Tagespauschalen für eine reibungslosere Reisekostenabrechnung

Das Problem bei herkömmlicher Reisekostenverwaltung

Bei herkömmlichen Ausgabenrichtlinien im Zusammenhang mit Reisekosten besteht eines der größten Probleme darin, dass diese Richtlinien häufig äußerst unflexibel, teilweise überholt und oft nicht korrekt mit anderen Tools integriert sind.
Leider ist es in zahlreichen Unternehmen nach wie vor üblich, dass Geschäftsreisende Daten manuell in verschiedene Systeme eingeben müssen, bevor sie Flüge und Hotels buchen oder andere Ausgaben tätigen können. In der Praxis erweist sich die manuelle Eintragung als zeitaufwendig und fehleranfällig. Wenn Mitarbeitende Belege für die Rückerstattung auf Papier, per E‑Mail oder Fax einreichen müssen, bedeutet das zudem Verzögerungen bei der Auszahlung.

Darüber hinaus müssen Finanzteams jeden einzelnen Kostenantrag überprüfen und an die jeweiligen Mitarbeitenden zurücksenden, wenn Informationen falsch oder unvollständig sind. Sind Anträge über mehrere Systeme wie E‑Mail-Posteingänge, Tabellenkalkulationen und Kalender verteilt anstatt auf einer zentralen Plattform gesammelt, erschwert das Finanzteams zusätzlich die Nachverfolgung.

Wir bei Payhawk haben die Funktion für Tagespauschalen eingeführt, um das Problem unverbundener Reisekosten zu lösen.

Was genau sind Tagespauschalen?

„Per diem“ ist lateinisch und bedeutet übersetzt „pro Tag“. Im Geschäftskontext bezieht es sich auf die Rückerstattung täglicher Kosten von Mitarbeitenden auf Dienstreise.

Tagespauschalen können umständliche Spesenabrechnungen überflüssig machen, da unabhängig von den tatsächlichen Aufwendungen ein Standard-Tagessatz festgelegt wird.
Wie viel Geld Mitarbeitende als Tagespauschale erhalten, hängt vom Ort und von der Dauer ihrer Reise ab. Die übliche Höhe des Tagessatzes unterscheidet sich außerdem sowohl von Land zu Land als auch von Unternehmen zu Unternehmen. In Deutschland errechnet sich der Tagessatz anhand der Bestimmungen des deutschen Einkommensteuergesetzes.

Welche Ausgaben sind im Rahmen von Tagespauschalen erstattungsfähig?

Tagespauschalen umfassen alle angemessenen Kosten, die im Zusammenhang mit einer Reise entstehen, etwa für Verpflegung. Dazu kommen anfallende Nebenkosten für die Unterbringung, etwa für Wäscheservice oder Reinigung.
Was ist der Vorteil von Tagespauschalen? Zunächst einmal sind sie eine hervorragende Möglichkeit, die Compliance zu stärken und den Verwaltungsaufwand Ihres Unternehmens zur Einhaltung von Ausgabenrichtlinien zu reduzieren. Außerdem erleichtern sie die Erfassung steuerlich absetzbarer Ausgaben für die Rückerstattung von Steuern.

In vielen Fällen bietet die Anwendung von Tagespauschalen eine sinnvolle Alternative dazu, Mitarbeitenden jede Ausgabe auf Dienstreisen einzeln zurückzuzahlen. Wollen sich Geschäftsreisende Ihres Unternehmens beispielsweise etwas zu essen kaufen, sollten sie auf eine Tagespauschale zurückgreifen können, anstatt jede Mahlzeit gesondert abrechnen zu müssen. Ganz einfach.

Zwei entscheidende Vorteile von Tagespauschalen:

1. Sie erleichtern Ihrem Unternehmen das Leben.

Es besteht keine Notwendigkeit mehr, den Überblick über alle Verpflegungskosten Ihrer Mitarbeitenden zu behalten oder jede einzelne Ausgabe steuerlich anzugeben.

2. Sie erleichtern Ihren Mitarbeitenden das Leben.

Für Mitarbeitende entfällt der bürokratische Aufwand im Zusammenhang mit Belegen und Abrechnungen im Anschluss an die Reise.

Unsere Funktion für Tagespauschalen ermöglicht Mitarbeitenden, Anträge statt manuell ganz einfach per Klick einzureichen. Gleichzeitig kann das Verwaltungspersonal transparent nachverfolgen, wofür das Geld ausgegeben wird.

Reibungslosere Reisekostenabrechnung mit Payhawk

Der Prozess ist denkbar unkompliziert: Das Finanzteam legt Tagespauschalen in gewünschter Höhe fest und Mitarbeitende erstellen eine entsprechende Ausgabe, indem sie ein paar Angaben zur Reise wie Ziel(e), Datum und Zeit machen. Auch kostenlose Mahlzeiten während der Reise müssen vermerkt werden (diese führen zu Abzügen bei der Tagespauschale). Anschließend berechnet Payhawk den genauen Erstattungsbetrag (pro Tag).

Nach erfolgter Genehmigung durch Vorgesetzte – je nach benutzerdefiniertem Genehmigungsworkflow – wird das Geld direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters eingezahlt.

Was zeichnet die Lösung von Payhawk aus?

1. Sie vereinfacht den Prozess für Mitarbeitende und Buchhaltungsteams

Nehmen wir das folgende Beispiel: Ihre Mitarbeiterin Maisie reist in eine andere Stadt und reicht über die App oder das Portal eine Anfrage für Tagegeld ein. Damit ist ihre Aufgabe praktisch erfüllt. Während des Aufenthalts muss Maisie weder Belege für Mahlzeiten aufbewahren noch zusätzliche von der Pauschale abgedeckte Ausgaben erfassen. Sobald ihr Vorgesetzter die beantragte Tagespauschale genehmigt hat, erhält sie den Betrag auf ihr privates Bankkonto – völlig unkompliziert.

Für viele Unternehmen ist die Rückerstattung von Ausgaben noch mit jeder Menge Aufwand verbunden: Es fehlt ihnen an geeigneten Prozessen, um Mitarbeitenden das Einreichen von Ausgaben und der Buchhaltung ihre schnelle Genehmigung zu erleichtern. Mit unserem automatisierten System gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Ihr Buchhaltungsteam muss Reisekostenerstattungen nicht mehr manuell bearbeiten, da hinter den Kulissen dank Payhawk alles automatisch abläuft.

2. Schnellere Genehmigung durch Vorgesetzte

Dank unseren automatisierten, anpassbaren Genehmigungsworkflows müssen Sie nicht mehr jede Anfrage einzeln prüfen. Wenn Mitarbeitende Anfragen innerhalb eines bestimmten Limits einreichen, genehmigt Payhawk diese Ausgabe automatisch.

Die neue Funktion für Tagespauschalen gibt Ihnen alle Tools an die Hand, die Sie für die Verwaltung von Reisebudgets für Mitarbeitende benötigen. Sie können die Tagessätze unter Berücksichtigung Ihrer Ausgabenrichtlinien anpassen und Genehmigungsworkflows einrichten, die Ihrer Unternehmensstruktur entsprechen. Führungskräfte erhalten Einsicht in alle Kosten und ausführliche Analysen zum Ausgabeverhalten der Mitarbeitenden, sodass künftige Reisebudgets besser geplant oder nötige Anpassungen vorgenommen werden können.

3. Transparente und papierlose Finanzprozesse

Über die benutzerfreundliche Oberfläche von Payhawk können Mitarbeitende ihre Belege einreichen und bestätigen, dass ihnen das Geld erstattet wurde. Auf diese Weise entfällt der Umgang mit Papierbelegen und die manuelle Abwicklung von Rückerstattungen. Wir haben außerdem dafür gesorgt, dass Erstattungsanfragen von Mitarbeitenden und Finanzteams so einfach und transparent wie möglich gestellt beziehungsweise bearbeitet werden können. Mitarbeitende müssen keine Formulare ausfüllen oder um Unterstützung bitten. Sie können ihren Antrag ganz unkompliziert über die Plattform oder die App einreichen und den Fortschritt in Echtzeit nachverfolgen.

Führungskräfte und Finanzteams erhalten ebenfalls Echtzeit-Einblick in Anträge, sehen, wer sie eingereicht hat, und können sie, falls nötig, sofort genehmigen oder ablehnen. Sie behalten außerdem jederzeit den Überblick darüber, wer wann welche Reisen unternommen hat, und können so nachvollziehen, in welchen Fällen eine Erstattung von Ausgaben nötig ist (etwa wenn mehrere Treffen mit Kunden außerhalb der regulären Arbeitszeit stattgefunden haben).

Das Wichtigste im Überblick

Die Abwicklung dienstlicher Reisekosten muss keine komplizierte Angelegenheit sein.

Wenn während einer Dienstreise Ausgaben anfielen, war es bisher in der Regel üblich, Kostenanträge manuell einzureichen und auf deren Genehmigung zu warten, um die Aufwendungen erstattet zu bekommen. Mit der Funktion für Tagespauschalen von Payhawk lässt sich dieser zeitaufwendige Vorgang optimieren – durch Automatisierung des Erstattungsprozesses und einfache Nachverfolgung von Reisekosten.

Zusammengefasst sind Tagespauschalen eine großartige Möglichkeit, Reisekosten im Blick zu behalten, und bieten daneben auch wertvolle Vorteile in Bezug auf Steuern und Kostenkontrolle.

Unsere Kunden nutzen Payhawk, um alle Arten von Reisen aus finanzieller Sicht zu verwalten, von Dienstreisen über Firmenveranstaltungen bis hin zu Branchenkonferenzen. Mit Payhawk wird die Reisekostenverwaltung in Ihrem Unternehmen zum Kinderspiel, sodass Sie sich auf geschäftsfördernde Aufgaben konzentrieren können.

Die nächste Dienstreise steht an? Finden Sie heraus, wie Sie mit Payhawk all Ihre Reisekosten an einem Ort verwalten können – von Tages- und Kilometerpauschalen bis hin zur Reisekostenerstattung. Jetzt Demo buchen.