1. Sept. 2022
3 min read

Packen Sie Ihre Koffer und verwalten Sie alle Ihre Reisekosten mit Payhawk

Ein Mitarbeiter testet die Funktionen von Payhawk zur Verwaltung von Reisekosten und zur Rückerstattung von Kilometern
Zusammenfassung

Wir von Payhawk möchten Sie freudig über die Einführung unserer neusten Funktion informieren: Tagespauschalen.

Die Zahl der Geschäftsreisen hat in letzter Zeit wieder zugenommen, da in vielen Ländern fast alle Beschränkungen aufgehoben wurden und bereits jetzt schon wieder viele Präsenzveranstaltungen stattfinden. Sicherlich haben Sie diese Reisen vermisst? Die, bei denen Sie Ihre Kollegen und Kunden tatsächlich treffen, Verträge abschließen, Geschäfte besprechen und vielleicht sogar gutes Essen und Trinken genießen. Aber eines ist sicher: Die Spesenabrechnungen und den Abgleich der Belege und Rechnungen, die nun wieder anfallen, haben sie garantiert nicht vermisst.

Nun, wir haben gute Nachrichten für Sie ...

Die neue Payhawk-Funktion für Tagespauschalen

Tagespauschalen sind feste Tagessätze, die Unternehmen ihrem Team zur Verfügung stellen, um die Reise- oder Aufenthaltskosten zu decken. Die neue Funktion bietet mehrere Vorteile:

  • Finanzteams können benutzerdefinierte Tagessätze festlegen.
  • Mitarbeiter können Tagespauschalen berechnen lassen, indem sie einige Fahrtdetails (Ziel/e, Datum, Uhrzeit) eingeben und alle kostenlosen Mahlzeiten aufführen, die sie während der Reise erhalten haben (für kostenlose Mahlzeiten werden Abzüge bei der Tagespauschale vorgenommen). Dann berechnet Payhawk den genauen Betrag (pro Tag), den sie zurückerstattet bekommen sollen.
  • Sobald der Antrag erstellt wurde, können Teamleiter, in dem zuvor festgelegten Genehmigungsablauf entsprechend, annehmen oder ablehnen.
  • Finanzteams können genehmigte Tagespauschalen per Überweisung, von überall aus und in verschiedenen Währungen erstatten — all das in Payhawk. Es besteht also keine Notwendigkeit, zwischen Kalkulationstabellen, E-Mails, Online-Banking-Portalen oder sogar echten Papieren hin und her zu springen.

Mit dieser neuen Funktion möchten wir dem Aufwand und der Mühe, die Unternehmen in die manuelle Ermittlung und Erstattung von Tagesgeldern investieren müssen, ein Ende setzen. Wir senken die Verwaltungslast enorm (und sparen dabei Zeit), indem wir automatisch die Tagespauschalen berechnen. So können Unternehmen die Erstattungen an ihre Mitarbeiter schnell und effizient mit direkten Zahlungen an den Mitarbeiter über Payhawk abwickeln.

Außerdem entspricht diese Payhawk-Funktion zur Berechnung der Tagespauschalen den deutschen Vorschriften. Die Bundesregierung legt spezielle Tagessätze fest, die Unternehmen ihren Mitarbeitern gewähren müssen. Diese Pauschalen basieren auf der Zeit, die von der üblichen Tätigkeitsstelle entfernt verbracht wird. Zudem sind darin keine Kosten enthalten, die bereits vom Arbeitgeber übernommen wurden, wie z. B. für die Unterkunft.

Damit Ihre Reisekosten nicht auf der Strecke bleiben

Verwalten Sie alle Reisekosten in einem Tool

Mit dieser neuen Funktion decken wir nun das gesamte Spektrum der Reisekosten ab: Fahrtkostenpauschale, Erstattungen und Tagespauschalen. So kann Ihr Finanzteam die Reisekosten auf Knopfdruck verwalten und kontrollieren, und Ihre Mitarbeiter haben die Chance, sich auf ihre tatsächlichen Aufgaben und Ziele zu konzentrieren, statt auf Spesenabrechnungen.

Meine persönliche Erfahrung (eine Anmerkung von Raquel bei Payhawk)

Als erfahrene Geschäftsreisende ist diese neue Funktion für mich ein TRAUM.

Bevor ich bei Payhawk anfing, arbeitete ich für eine große internationale Organisation mit Sitz in Washington DC. Früher verreisten wir zu 60-80 Prozent der Zeit in andere Länder, hauptsächlich nach Afrika und Südamerika, und diese Reisen dauerten manchmal 3-5 Wochen.

Als Berater musste man alle Kosten zuerst selbst bezahlen und dann eine Rückerstattung beantragen. Demnach musste jeder einzelne Beleg aufbewahrt werden. Hinzu kommt, dass wir vor der Reise ein System verwenden mussten, um die Genehmigung für die Reise zu beantragen. Dann ein anderes System, um unsere Tickets und unser Hotel zu buchen. Dann mussten wir auch die Tagespauschalen für jede Stadt und jede Hotelliste nachschlagen, in der wir übernachten sollten. Es war zum verrückt werden.

Nach der Reise hatte ich manchmal mehr als 5.000 USD an erstattungsfähigen Ausgaben vorgestreckt und an die 100 Belege. Ich musste diese einzeln abfotografieren und sie in einen Umschlag packen.

Viele andere große Organisationen gehen ähnlich vor. Es wird viel Zeit und viele Ressourcen für alltägliche Aufgaben verschwendet, während man von einem Tool zum anderen wechseln muss und dabei keinerlei Mehrwert für das Unternehmen schafft. Wenn diese Betriebe jedoch anfangen würden, ein Ausgabenverwaltungssystem und Firmenkarten wie Payhawk zu verwenden, könnten sie die Reisekostenabrechnung im Handumdrehen optimieren.

Wie?

  1. Dank integrierter Spesenrichtlinien und Freigabeprozessen haben Sie die volle Kontrolle über die Ausgaben, selbst wenn Sie Ihrem Team Firmenkarten geben.
  2. Payhawk verfügt über eine direkte Integration mit Travelperk, sodass alle Belege aus Reisebuchungen direkt mit den Ausgaben auf der Payhawk-Firmenkarte abgeglichen werden.
  3. Wenn Mitarbeiter eine Tagespauschale oder eine Fahrtstrecke eintragen müssen, können sie dies direkt in der App tun und die Fahrtinformationen nach Bedarf eingeben.
  4. Alle Kosten, die erstattet werden sollen, können über die App registriert werden. Nach der Genehmigung kann das Finanzteam das Geld sofort auf das Bankkonto des Mitarbeiters überweisen (da wir SEPA Instant und Faster Payments unterstützen).

Sind Sie bereit, Zeit und Geld mit einem All-in-One-Tool für die Reisekostenverwaltung zu sparen?

Laut dem Global Business Travel Forecast 2023, einem Bericht, der Unternehmen dabei hilft, ihr Reise- und Veranstaltungsprogramm zusammenzustellen und zu budgetieren, werden die Tagungs- und Konferenzpreise im Jahr 2023 voraussichtlich steigen. Auch Flugtickets und Hotelbuchungen werden aufgrund gestiegener Treibstoffpreise, Rohstoffmangel und Personalknappheit in die Höhe schießen.

Diese Kostenerhöhungen bedeuten, dass die Kontrolle über die Reisekosten im nächsten Jahr entscheidend sein wird. Buchen Sie noch heute eine Demo, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Reisekosten in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

Raquel Orejas - Product Marketing Manager bei Payhawk, einer Ausgabenmanagement-Lösung
Raquel Orejas
Produktmarketing-Manager
LinkedIn

"Raquel war ein integraler Bestandteil der Gründung von Payhawk und hat nahtlos verschiedene Rollen durchlaufen, angefangen im Vertrieb und der Pionierarbeit im Costumer Success Team. Ihre Reise führte sie in den Bereich Content- und Produktmarketing, wo sie nun als Produktmarketing-Managerin tätig ist. Trotz der Bewältigung von zwei Mutterschaftsurlauben blüht Raquels lebendiger Geist im Freien auf, wenn sie Aktivitäten wie Wandern, Radfahren, globales Reisen und das Schaffen von kostbaren Momenten mit ihren beiden Kindern genießt."

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