Sep 1, 2022
3 min read

Faites vos valises et suivez tous vos frais de déplacement professionnel avec Payhawk

Le directeur financier suit les frais de voyage d'affaires en déplacement grâce à Payhawk
Résumé

Les voyages d'affaires ont récemment repris, en effet, les restrictions sanitaires se font de plus en plus rares. Ces voyages vous ont sûrement manqué ? Ceux où vous rencontrez vos collègues et vos clients en personnes, concluez des affaires, et peut-être même profitez de bons restaurants. Mais une chose est sûre, les rapports de dépenses et les réconciliations de reçus qui vous attendent à votre retour au bureau ne vous ont pas manqué.

Eh bien, nous avons de bonnes nouvelles pour vous...

Présentation de la fonctionnalité d'indemnités journalières de Payhawk

Chez Payhawk, nous sommes heureux de partager avec vous le lancement de notre dernière fonctionnalité : les indemnités journalières.

Les indemnités journalières sont une allocation quotidienne fixe que les entreprises versent à leur équipe pour couvrir les frais de déplacement professionnel ou de séjour. Cette nouvelle fonctionnalité présente plusieurs avantages :

  • Les équipes financières peuvent définir des taux d'indemnités journalières personnalisés.
  • Les employés peuvent créer une dépense d'indemnité journalière en entrant quelques détails du voyage (destination(s), dates, heure) et identifier tout repas gratuit qu'ils ont pris pendant le voyage (si les repas étaient gratuits, des déductions seront appliquées pour l'indemnité journalière). Ensuite, Payhawk calculera le montant exact (per diem) à rembourser.
  • Une fois la demande d'indemnité journalière créée, les chefs d'équipe peuvent l'approuver ou la refuser, en fonction du flux d'approbation qu'ils ont défini.
  • Les équipes financières peuvent rembourser les dépenses d'indemnités journalières approuvées par virement bancaire, en déplacement, et dans différentes devises - tout cela au sein de Payhawk. Ainsi, il n'est pas nécessaire de faire des allers-retours entre les feuilles de calcul, les courriels, les sites Web bancaires en ligne ou même le papier.

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, nous disons adieu à la pression et aux efforts que les entreprises doivent déployer pour calculer et rembourser manuellement les indemnités journalières. Nous réduisons considérablement la charge administrative (et gagnons ainsi du temps) en calculant automatiquement les indemnités journalières afin que les entreprises puissent rembourser leurs employés rapidement et efficacement avec des remboursements directs via Payhawk.

La fonction d'indemnités journalières de Payhawk est également conforme à la réglementation allemande. Le gouvernement allemand fixe des taux d'indemnités journalières spécifiques que les entreprises doivent respecter pour leurs employés. Ces taux sont basés sur le temps passé hors du domicile. Et ils n'incluent pas les coûts déjà couverts par l'employeur, tels que le logement. Ce type de dispositions pourraient aussi entrer en vigueur dans d’autres pays tels que la France et la Belgique, par exemple.

Payhawk vous aide à simplifier la gestion de vos frais de déplacements

Gérez tous les frais liés aux déplacement sur une seule interface

Avec ce lancement, nous couvrons désormais l'ensemble des frais de déplacement : frais kilométriques, remboursements et indemnités journalières. Ainsi, votre équipe financière peut suivre et contrôler les frais de déplacement facilement et vos employés n’ont plus à se soucier des notes de frais.

Mon histoire (une note de Raquel chez Payhawk)
En tant que voyageur d'affaires chevronné, cette nouvelle fonctionnalité est pour moi un rêve qui devient réalité.

Avant de rejoindre Payhawk, je travaillais pour une grande organisation internationale basée à Washington DC. Nous voyagions 60 à 80 % du temps dans des pays, principalement en Afrique et en Amérique du Sud, et les voyages pouvaient durer entre 3 et 5 semaines.

En tant que consultant, vous deviez régler toutes vos dépenses, puis vous faire rembourser. Ce processus impliquait de conserver tous les reçus. De plus, avant le voyage, nous devions utiliser un système pour demander l'approbation du voyage. Puis, un autre système pour réserver nos billets et l'hôtel. Ensuite, il fallait aussi vérifier les indemnités journalières de chaque ville et la liste des hôtels dans lesquels nous étions autorisés à séjourner. C'était de la folie.

Après le voyage, j'avais parfois plus de 5 000 USD de dépenses remboursables et plus de 100 reçus. Je devais prendre des photos individuellement et les ajouter à une enveloppe.

De nombreuses autres grandes organisations suivent des processus similaires. Elles perdent du temps et des ressources dans des tâches banales, passent d'un outil à l'autre et n'apportent aucune valeur ajoutée à l'entreprise. En revanche, si elles commençaient à utiliser un système de gestion des dépenses et des cartes d'entreprise comme Payhawk, elles pourraient facilement rationaliser leurs frais de déplacement.

Comment ?

  1. Vous disposez d’un contrôle total sur les dépenses grâce à des politiques et des flux de travail intégrés.
  2. Payhawk a une intégration directe avec Travelperk, de sorte que tous les reçus des réservations de voyage correspondent directement aux dépenses sur la carte d'entreprise Payhawk.
  3. Lorsque les employés ont besoin d'ajouter des indemnités journalières ou des frais kilométriques, ils peuvent le faire directement sur l'application et il leur suffit de saisir les informations relatives au voyage.
  4. Enfin, toute dépense qui doit être remboursée peut être ajoutée à l'application. Une fois approuvée, l'équipe financière peut instantanément transférer les fonds sur le compte bancaire de l'employé (car nous prenons en charge les paiements SEPA Instant et Faster Payments).

Prêt à économiser du temps et de l'argent avec un outil de gestion des frais de déplacement tout-en-un ?

Le 2023 Global Business Travel Forecast, un rapport qui aide les entreprises à élaborer et à budgétiser leur programme de voyages et d'événements, mentionne que les prix des réunions et des conférences devraient augmenter en 2023. Les billets d'avion et les réservations d'hôtel vont également bondir en raison de l'augmentation du prix du carburant, du manque de matières premières et de la pénurie de personnel.

Cette augmentation de coûts signifie qu'il sera crucial prêter grande attention aux dépenses et au budget alloué aux déplacements au cours de l'année prochaine. Réservez une démo avec nos experts dès aujourd'hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à rationaliser les dépenses effectuées lors des voyages d'affaires dans votre entreprise.

Raquel Orejas - Responsable marketing produit chez Payhawk, une solution de gestion des dépenses.
Raquel Orejas
Product Marketing Manager
LinkedIn

Partie intégrante de la création de Payhawk, Raquel a évolué à travers différents rôles, en commençant par un poste de commerciale pour ensuite rejoindre l'équipe Customer Success. Son parcours s'est poursuivi dans le Content et le Product Marketing, où elle excelle aujourd'hui en tant que Product Marketing Manager. Raquel s'épanouit dans la randonnée, le cyclisme, les voyages et privilégie les moments avec ses deux enfants.

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