert arbeitet wie sie selbst.
Vor Payhawk gab es häufig Probleme: Rechnungen gingen verloren, mehrere Personen nutzten dieselbe Karte und die Kontrolle über die Ausgaben war begrenzt.
„Das größte Problem waren die Geschäftsreisekosten“, sagt Gabriela Leovac, Buchhalterin bei Porsche e-Bikes. „Wir hatten kein System, das es den Mitarbeitenden leicht machte, ihre Reisekosten einzureichen. Wir suchten eine Lösung, mit der sie Firmenkarten nutzen, Tagespauschalen beantragen, alle Ausgaben hochladen und schnell genehmigen lassen können.“
Mit Payhawk ist das Team von Porsche das Management von Geschäftsreisekosten leicht und übersichtlich. Echtzeit-Transparenz und volle Ausgabenkontrolle helfen, Einsparungen zu erkennen, Budgets zu optimieren und bessere Entscheidungen zu treffen.
Ein gutes Beispiel ist die Kilometerabrechnung: Mit unserer einfach zu bedienenden, anpassbaren Funktion kann das Team große Teile des Prozesses automatisieren und mühsame manuelle Nachverfolgung vermeiden.
Mitarbeitende geben einfach Start- und Zielpunkt ihrer Reise ein – wir berechnen automatisch die Reisekosten und den Erstattungsbetrag. Das Finanzteam prüft und zahlt in Sekundenschnelle – keine Verzögerungen oder fehlende Übersicht mehr.
Auch Reisetagegelder und die Integration mit TravelPerk machen Geschäftsreisen einfach. Von länderspezifischen Pauschalen bis zu Transport und Unterkunft – wir sorgen dafür, dass Reisen für Mitarbeitende und Finanzteam stressfrei bleiben.
Das Team von Porsche e-Bikes wusste, dass sie die manuelle Finanzverwaltung deutlich reduzieren mussten, um ihre Ausgabenprozesse zu beschleunigen und Fehlerquellen zu minimieren.
Seit sie Payhawk nutzen, sparen sie täglich wertvolle Stunden. Dank Funktionen wie sofortiger virtueller Kartenausgabe, flexiblen Kartenkontrollen und Ausgabenkategorien, OCR-Datenerfassung für eine schnelle Buchhaltung, buchhaltungsunterstützenden Integrationen, Echtzeit-Ausgabenübersicht und weiteren Tools, wird die Verwaltung deutlich effizienter.
„Früher haben wir viel Zeit damit verbracht, alle Daten von den Mitarbeitenden zusammenzutragen. Jetzt können wir die Ausgaben gezielt analysieren“, sagt Gabriela. „Wir haben mehr Transparenz, volle Kontrolle über alle Kosten und deutlich weniger Papierkram.“
Nachdem das Team das mühsame Sammeln von Belegen hinter sich gelassen hat, bleibt nun mehr Raum für wichtige Projekte. Unsere OCR-Technologie erleichtert dabei den Arbeitsalltag sowohl für Karteninhaber als auch für das Finanzteam.
Die Mitarbeitenden müssen nur ein Foto ihres Belegs machen und die passende Ausgabenkategorie auswählen (wie vom Finanzteam in Abstimmung mit Teamleitern und Budgetverantwortlichen definiert). Die OCR extrahiert automatisch alle relevanten Daten, ordnet sie der richtigen Kategorie zu und überträgt sie direkt in das Buchhaltungs- oder ERP-System. Wird ein Beleg vergessen, übernimmt die App die Nachverfolgung und kann bei zu vielen offenen Dokumenten die Karte automatisch sperren.
Darüber hinaus gehören zeitaufwändige manuelle Bankabstimmungen der Vergangenheit an. Alle Ausgabendaten fließen nun synchron zwischen unserer Lösung und der ERP-Integration, wodurch mühsame Dateneingaben und ständige Prüfungen entfallen.
Bei Payhawk legen wir größten Wert darauf, unseren Kunden erstklassige Beratung und Unterstützung zu bieten, damit sie den vollen Nutzen aus unserer Lösung ziehen.
Porsche e-Bikes wollte die Lösung an ihre Ausgabenkategorisierung anpassen und Buchhaltung, Budgetierung sowie Ausgabenkontrolle noch einfacher gestalten. Wir haben gemeinsam verschiedene Lösungen geprüft und die Software individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten. So können sie zusätzliche individuelle Felder und Ausgabenkategorien nutzen, um alle Team- und Projektkosten im Blick zu behalten und die Performance genau zu überwachen.
„Guter Kundenservice ist entscheidend“, betont Gabriela. „Das Payhawk-Team unterstützt uns in jeder Situation, die Kommunikation ist klar, und Fragen werden immer schnell beantwortet.“
Möchten Sie Reisekosten effizienter verwalten, Ausgaben besser kontrollieren oder die Übersicht über Ihr Unternehmen verbessern? Dann ist es Zeit für eine leistungsstarke Lösung, die veraltetes Ausgabenmanagement hinter sich lässt. Buchen Sie noch heute eine Demo und erleben Sie den Unterschied.
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