Per diems: de oplossing voor problemen met reiskostenbeheer

De per diem functie in Payhawk's oplossing voor uitgavenbeheer lost naadloos een anders langdurig probleem met terugbetaling op. Hoe? Door de dagvergoeding te berekenen en het terugbetalingsproces te automatiseren.

Geen hoofdpijn meer bij het beheer van reiskosten

Veel bedrijven vinden het beheer van reiskosten ingewikkeld, maar dat hoeft niet zo te zijn. Met de juiste software en systemen voor uitgavenbeheer kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun werknemers toegang hebben tot het geld dat ze nodig hebben voor zakelijke reiskosten, terwijl ze toch het uitgavenbeleid ondersteunen en de kosten onder controle houden.

Hier zijn enkele van de grootste voordelen van effectief reiskostenbeheer:

Lagere kosten

Door onnodige uitgaven te beperken, kunnen bedrijven geld besparen op hun reiskosten, vooral als ze veel frequente reizigers hebben. Het gebruik van software met per diems (en ingebouwde limieten en goedkeuringsworkflows) kan verwarring voorkomen en na verloop van tijd tot aanzienlijke besparingen leiden.

Nauwkeurige reiskostenvergoedingen

Reiskostendeclaraties worden vaak onjuist ingevuld en kunnen zeer tijdrovend zijn. Onnauwkeurigheden en een slechte gebruikerservaring kunnen leiden tot hogere kosten voor bedrijven omdat ze extra tijd moeten besteden aan het controleren van de rapporten en het aanbrengen van correcties voordat ze kunnen vergoeden. Wanneer werknemers weten dat ze nauwkeurig en tijdig worden vergoed (dankzij een snelle automatisering), hebben ze meer vertrouwen in de uitgaven die ze nodig hebben, en zijn ze minder gestrest over tijdrovende processen na de reis. Deze verbeterde gebruikerservaring van werknemers kan op lange termijn leiden tot een hogere productiviteit en loyaliteit.

Het probleem met traditionele reiskosten

Een van de grootste problemen met het traditionele uitgavenbeleid voor reizen is dat het erg star is, soms verouderd, en vaak niet correct geïntegreerd is met andere noodzakelijke hulpmiddelen.

Helaas zijn er veel bedrijven waar zakenreizigers nog steeds handmatig informatie in aparte systemen moeten invoeren alvorens vluchten, hotels en andere uitgaven te boeken. In de praktijk is handmatige invoer tijdrovend en vatbaar voor menselijke fouten. En wanneer werknemers bonnetjes voor vergoeding moeten indienen via papier, e-mail of fax - betekent dit vertragingen bij de uitbetaling.

Bovendien moeten je financiële teams elke onkostenaanvraag controleren en terugsturen als er informatie ontbreekt of onjuist is. Je financiële teams vinden het ook moeilijk om aanvragen te volgen omdat ze verspreid zijn over verschillende systemen, zoals e-mail inboxen, spreadsheets en kalenders (in tegenstelling tot één platform met alle informatie op één plaats).

Bij Payhawk hebben we onze dagvergoedingsfunctie geïntroduceerd om het probleem van losstaande reiskosten op te lossen.

Wat zijn per diems precies?

Per diem is een Latijnse term die "voor elke dag" betekent. In het bedrijfsleven verwijst het naar de vergoeding van dagelijkse uitgaven aan reizende werknemers.

Per diems kan de noodzaak van vervelende onkostendeclaraties wegnemen door de invoering van een bepaald standaard dagtarief zonder dat naar de werkelijke uitgaven hoeft te worden verwezen.

Het bedrag dat een werknemer als dagvergoeding ontvangt, varieert naargelang de woonplaats en het aantal dagen dat hij van huis is. De vergoeding in een dagvergoeding verschilt van bedrijf tot bedrijf en ook van land tot land. In Duitsland bijvoorbeeld, wordt een typische dagvergoeding berekend volgens de bepalingen van de Duitse wet op de inkomstenbelasting. De tarieflijst voor buitenlandse dienstreizen die als uitgangspunt geldt in Nederland geeft aan rekening te houden met de bepalingen in de cao.

Welke kosten kunnen worden vergoed via per diems?

Per diems kunnen alle redelijke kosten in verband met een reis omvatten, zoals maaltijden, plus bijkomende kosten voor logies, zoals wasserij of stomerij.

Waarom gebruik maken van per diems? Om te beginnen zijn ze een uitstekende manier om de naleving van de regels te verbeteren en de administratie voor het uitgavenbeleid van je bedrijf te verminderen. Bovendien kun je gemakkelijk fiscaal aftrekbare uitgaven bijhouden om de btw terug te vorderen.

In veel gevallen kan een per diem beleid een geweldig alternatief zijn voor het betalen van werknemers voor alle kosten van een zakenreis. Als een werknemer bijvoorbeeld reist en moet eten, moet hij of zij een per diem krijgen in plaats van voor elke maaltijd een onkostenvergoeding te vragen. Eenvoudig.

Twee grote voordelen van per diems:

1. Het is gemakkelijker voor je bedrijf

Je hoeft de maaltijdkosten van de werknemers niet bij te houden of het gedoe van belastingaangifte voor elke uitgave te doorlopen.

2. Het is gemakkelijker voor je werknemers

Ze hoeven zich niet bezig te houden met bonnetjes en boekhoudkundig papierwerk wanneer ze terugkomen van hun reis.

Met onze per diem-functie kunnen werknemers met één klik aanvragen indienen (geen handmatige indieningen meer), terwijl admins ook inzicht krijgen in hoe het geld wordt besteed.

Problemen met reiskostenbeheer oplossen met Payhawk

Het proces is eenvoudig: het financiële team kan aangepaste per diem tarieven definiëren, vervolgens kunnen werknemers een per diem uitgave aanmaken door enkele reisgegevens in te voeren zoals bestemming(en), datum en tijd. De werknemer moet ook eventuele gratis maaltijden tijdens de reis aangeven (als de maaltijden gratis waren, wordt de aftrek voor het dagtarief toegepast). Payhawk berekent dan het exacte bedrag (per diem) dat hij vergoed moet krijgen.

Na goedkeuring door de manager - volgens de goedkeuringsprocedure die de klant heeft ingesteld - wordt het geld rechtstreeks op de bankrekening van de werknemer gestort.

Dus, hoe helpt Payhawk?

1. Het is gemakkelijk voor werknemers en je financiële team.

Als je medewerker Ninon bijvoorbeeld een nieuwe stad bezoekt en een dagvergoeding aanvraagt via de app of portal, dan is haar deel van het proces in wezen voltooid. Tijdens de reis hoeft Ninon niet al haar maaltijdbonnen te verzamelen of zelfs alle extra uitgaven te verzamelen die in de per diem vergoeding zijn opgenomen. Zodra de manager de per diem aanvraag goedkeurt, ontvangen de medewerkers het geld op hun persoonlijke bankrekening, zonder gedoe.

Veel bedrijven hebben problemen met hun huidige onkostenvergoedingsproces omdat ze geen gemakkelijke manier hebben voor werknemers om onkosten in te dienen of omdat ze het niet gemakkelijk genoeg maken voor boekhoudkundig personeel om ze snel genoeg goed te keuren. Ons geautomatiseerde systeem elimineert dit probleem. Je boekhoudteam hoeft reiskostenvergoedingen niet handmatig te verwerken, omdat alles achter de schermen is geautomatiseerd met Payhawk.

2. Snelle goedkeuringen door managers

Met onze geautomatiseerde, aanpasbare goedkeuringsworkflows hoef je niet meer elke aanvraag afzonderlijk goed te keuren. Wanneer een werknemer een aanvraag indient onder een bepaalde limiet, keurt Payhawk de uitgave automatisch goed.

De nieuwe per diem functie geeft je alle tools om je per diem vergoedingen te beheren. Je kunt de dagvergoedingen aanpassen aan je uitgavenbeleid en je kunt ook goedkeuringsworkflows instellen die zijn afgestemd op je bedrijfsstructuur. Managers kunnen ook de uitgaven bekijken en een diepgaande analyse krijgen van de bestedingsgewoonten van werknemers, zodat ze toekomstige reisbudgetten beter kunnen plannen of noodzakelijke aanpassingen kunnen doen.

3. Transparante en papierloze financiële processen

Via de handige interface van Payhawk kunnen werknemers hun bonnetjes indienen en bevestigen dat ze vergoed zijn, waardoor je bedrijf niet langer te maken heeft met papieren bonnetjes en handmatige vergoedingen. We hebben er ook voor gezorgd dat het aanvraagproces voor vergoedingen gemakkelijk en transparant is voor zowel werknemers als financiële teams. De medewerkers hoeven geen formulieren in te vullen of iemand om hulp te vragen. Ze kunnen hun aanvraag gewoon via het platform of de app indienen en vervolgens de voortgang ervan in realtime volgen.

Managers en financiële teams kunnen de verzoeken ook in realtime volgen, zien wie ze heeft ingediend en ze zo nodig meteen goedkeuren of afwijzen. Ze zullen ook precies kunnen bepalen wie op welk moment op reis was, zodat ze volledig kunnen begrijpen of ze al dan niet een vergoeding voor hun kosten moeten krijgen (bijvoorbeeld als ze naar verschillende klantvergaderingen buiten kantooruren zijn geweest).

Belangrijke punten om te onthouden

Betalen voor werkgerelateerde reizen hoeft niet ingewikkeld te zijn.

Traditioneel werden voor zakenreizen handmatig aanvragen ingediend en moest men wachten op goedkeuring om de vergoeding te ontvangen. De per diem functie van Payhawk lost dit tijdrovende probleem op door het vergoedingsproces te automatiseren en de reiskosten op een eenvoudige manier bij te houden.

Al met al zijn per diems een geweldige manier om reiskosten bij te houden. Ze zijn ook nuttig voor belasting- en kostencontrole doeleinden.

Onze klanten gebruiken Payhawk om alle soorten reizen te beheren: zakenreizen, bedrijfsevenementen, brancheconferenties en meer. Payhawk maakt het beheer van de reiskosten van je bedrijf eenvoudiger, zodat jij je kunt richten op de groei van je bedrijf.

Reis je voor je werk? Lees meer over hoe Payhawk je kan helpen je reiskosten op één plek te beheren, van per diems tot het bijhouden van kilometers en reisvergoedingen. Boek vandaag nog een demo.