Hoe kunnen de juiste software en systemen de belangrijkste activiteiten van de financiële afdeling ondersteunen?
Het belang van nauwkeurige gegevens is voor je financiële teams vanzelfsprekend, maar in het hele bedrijf gebruiken verschillende afdelingen verschillende tools, en dat kan het verkrijgen van de juiste informatie bemoeilijken.
Hadfield beschreef hoe de Payhawk-oploxssing voor uitgavenbeheer gebruikmaakt van zakelijke betaalkaarten en bijbehorende software voor uitgavenbeheer. Zodra een gebruiker van een zakelijke betaalkaart een betaling doet, kan hij een foto van het bonnetje maken, waarna de ingebouwde OCR-technologie alle gegevens op de bonnetjes automatisch registreert. Vervolgens hoeft hij alleen nog maar de juiste uitgavencategorie te kiezen (die op maat is ontworpen door je financiële team), en de uitgave wordt correct gecategoriseerd en toegewezen aan het juiste budget. De software voor uitgavenbeheer zal gebruikers zelfs op ontbrekende ontvangstbewijzen aanspreken als ze die nog niet hebben geüpload, wat het financiële team een extra administratieve last bespaart.
Hoe kun je het cashflowbeheer en de besparingen verbeteren?
Hadfield besprak enkele van onze belangrijkste functies en integraties en wat deze bieden op het gebied van controle en cashflow.
Onze Payhawk-oplossing beschikt over abonnementenbeheer dat ervoor zorgt dat er geen dubbele of ongebruikte abonnementen zijn. Het helpt er ook voor te zorgen dat ontvangsten correct worden geregistreerd om BTW terug te vorderen. Onze klant ATU, een Duits automotive bedrijf, bespaarde in het eerste jaar met Payhawk ongeveer € 2 miljoen aan btw-aangifte. Deze enorme besparing kwam doordat ze geen ontbrekende bonnetjes meer hadden. We hebben zelfs een integratie met 60dias die bedrijven helpt ervoor te zorgen dat ze de niet-opgevraagde btw van vroegere bonnen terugkrijgen.
Hoe snel zouden bedrijven de maandafsluiting mogen verwachten?
Sommige deelnemers deelden dat het gemiddeld drie dagen duurt om de boeken af te sluiten, plus nog eens vijf dagen om het grootboek af te sluiten. Ter vergelijking, anderen legden uit dat het in hun bedrijf wel 20 dagen kan duren, waar ze meer dan 30 afzonderlijke bedrijven hebben die niet in dezelfde systemen zijn geïntegreerd.
Hadifeld vertelde hoe onze klant Essentia Analytics hun maandafsluiting halveerde van tien dagen naar vijf dagen. En hoe het combineren van hun uitgavenbeheer in één oplossing betekende dat zij zelfs de headcount van het financiële team konden aanpassen en hun finance controller een gesplitste baan als SDR konden geven om inkomsten voor de bedrijven te genereren.
Samengevat
In het algemeen waren de deelnemers het erover eens dat een investering in uitgavenbeheer meer dan de moeite waard is, vooral als het gaat om kostenbesparingen op lange termijn dankzij zichtbaarheid en controle van de uitgaven.
Ontdek deze inzichten en meer, boek een demo.
United Kingdom
USA
