De broekriem aanhalen: hoe een beter inzicht van uitgaven zakelijk succes kan ondersteunen

De Contentive-rondetafel "Tightening the purse strings: How better business spend control and visibility can unlock financial insight to encourage stability and success" werd geleid door Martin Sanders, Strategic Business Advisor bij Alitus en Ex-CFO Honda. Met ondersteuning van Robbie Hadfield, Solutions Engineer bij Payhawk. Tijdens het evenement behandelden de sprekers verschillende onderwerpen, waaronder strategische besluitvorming voor financiële leiders en innovatieve processen voor uitgavenbeheer, allemaal bedoeld om CFO's en financiële teams te helpen de zichtbaarheid van zakelijke uitgaven en de efficiëntie van uitgavenbeheer in hun eigen teams te verbeteren. Dit zijn onze belangrijkste conclusies.

Hoe moeten je financiële teams grote hoeveelheden gegevens beheren?

Sanders en Hadfield begonnen de discussie met de vraag hoe de financiële leiders en hun teams grote hoeveelheden gegevens beheren.

De deelnemers deelden dat de hoeveelheid gegevens in feite minder een probleem was dan de nauwkeurigheid van de gegevens en het vinden van één enkele bron van waarheid. Zij deelden dat het verzamelen van gegevens van andere teams ook een uitdaging was.

Eén deelnemer vermeldde dat verschillende teams met verschillende datasets werken, wat tot discrepanties in de gegevens leidde. Hier deelde Hadfield hoe Payhawk een aantal van deze uitdagingen oplost met onze intelligente datacategorisatie- en integratiestrategieën.

Bij Payhawk is onze gegevensinvoer zo ontworpen dat deze verplichte velden omvat en in overeenstemming is met de regels voor de toerekening, zodat onze klanten een zo naadloos mogelijke ervaring krijgen, de uitgaven in realtime kunnen zien en de financiële administratie met ongeveer 80% kan worden verminderd.

Hoe kunnen de juiste software en systemen de belangrijkste activiteiten van de financiële afdeling ondersteunen?

Het belang van nauwkeurige gegevens is voor je financiële teams vanzelfsprekend, maar in het hele bedrijf gebruiken verschillende afdelingen verschillende tools, en dat kan het verkrijgen van de juiste informatie bemoeilijken.

Hadfield beschreef hoe de Payhawk-oploxssing voor uitgavenbeheer gebruikmaakt van zakelijke betaalkaarten en bijbehorende software voor uitgavenbeheer. Zodra een gebruiker van een zakelijke betaalkaart een betaling doet, kan hij een foto van het bonnetje maken, waarna de ingebouwde OCR-technologie alle gegevens op de bonnetjes automatisch registreert. Vervolgens hoeft hij alleen nog maar de juiste uitgavencategorie te kiezen (die op maat is ontworpen door je financiële team), en de uitgave wordt correct gecategoriseerd en toegewezen aan het juiste budget. De software voor uitgavenbeheer zal gebruikers zelfs op ontbrekende ontvangstbewijzen aanspreken als ze die nog niet hebben geüpload, wat het financiële team een extra administratieve last bespaart.

Hoe kun je het cashflowbeheer en de besparingen verbeteren?

Hadfield besprak enkele van onze belangrijkste functies en integraties en wat deze bieden op het gebied van controle en cashflow.

Onze Payhawk-oplossing beschikt over abonnementenbeheer dat ervoor zorgt dat er geen dubbele of ongebruikte abonnementen zijn. Het helpt er ook voor te zorgen dat ontvangsten correct worden geregistreerd om BTW terug te vorderen. Onze klant ATU, een Duits automotive bedrijf, bespaarde in het eerste jaar met Payhawk ongeveer € 2 miljoen aan btw-aangifte. Deze enorme besparing kwam doordat ze geen ontbrekende bonnetjes meer hadden. We hebben zelfs een integratie met 60dias die bedrijven helpt ervoor te zorgen dat ze de niet-opgevraagde btw van vroegere bonnen terugkrijgen.

Hoe snel zouden bedrijven de maandafsluiting mogen verwachten?

Sommige deelnemers deelden dat het gemiddeld drie dagen duurt om de boeken af te sluiten, plus nog eens vijf dagen om het grootboek af te sluiten. Ter vergelijking, anderen legden uit dat het in hun bedrijf wel 20 dagen kan duren, waar ze meer dan 30 afzonderlijke bedrijven hebben die niet in dezelfde systemen zijn geïntegreerd.

Hadifeld vertelde hoe onze klant Essentia Analytics hun maandafsluiting halveerde van tien dagen naar vijf dagen. En hoe het combineren van hun uitgavenbeheer in één oplossing betekende dat zij zelfs de headcount van het financiële team konden aanpassen en hun finance controller een gesplitste baan als SDR konden geven om inkomsten voor de bedrijven te genereren.

Samengevat

In het algemeen waren de deelnemers het erover eens dat een investering in uitgavenbeheer meer dan de moeite waard is, vooral als het gaat om kostenbesparingen op lange termijn dankzij zichtbaarheid en controle van de uitgaven.

Ontdek deze inzichten en meer, boek een demo.