Sneller grip op reisuitgaven bij Porsche e-Bikes

Het leven vóór Payhawk

Bekend om hun tijdloze design en technische innovatie, was Porsche e-Bikes op zoek naar een oplossing voor uitgavenbeheer die net zo snel en naadloos presteerde als zijzelf.

Voor de overstap naar Payhawk kampte Porsche e-Bikes met verschillende uitdagingen rondom uitgavenbeheer, zoals ontbrekende facturen, meerdere medewerkers die één kaart deelden en beperkte controle over uitgaven.

"Het grootste probleem waren de reisuitgaven," legt Gabriela Leovac, Accountant bij Porsche e-Bikes, uit. "We hadden geen systeem waarmee medewerkers eenvoudig hun reisuitgaven konden indienen. We wilden een oplossing vinden waarmee medewerkers zakelijke betaalkaarten konden gebruiken, een dagvergoeding (per diem) konden aanvragen, al hun reis- en werkuitgaven konden uploaden en snel goedkeuring kregen."

Ontdekken van innovatieve oplossingen voor reisuitgaven

Sinds de overstap naar Payhawk ervaart het team van Porsche dat het beheren van reisuitgaven eenvoudiger en inzichtelijker is. Realtime zicht op uitgaven en betere controle hebben hen geholpen besparingskansen te vinden, budgetten te optimaliseren en beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

Neem bijvoorbeeld kilometerregistratie en onze eenvoudig te gebruiken, aanpasbare kilometervergoeding. Het team van Porsche e-Bikes kan nu veel van het proces automatiseren en hoeft niet langer ingewikkelde aanvragen handmatig te verwerken.

Medewerkers hoeven alleen het begin- en eindpunt van hun reis in te voeren en wij berekenen automatisch de bijbehorende reisuitgave en het terug te betalen bedrag. Het finance-team kan dit vervolgens in enkele seconden controleren en uitbetalen. Zo zijn er geen vertragingen meer in terugbetalingen of zichtbaarheid.

Dagvergoedingen en onze TravelPerk- en Egencia-integratie zijn ook cruciaal voor bedrijven met een sterke reis- en uitgavencultuur. Van het instellen en updaten van land-specifieke dagvergoedingen tot de integratie met TravelPerk en Egencia, die transport en accommodatie ondersteunt: wij maken zakelijk reizen makkelijker voor zowel de reiziger als het finance-team.

Minder papierwerk, meer transparantie

Het team van Porsche e-Bikes wist dat ze veel handmatig finance-werk moesten schrappen om hun processen voor uitgavenbeheer te versnellen en fouten te vermijden.

Sinds de overstap naar Payhawk besparen ze dagelijks meerdere uren dankzij onze innovatieve features. Denk aan directe uitgifte van virtuele kaarten, maatwerk met kaartcontroles en uitgavencategorieën, Data vastleggen met OCR voor efficiëntere boekhouding, accounting-integraties die reconciliatie ondersteunen, realtime uitgaveninzicht en meer. Gabriela vertelt:

"We hebben nu meer tijd om de uitgaven te analyseren. Voor Payhawk ging die tijd op aan het verzamelen van alle data bij medewerkers. Nu hebben we meer transparantie, strakkere controle over alle uitgaven en minder papierwerk."

Nu het team van Porsche geen bonnetjes meer hoeft na te jagen, hebben ze veel meer tijd voor belangrijke initiatieven. Bij Payhawk maakt onze OCR-technologie het leven makkelijker voor zowel kaarthouders als het finance-team.

Medewerkers hoeven alleen een foto van hun bonnetje te maken en een uitgavencategorie te selecteren (zoals vastgelegd door finance in overleg met teamleads of budgethouders). De OCR haalt automatisch alle relevante gegevens uit het bonnetje, koppelt deze aan de juiste categorie en zorgt dat alle informatie naadloos in de gekoppelde boekhoudsoftware of ERP terechtkomt. En als de kaarthouder het bonnetje vergeet te uploaden? Dan automatiseert de app het najagen en kan het finance-team de kaart zelfs automatisch blokkeren als er te veel ontbrekende documenten zijn.

Ook urenlang handmatig reconciliatie is verleden tijd. Alle uitgavendata wordt nu perfect gesynchroniseerd tussen onze oplossing voor uitgavenbeheer en de ERP-integratie. Geen dubbele invoer meer, geen eindeloze controles.

Klantenservice en maatwerk op topniveau

Bij Payhawk zijn we trots dat we klanten eersteklas advies en ondersteuning bieden. Zo helpen we hen het maximale uit onze oplossing te halen.

Porsche e-Bikes wilde de oplossing aanpassen om hun uitgavencategorisering te ondersteunen en de boekhouding, budgettering en uitgavencontrole verder te vereenvoudigen. We hebben samen gekeken naar mogelijke oplossingen en de software aangepast aan hun specifieke behoeften. Dankzij custom velden en categorisering van uitgaven krijgt het team nu een volledig overzicht van project- en teamuitgaven en kunnen ze prestaties beter monitoren. Gabriela legt verder uit:

"Goede klantenservice is cruciaal. En het Payhawk-team heeft in elke situatie bewezen dat ze ons goed ondersteunen. De communicatie is altijd duidelijk. En als we vragen hebben, krijgen we snel antwoord."

Zet jouw bedrijf in de hoogste versnelling

Wil jouw bedrijf reisuitgavenbeheer verbeteren? Meer grip op uitgaven krijgen? Of beter inzicht in de financiën? Dan is het tijd om over te schakelen naar iets krachtigers en te stoppen met verouderde manieren van uitgavenbeheer. Boek vandaag nog een demo om meer te ontdekken.