Pak je koffers en volg al je reiskosten met Payhawk

Het aantal zakenreizen is de laatste tijd weer toegenomen, nu landen bijna alle beperkingen hebben afgeschaft en evenementen waar je mensen weer persoonlijk kan ontmoeten weer zijn toegenomen. Je hebt ongetwijfeld het reizen gemist, waar je je collega's en klanten ontmoet, zaken bespreekt en geniet van lekker eten en wijn. Maar één ding is zeker: je hebt de onkostendeclaraties, het verzamelen van alle bonnetjes en het wachten op de terugbetaling bij thuiskomst niet gemist.

Wel, we hebben goed nieuws voor je!

Payhawk’s per diem feature

Bij Payhawk lanceren we vandaag onze nieuwste functie, per diems. Per diems zijn vaste toelages die bedrijven per dag aan hun team geven om zakelijke reis- of verblijfskosten te dekken. Deze nieuwe functie heeft verschillende voordelen:

• Financiële teams kunnen aangepaste per diem tarieven instellen.
• Werknemers kunnen een per diem uitgave creëren door een aantal details van de reis in te voeren (bestemming(en), data, tijd) en eventuele gratis maaltijden die ze tijdens de reis hebben gehad te identificeren (als de maaltijden gratis waren, zal er een inhouding worden toegepast voor de per diem). Payhawk berekent dan het exacte (per diem) bedrag dat zij vergoed moeten krijgen.
• Zodra het per diem verzoek is aangemaakt, kunnen teamleiders het goedkeuren of afwijzen, afhankelijk van de goedkeuringsflow die zij hebben ingesteld.
• Financiële teams kunnen goedgekeurde per diem onkosten vergoeden via bankoverschrijving, on the go en in verschillende valuta's. Dit alles binnen Payhawk, zonder heen en weer te hoeven gaan tussen spreadsheets, e-mails of websites voor online bankieren.

Met deze nieuwe functie willen we in principe de behoefte van bedrijven oplossen om per diem vergoedingen handmatig te vergoeden door automatisch per diems te berekenen en hun werknemers rechtstreeks te vergoeden met Payhawk.

Beheer alle reiskosten in één tool

Met deze lancering dekken we nu het hele spectrum van reiskosten: kilometervergoedingen, terugbetalingen en per diems. Je financiële team kan dus met één druk op de knop de reiskosten bijhouden en controleren en je medewerkers kunnen zich concentreren op hun hoofdtaken, en niet op onkostennota's.

Dit is wat ik noem, een droom!
Voordat ik bij Payhawk kwam, werkte ik voor een grote internationale organisatie in Washington DC. We reisden 60-80% van de tijd naar landen in voornamelijk Afrika en Zuid-Amerika, dus reizen konden 3-5 weken lang zijn.

Als consultant moest je al je onkosten betalen en vervolgens vergoed krijgen. Dit betekende dat je elk bonnetje moest bewaren. Niet alleen dat, voor de reis hadden we één systeem om goedkeuring voor onze reis aan te vragen, een ànder systeem om onze tickets en hotel te boeken en je moest ook de per diem toelage per stad en hotel controleren. Het was een gekkenhuis.

Na de reis had ik soms meer dan 5.000 USD aan te vergoeden uitgaven en ongeveer 100+ bonnetjes. Ik moest één voor één foto's maken en ze ook nog in een enveloppe stoppen.

Veel andere grote organisaties volgen soortgelijke processen. Ze verspillen tijd en middelen aan alledaagse taken, gaan van de ene tool naar de andere en voegen geen waarde toe aan het bedrijf. Als ze echter gebruik zouden maken van een expense management tool en betaalkaarten zoals Payhawk, zouden de reiskosten gestroomlijnd kunnen worden. Hoe?

1. Als je betaalkaarten distribueert onder je team met geïntegreerde uitgaven policies en workflows, heb je totale controle over de uitgaven.
2. Wanneer je team reist, heeft Payhawk een directe integratie met Travelperk, zodat alle bonnetjes van boekingen direct gematcht worden met de Payhawk betaalkaart.
3. Zodra medewerkers een per diem of kilometervergoeding moeten toevoegen, kunnen ze deze direct op de app toevoegen door de informatie van de reis in te voeren.
4. Tot slot kan elke uitgave die moet worden vergoed in de app worden toegevoegd en het financiële team kan na goedkeuring het geld direct overmaken (we ondersteunen SEPA Instant en Faster Payments) naar de bankrekening van de werknemer.

Klaar om tijd en geld te besparen met een alles-in-één tool voor reiskosten?

De 2023 Global Business Travel Forecast, een rapport dat bedrijven helpt bij het opbouwen en budgetteren van hun reis- en evenementenprogramma, vermeldt dat de prijzen voor het bijwonen van vergaderingen en conferenties in 2023 naar verwachting zullen stijgen. Daar komt nog bij dat de prijzen van vliegtickets en hotelovernachtingen ook zullen stijgen als gevolg van de stijging van de brandstofprijzen en de tekorten aan grondstoffen en personeel.

Dit betekent dat controle over de reisuitgaven in het komende jaar van cruciaal belang zal zijn. Als dit het geval is in jouw bedrijf, raden we je aan vandaag nog een demo bij ons te boeken om te leren hoe we je kunnen helpen je reiskosten te stroomlijnen.