El clásico problema de los gastos de viaje
Uno de los principales problemas de las políticas tradicionales de gastos de viaje es que son muy rígidas, a veces están desactualizadas y a menudo no están correctamente integradas con otras herramientas necesarias para gestionar los reembolsos.
Por desgracia, hay muchas empresas en las que los viajeros de negocios todavía tienen que introducir la información de sus viajes manualmente y en diversos sistemas que funcionan de forma separada, para poder reservar vuelos, hoteles y realizar otros gastos necesarios. En la práctica, la introducción manual de datos lleva mucho tiempo y es propensa a errores. Además, cuando los empleados tienen que presentar los recibos en papel, por correo electrónico o por fax, se suelen producir retrasos en los pagos.
Los equipos financieros, por su parte, tienen que revisar cada solicitud de gasto y devolverla a los empleados cuando falta información o esta resulta incorrecta. A los departamentos financieros también les resulta difícil hacer un seguimiento de las solicitudes, ya que están repartidas en varios sistemas, como buzones de correo electrónico, hojas de cálculo y calendarios, en lugar de una plataforma única para toda la información.
En Payhawk desarrollamos la funcionalidad de dietas para resolver todos estos problemas en la gestión de los gastos de viaje.
¿Qué son exactamente las dietas?
Per diem es un término latino que significa "por día". En el ámbito empresarial se refiere a las dietas, al proceso de reembolso de los gastos diarios de los empleados que viajan por negocios.
Las dietas eliminan la necesidad de realizar los tediosos informes de gastos al establecer una tarifa diaria estándar, sin tener que referirse o especificar el gasto real.
La cantidad de dinero que recibe un empleado por concepto de dietas varía en función de su lugar de residencia y del número de días que va a estar fuera de casa. La asignación incluida en las dietas también varía de una empresa a otra, así como de un país a otro.
En España, por ejemplo, lo que percibe un empleado depende del convenio colectivo del sector, así como de la política laboral de la empresa. Aunque la normativa no especifica exactamente los importes, la Agencia Tributaría sí establece ciertos límites para que estos gastos no sean objeto de tributación. Por encima de esos límites, los gastos por concepto de dietas deben ser declarados y aplicarse el gravamen correspondiente.
¿Qué gastos pueden reembolsarse bajo el concepto de dietas?
Las dietas pueden incluir todos los gastos razonables asociados a un viaje, como las comidas, además de los gastos imprevistos de alojamiento, como el servicio de lavandería.
¿Por qué utilizar las dietas? Para empezar, son una forma estupenda de promover el cumplimiento de la normativa y de reducir los trámites administrativos relacionados con la política de gastos de viaje de la empresa. Además, permite hacer un seguimiento de los gastos deducibles para luego reclamar el IVA.
Por lo general, establecer una política de dietas puede ser la mejor alternativa a tener que pagar a los empleados cada uno de sus gastos de viajes de negocios. Si un empleado viaja y necesita comer, por ejemplo, debería recibir una dieta en lugar de tener que solicitar reembolsos por cada una de sus comidas. Resulta mucho más sencillo y eficiente.
Dos grandes beneficios de las dietas:
1. Es más eficiente para las empresas
La empresa no tiene que llevar la cuenta de los gastos de comida de los empleados ni pasar por el engorro de la declaración de impuestos de cada gasto.
2. Es más fácil para los empleados
Los empleados en viajes de negocios no tienen que preocuparse de recopilar recibos, ni de realizar el papeleo cuando vuelvan de viaje.
Nuestra funcionalidad de dietas permite a los empleados enviar sus gastos de viaje con un solo clic, acabando con los engorrosos procesos manuales. Al mismo tiempo, la plataforma le da una completa visibilidad del gasto a los administradores.
Resuelve los problemas de gestión de los gastos de viaje con Payhawk
El proceso es sencillo: en la plataforma, el equipo de Finanzas establece fácilmente dietas diarias personalizadas y agrega los importes de las deducciones. A continuación, los empleados pueden introducir su gasto por concepto de dietas, incluyendo algunos detalles del viaje, como el destino, la fecha y la hora. Los empleados también tienen que declarar cualquier comida gratuita que hayan tenido durante el viaje (ya que se aplican las deducciones correspondientes). Entonces, Payhawk calcula el importe exacto por concepto de dietas que se debe reembolsar.
Una vez aprobado por el gerente -siguiendo el flujo de aprobación que la empresa establezca- el dinero se depositará directamente en la cuenta bancaria del empleado.
¿Cómo facilita Payhawk la gestión de los gastos de viaje?
1. Es más fácil para los empleados y para el equipo financiero
Pongamos el ejemplo de un empleado. Cristina visita una nueva ciudad y presenta su solicitud de dietas a través del portal o la aplicación de Payhawk. Con esto, ya su parte del proceso estará completa. Durante su viaje, Cristina ya no tendrá que reunir cada uno de los recibos de sus comidas o de cualquier otro gasto incluido en las dietas. Una vez que el manager apruebe la solicitud, Cristina recibirá los fondos en su cuenta bancaria personal, sin inconvenientes ni retrasos.
Muchas empresas tienen problemas con su actual proceso de reembolsos porque no disponen de una forma sencilla para que los empleados presenten los gastos, o para que el personal de contabilidad los apruebe con suficiente rapidez. Nuestro sistema automatizado elimina este problema de raíz. El equipo de contabilidad ya no tendrá que gestionar manualmente los reembolsos de viajes, ya que todo está automatizado con Payhawk.
2. Aprobaciones más rápidas por parte de los gerentes y responsables
Con nuestros flujos de aprobación automatizados y personalizables, ya no es necesario aprobar cada solicitud individualmente. Cuando un empleado presenta una solicitud por debajo de un determinado límite, Payhawk permite aprobarlo automáticamente.
La nueva funcionalidad de dietas dispone de todas las herramientas necesarias para gestionar estos gastos. A través de la plataforma se pueden personalizar las tarifas de viáticos de acuerdo con la política de gastos de la empresa. También pueden establecerse los flujos de aprobación, según la estructura y requerimientos de la organización. Además, los administradores pueden ver cada gasto y obtener un análisis detallado de los hábitos de gasto de los empleados, para que puedan planificar mejor los futuros presupuestos de viajes o realizar los ajustes necesarios.
3. Procesos financieros transparentes y sin papel
La cómoda interfaz de Payhawk permite a los empleados enviar sus recibos y confirmar que han recibido sus reembolsos. Esto significa que la empresa ya no tiene que ocuparse de procesar recibos en papel, ni de realizar los reembolsos manualmente. También nos hemos asegurado de que el proceso de solicitud de reembolso sea fácil y transparente, tanto para los empleados como para los equipos financieros. Los empleados no necesitan rellenar ningún formulario ni pedir ayuda a nadie. Sólo tienen que enviar su solicitud a través de la plataforma o la aplicación y seguir su progreso en tiempo real.
Los gerentes y equipos financieros también pueden hacer seguimiento de las solicitudes en tiempo real, ver quién las ha presentado y aprobarlas o rechazarlas de inmediato, si es necesario. También es posible identificar exactamente quién viajó y a qué hora, para entender fácilmente si debe recibir o no el reembolso de sus gastos (por ejemplo, si acudió a varias reuniones con clientes que se prolongaron fuera del horario de oficina).
Puntos clave a tener en cuenta
Pagar los gastos de viajes de trabajo no tiene por qué ser complicado.
Antes los viajes de negocios requerían presentar manualmente los gastos y esperar las aprobaciones para recibir el reembolso. La funcionalidad de dietas de Payhawk automatiza, simplifica y agiliza todo el proceso, ahorrando tiempo y optimizando el seguimiento y la gestión de los gastos de viaje.
En general, los viáticos son una excelente manera de llevar un registro de los gastos de viaje. También son útiles a efectos fiscales y de control de costes.
Nuestros clientes utilizan Payhawk para gestionar todo tipo de viajes: eventos corporativos, viajes de negocios, conferencias de la industria y más. Payhawk elimina todas las molestias de la gestión de gastos de viaje, para que los equipos financieros y los empleados puedan centrarse en el crecimiento de la empresa.
¿Viajas por trabajo? Solicita una demo y descubre cómo Payhawk puede ayudarte a gestionar todos los gastos de viaje con una única solución: dietas, kilometraje, alojamiento, reembolsos y más.
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