1 sept 2022
3 min read

Haz las maletas y controla tus gastos de viaje de empresa con Payhawk

El director financiero hace el seguimiento de los gastos de viaje de negocios sobre la marcha con Payhawk
Resumen

Los viajes de negocios han aumentado recientemente por la eliminación de casi todas las restricciones en los países y las conferencias presenciales empiezan a ser más frecuentes. ¿A que echabas de menos esos viajes? Esos en los que conoces a los compañeros y clientes en la vida real, cierras tratos, hablas de negocios e incluso disfrutas de nuevos sabores culinarios. Pero hay algo seguro: no echas de menos las notas de gastos ni la conciliación de recibos que te espera al volver a la oficina.

Pues bien, tenemos buenas noticias para ti...

Presentamos la nueva funcionalidad de gestión de dietas de Payhawk

Las dietas son una asignación diaria fija que las empresas proporcionan a su equipo para cubrir los gastos de viaje de empresa o manutención durante los mismos. Esta nueva funcionalidad tiene varias ventajas:

  • Los equipos financieros pueden establecer importes personalizados de dietas.
  • Los empleados pueden crear un gasto reembolsable de dieta introduciendo unos cuantos detalles (destino(s), fechas, duración) e identificando cualquier comida gratuita disfrutada durante el viaje (si las comidas fueron gratuitas, se aplicarán deducciones a la dieta). Posteriormente, Payhawk calculará el importe exacto de las dietas a reembolsar.
  • Una vez creada la solicitud de dieta, los jefes de equipo pueden aprobarla o rechazarla, dependiendo del flujo de aprobación establecido.
  • Los equipos financieros pueden reembolsar los gastos de dieta aprobados mediante transferencia bancaria, sobre la marcha y en distintas monedas, todo dentro de Payhawk. Se acabó la necesidad de consultar múltiples veces las hojas de cálculo, e-mails, páginas web de bancos y hasta documentación en papel.

Con esta nueva opción, queremos decir adiós al estrés y al esfuerzo que las empresas deben dedicar a calcular manualmente y reembolsar las asignaciones diarias. Reducimos inmensamente la carga administrativa (y ahorramos tiempo gracias a ello) calculando automáticamente las dietas para que los equipos financieros puedan reembolsar a su equipo mediante reembolsos directos, rápidos y eficaces a través de Payhawk.

Reembolsos a empleados y pagos a proveedores en pocos clics

Gestiona todos los gastos de viaje con una herramienta

Con este lanzamiento, ahora cubrimos todo el rango de gastos de viaje: kilometraje, reembolsos y dietas. De esta manera, tu equipo financiero puede seguir y controlar los gastos de viajes con solo tocar un botón y tus empleados tendrán libertad para centrarse en su verdadero trabajo y objetivos, en vez de las laboriosas notas de gastos.

Mi historia (una nota de Raquel de Payhawk)

Como experimentada viajera por trabajo, esta nueva opción es lo que yo llamo un SUEÑO.

Antes de formar parte del equipo de Payhawk, trabajaba en un organismo internacional con sede en Washington DC. Solíamos viajar el 60-80 % del tiempo a países sobre todo en África y Latinoamérica, por lo que los viajes podían durar de 3 a 5 semanas.

Como consultor, tenías que pagar todos tus gastos y después pedir un reembolso. Este proceso implicaba conservar todos y cada uno de los recibos. Y no solo eso, antes del viaje teníamos un sistema para solicitar autorización del viaje. Después, un sistema diferente para reservar los billetes y el hotel. Luego también tenías que consultar el importe de la dieta asignada en cada ciudad y la lista de hoteles en las que te podías alojar. Era una auténtica locura.

Después del viaje, a veces tenía más de 5.000 USD en gastos reembolsables y más de un centenar de recibos. Tenía que sacar una foto de cada uno de ellos y meterlos en un sobre.

Muchas otras grandes organizaciones siguen procesos similares, lo que supone malgastar tiempo y recursos en tareas mundanas yendo de una herramienta a otra y sin añadir valor alguno a la organización. Sin embargo, si empezasen a utilizar un sistema de gestión de gastos y tarjetas de empresa como Payhawk, podrían optimizar fácilmente los gastos de viaje.

¿Cómo?

  1. Tendrás un control total sobre los gastos con políticas de gasto y flujos de trabajo integrados, incluso al distribuir tarjetas de empresa entre tu equipo.
  2. Payhawk está directamente integrado con Travelperk, por lo que todos los recibos de las reservas de viaje de Travelperk se vinculan directamente con el gasto de la tarjeta de empresa Payhawk.
  3. Cuando los empleados necesiten añadir un gasto de dieta o kilometraje, también pueden hacerlo directamente desde la aplicación con solo introducir la información del viaje.
  4. Por último, se puede añadir a la aplicación cualquier gasto que necesite ser reembolsado. Una vez aprobado, el equipo financiero puede transferir al instante los fondos a la cuenta bancaria del empleado (ya que contamos con los servicios de SEPA Instant y Faster Payments).

¿Preparado para ahorrar tiempo y dinero con una herramienta integral de gestión de gastos de viaje?

La previsión de viajes de negocios mundiales en 2023 es un informe que ayuda a las empresas a estructurar y presupuestar su programa de viajes y eventos. Este informe menciona que se espera que los precios de reuniones y conferencias suban en 2023. Los billetes de avión y las reservas de hotel también se encarecerán debido al aumento de los precios del combustible, la falta de materias primas y la escasez de personal.

Estos aumentos de costes implican que el control de los gastos de viaje el año que viene será fundamental. Reserva hoy una demostración con nosotros para descubrir cómo podemos ayudar a tu empresa a optimizar las finanzas de viajes de empresa.

Raquel Orejas - Directora de Marketing de Producto en Payhawk, una solución de Gestión del Gasto
Raquel Orejas
Product Marketing Manager
LinkedIn

Raquel fue una de las primeras personas en apuntarse a la aventura de crear Payhawk. Después de tantos años en la empresa, ha pasado por diferentes roles. Comenzó en ventas y fue de las primeras en inaugurar el equipo de customer success. Continuó en Marketing como creadora de contenido y hoy día es Product Marketing Manager. El espíritu vibrante de Raquel prospera al aire libre, abrazando actividades como el senderismo, el ciclismo, los viajes y la creación de momentos especiales con sus dos hijos.

Ver todos los artículos de Raquel →
20 jun 2024

Loading...

20 jun 2024

Loading...

20 jun 2024

Loading...