Indemnités journalières : Résoudre les problèmes de gestion des frais de déplacement

La fonction d'indemnités journalières de la solution de gestion des dépenses Payhawk résout de manière simple un problème de remboursement en apparence complexe. Comment ? En calculant l'indemnité journalière et en automatisant le processus de remboursement.

Soulager le casse-tête de la gestion des frais de déplacement

De nombreuses entreprises trouvent la gestion des frais de déplacement compliquée, mais ce n'est pas une fatalité. Avec les bons logiciels et systèmes de gestion en place, les entreprises peuvent s'assurer que leurs employés ont accès aux fonds dont ils ont besoin pour régler les frais de leurs déplacements professionnels, tout en respectant la politique des dépenses et en gardant le contrôle sur les coûts.

Voici quelques-uns des principaux avantages d'une gestion efficace des frais de déplacement :

Réduction des coûts

En réduisant les dépenses inutiles, les entreprises peuvent économiser de l'argent sur leurs frais de déplacement, surtout si beaucoup de leurs employés voyagent fréquemment. L'utilisation d'un logiciel de gestion des indemnités journalières (avec des flux d'approbation intégrés) peut éviter toute erreur et permettre de réaliser des économies importantes au fil du temps.

Remboursements précis des frais de déplacements

Les notes de frais de déplacement sont souvent remplies de manière incorrecte et peuvent prendre beaucoup de temps. Les inexactitudes et une mauvaise expérience utilisateur peuvent entraîner des coûts plus élevés pour les entreprises, car elles doivent passer du temps supplémentaire à examiner les rapports et à apporter des corrections avant de pouvoir procéder au remboursement. Lorsque les employés savent qu'ils sont remboursés avec précision et en temps voulu (grâce à une automatisation rapide), ils sont plus confiants et dépensent ce dont ils ont besoin, et sont moins stressés par les longues procédures post-voyage. Cette amélioration de l'expérience utilisateur des employés peut se traduire par une augmentation de la productivité et de la fidélité à long terme.

Le problème des frais de déplacement traditionnels

Le principal problème concernant les politiques traditionnelles en matière de frais de déplacement est qu'elles sont très rigides, parfois dépassées et souvent mal intégrées aux autres outils nécessaires.

Malheureusement, dans de nombreuses entreprises, les voyageurs d'affaires doivent encore saisir manuellement des informations dans des systèmes distincts avant de réserver des vols, des hôtels et d'autres dépenses. Dans la pratique, la saisie manuelle prend beaucoup de temps et est sujette à l'erreur humaine. Et lorsque les employés doivent soumettre les reçus pour remboursement par papier, par e-mail ou par fax, cela crée des retards significatifs sur les paiements.

En outre, les équipes financières doivent examiner chaque demande de remboursement et la renvoyer aux employés lorsque les informations sont incorrectes ou manquantes. Les équipes financières ont également du mal à suivre les demandes car elles sont réparties sur plusieurs systèmes, tels que des boîtes mails, des feuilles de calcul et des calendriers (au lieu d'une seule plateforme avec toutes les informations sur la même interface).

Chez Payhawk, nous avons introduit notre fonctionnalité d'indemnités journalières pour résoudre le problème des frais de déplacement déconnectés.

Qu’est-ce qu’une indemnité journalière exactement ?

Dans le monde des affaires, une indemnité journalière fait référence au processus de remboursement des dépenses quotidiennes des employés en déplacement professionnels.

L’attribution d’indemnités journalières peut éliminer le besoin de fastidieuses notes de frais en introduisant un taux journalier standard désigné sans avoir à se référer aux dépenses réelles.

La somme d'argent qu'un employé reçoit en tant qu'indemnité journalière varie en fonction de son lieu de résidence et du nombre de jours qu'il passe loin de chez lui. L'allocation incluse dans une indemnité journalière varie d'une entreprise à l'autre et également d'un pays à l'autre. Dans des pays comme la France, une indemnité journalière typique est calculée et varie selon l’endroit où le déplacement est effectué (étranger, outre-mer, métropole).

Quelles dépenses peuvent être remboursées par des indemnités journalières ?

Les indemnités journalières peuvent inclure tous les coûts associés à un voyage, comme les repas, ainsi que les frais accessoires d'hébergement comme le service de blanchisserie ou le nettoyage à sec.

Pourquoi utiliser les indemnités journalières ? Tout d'abord, c'est un excellent moyen d'améliorer la conformité et de réduire les tâches administratives liées à la politique de gestion des frais de déplacement de votre entreprise. De plus, vous pouvez facilement suivre les dépenses déductibles des impôts afin de récupérer la TVA.

Dans de nombreux cas, une politique d'indemnités journalières peut être une excellente alternative au paiement des employés pour toutes les dépenses liées aux voyages d'affaires. Si un employé voyage et a besoin de manger, par exemple, il devrait recevoir une indemnité journalière au lieu de réclamer des frais pour chaque repas.

Deux grands avantages de l'indemnité journalière :

1. C'est plus facile pour votre entreprise

Vous n'avez pas besoin de comptabiliser les frais de repas des employés ni de vous soucier de la déclaration fiscale de chaque dépense.

2. C'est plus facile pour vos employés

Ils n'ont pas à s'occuper des reçus et de la paperasse comptable à leur retour de voyage.

Notre fonction d'indemnités journalières permet aux employés de soumettre des demandes en un clic (plus de soumissions manuelles), tout en fournissant aux administrateurs des informations sur la façon dont l'argent est dépensé.

Résoudre les problèmes de gestion des frais de déplacement avec Payhawk

Le processus est simple : l'équipe financière peut définir des taux d'indemnité journalière personnalisés, puis les employés peuvent créer une dépense d'indemnité journalière en saisissant quelques informations du voyage tels que la ou les destinations, la date et l'heure. L'employé doit également identifier tout repas gratuit qu'il a pris pendant le voyage (si les repas étaient gratuits, des déductions seront appliquées pour les indemnités journalières). Ensuite, Payhawk calculera le montant exact qu'il doit être remboursé.

Une fois approuvé par le responsable, en suivant le processus d'approbation défini par l’entreprise, l'argent est déposé directement sur le compte bancaire de l'employé.

Alors, comment Payhawk peut vous aider ?

1. C'est facile pour les employés et l'équipe de comptabilité financière

Par exemple, si votre employée, Clothilde, visite une nouvelle ville et soumet une demande d'indemnité journalière via l'application ou le portail, sa contribution au processus est essentiellement terminée. Pendant le voyage, Clothilde n'a pas à rassembler tous ses reçus de repas ni même à collecter les dépenses supplémentaires incluses dans l'indemnité journalière. Une fois que le responsable a approuvé la demande d'indemnités journalières, les employés reçoivent les fonds sur leur compte bancaire personnel, sans problème.

De nombreuses entreprises ont des difficultés avec leur processus actuel de remboursement des frais parce qu'elles ne disposent pas d'un moyen facile pour les employés de soumettre les dépenses ou parce que le personnel comptable ne peut pas les approuver assez rapidement. Notre système automatisé élimine ce problème. Votre équipe comptable n'a pas à gérer manuellement les remboursements de frais de voyage puisque tout est automatisé en coulisse avec Payhawk.

2. Approbations rapides des responsables

Grâce à nos flux d'approbation automatisés et personnalisables, vous n'avez plus besoin d'approuver chaque demande individuellement. Lorsqu'un employé soumet une demande inférieure à une certaine limite, Payhawk approuve automatiquement la dépense.

La nouvelle fonctionnalité d'indemnités journalières vous donne tous les outils nécessaires pour gérer vos indemnités journalières. Vous pouvez personnaliser les taux d'indemnités journalières en fonction de votre politique de dépenses et vous pouvez également mettre en place des flux d'approbation alignés sur la structure de votre entreprise. Les responsables peuvent également visualiser les dépenses et obtenir une analyse approfondie des habitudes de dépenses des employés, afin de mieux planifier les futurs budgets de voyage ou de procéder aux ajustements nécessaires.

3. Des processus financiers transparents et qui ne nécessitent pas de papiers

L'interface pratique de Payhawk permet aux employés de soumettre leurs reçus et de confirmer qu'ils ont été remboursés, ce qui signifie que votre entreprise n'a plus à gérer les reçus papier et les remboursements manuels. Nous avons également veillé à ce que le processus de demande de remboursement soit simple et transparent, tant pour les employés que pour les équipes financières. Les employés n'ont pas besoin de remplir de formulaires ni de demander de l'aide à qui que ce soit. Ils peuvent simplement soumettre leur demande en utilisant la plateforme ou l'application, puis suivre son évolution en temps réel.

Les responsables et les équipes financières pourront également suivre les demandes en temps réel, voir qui les a soumises et les approuver ou les rejeter immédiatement si nécessaire. Ils pourront également déterminer exactement qui voyageait et à quelle heure, afin de bien comprendre s'ils doivent ou non recevoir le remboursement de leurs frais (par exemple, s'ils se sont rendus à plusieurs réunions de clients qui se sont prolongées en dehors des heures de bureau).

Points clés à retenir

Le paiement des déplacements professionnels ne doit pas être complexe.

Traditionnellement, les déplacements professionnels impliquaient de soumettre manuellement des demandes et d'attendre les approbations pour recevoir un remboursement. La fonction d'indemnités journalières de Payhawk résout ce problème de perte de temps en automatisant le processus de remboursement et en assurant le suivi des frais de déplacement de manière simple.

Globalement, les indemnités journalières sont un excellent moyen de suivre vos frais de déplacement. Ils sont également utiles à des fins fiscales et de contrôle des coûts.

Nos clients utilisent Payhawk pour gérer tous les types de voyages : voyages d'affaires, événements d'entreprise, conférences industrielles, etc. Payhawk élimine les tracas de la gestion des frais de voyage de votre entreprise afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Vous voyagez pour le travail ? Découvrez comment Payhawk peut vous aider à gérer vos frais de déplacement en un seul endroit, des indemnités journalières au suivi du kilométrage et des remboursements de frais de déplacement. Réservez une démo aujourd'hui.