Frais kilométriques : gérer facilement les dépenses grâce aux barèmes multiples

Que vous soyez DAF, RAF ou un salarié qui voyage régulièrement pour le travail, vous savez à quel point la gestion des frais de déplacements peut virer au casse-tête. Vous vous devez d’être réactif, d’anticiper les dépenses, de pouvoir ajuster vos frais en cas d’imprévu, et surtout, éviter de perdre trop de temps à démêler les notes de frais.

Frais kilométriques : de quoi parle-t-on ?

On entend par « frais kilométriques » un montant monétaire par kilomètre que les entreprises peuvent déduire ou rembourser lorsque les membres de leur personnel effectuent des déplacements professionnels. Bon nombre d’entreprises remboursent les frais kilométriques de leurs employés pour tout déplacement professionnel effectué avec leur véhicule personnel.

Comment calculer les frais kilométriques ?

Pour calculer les frais kilométriques, vous devez connaître le nombre total de kilomètres parcourus dans un cadre professionnel et le barème applicable. Multipliez ensuite la première valeur par la deuxième afin d’obtenir le montant du remboursement. Ainsi, si le barème est de 0,50 centime par kilomètre et que vous avez parcouru 100 kilomètres dans le cadre de votre emploi, vous obtiendrez un remboursement de 50 € (100 × 0,50).

Les défis liés à la gestion des frais de déplacement

Les processus conventionnels de gestion des frais kilométriques présentent des inconvénients majeurs. Absence de reçus, manque de visibilité… sans une technologie adaptée, la gestion des dépenses peut générer de nombreux défis, parmi lesquels :

Des calculs manuels et des données inexactes :
Calculer des frais kilométriques peut s’avérer chronophage et entraîner des erreurs humaines. Les entreprises qui en souffrent pourront tirer parti d’une technologie qui automatise ce processus, afin de permettre à leurs salariés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

L’absence de reçus :
En l’absence de reçus, les dossiers sont incomplets et il devient alors difficile, voire impossible, d’obtenir des déductions ou des remboursements.

Un manque de visibilité :
Si l’équipe Finance ne dispose pas de visibilité sur les déplacements professionnels des salariés, il lui est impossible de suivre les dépenses en temps réel, d’anticiper la planification budgétaire ou de pouvoir être réactive en cas de demande de fonds.

Un contrôle limité :
Sans solution adaptée, il n’est pas facile d’appliquer les politiques d’entreprises et de prévenir la fraude ou les abus.

La gestion des déplacements professionnels présente de nombreux enjeux, qui peuvent, s’ils sont mal anticipés, conduire à une baisse des performances, une augmentation des coûts et des problèmes de mise en conformité. Dans ce contexte, le recours à une solution de gestion des dépenses innovante pour suivre et régler les frais kilométriques peut aider les entreprises à relever ces défis et à rationaliser leurs processus en place.

La solution : les barèmes multiples

La fonctionnalité de frais kilométriques conçue par Payhawk permet aux équipes Finance de définir différents barèmes en fonction du pays dans lequel se trouvent leurs activités, y compris des plafonds de distance, conformément aux lois nationales. Cette fonctionnalité est davantage adaptée aux pays suivants, où les administrations définissent différents barèmes : l’Allemagne, l’Autriche, les États-Unis, la France, l’Irlande, l’Italie, la Pologne, la République tchèque, le Royaume-Uni et la Suisse.

Les salariés peuvent ainsi sélectionner le barème applicable à leur déplacement et les plafonds de distance. Les frais sont ensuite automatiquement calculés, sur la plateforme. De cette façon, il est plus facile d’obtenir des frais kilométriques précis en fonction des différentes réglementations nationales.

Laissez vos salariés gérer

L’application Payhawk simplifie plus que jamais le suivi kilométrique :

1. Les administrateurs peuvent définir un barème kilométrique (ou plusieurs, comme présenté ci-dessous) et établir un processus respectant la politique de gestion des dépenses de l’entreprise.
2. Les salariés saisissent les détails de leurs déplacements (le point de départ et la destination) dans l’application, et le montant des frais est calculé automatiquement.
3. La distance est déterminée avec Google Maps, à l’aide des points de départ et d’arrivée. (Si le déplacement du salarié diffère grandement de la distance suggérée par Google Maps, il pourra être modifié manuellement). Il est également possible d’ajouter des arrêts pour les itinéraires plus complexes.
4. Après vérification, les responsables d’équipe peuvent rembourser les frais en un clic.

Payhawk propose des barèmes multiples…

Les équipes financières qui utilisent Payhawk peuvent désormais définir différents barèmes kilométriques, ainsi que des plafonds de distance. Les salariés peuvent sélectionner les barèmes qui s’appliquent à leur déplacement et automatiquement appliquer des plafonds aux calculs, le cas échéant.

Grâce à notre nouvelle fonctionnalité de barèmes multiples, ne craignez plus de vous perdre parmi les réglementations et politiques en place. On vous explique :

Des barèmes kilométriques 100 % personnalisables
Vous pouvez désormais personnaliser vos barèmes kilométriques de A à Z en définissant différents taux en fonction de votre classification (type de véhicule, motif du déplacement, etc.) et assurer le respect des exigences réglementaires. Il vous sera alors plus facile de gérer et suivre les dépenses selon les types de déplacements.

Des plafonds de distance pour les allers simples
Vous pouvez également appliquer des plafonds de distance pour les allers simples en définissant différents barèmes en fonction des distances parcourues.

Des plafonds de distance annuelle cumulés
Cette fonctionnalité vous permet d’appliquer des plafonds de distance annuelle cumulés en définissant plusieurs barèmes reposant sur la distance totale parcourue par un salarié sur une année. C’est-à-dire que vous pouvez définir un barème A pour un salarié ayant parcouru une certaine distance et un barème B pour un salarié qui aurait effectué moins de déplacements.

… pour un plus grand contrôle des frais de déplacements

Cette fonctionnalité place les entreprises aux commandes d’une gestion plus efficace des frais kilométriques. Grâce aux barèmes entièrement personnalisables, dont les plafonds de distance pour les allers simples ainsi que les plafonds de distance annuelle cumulés, il n’a jamais été aussi facile de gérer et suivre les différents types de frais kilométriques.

Notre nouvelle fonctionnalité de barèmes multiples facilite la gestion des frais de déplacements professionnels en permettant aux entreprises de définir différents barèmes et de calculer le kilométrage dans le respect des réglementations nationales, pour une conformité assurée. Le plus qui fait toute la différence ? Les salariés sont en mesure de calculer eux-mêmes leurs frais kilométriques, permettant aux responsables financiers de ne plus avoir à consulter chaque nouvelle note de frais. Tous ces avantages viennent ainsi simplifier plus que jamais la gestion des déplacements professionnels.

Conduisez votre équipe financière sur la voie de la réussite grâce à une gestion simplifiée des frais de déplacements professionnels. Programmez une démo pour en savoir plus.