Kilometerpauschale leicht gemacht: Payhawk integriert neue Modelle für die Verwaltung von Kilometerpauschalen

Im heutigen mobilen Arbeitsumfeld müssen Unternehmen in der Lage sein, Reisekosten wie Kilometergeld, Flüge und vieles mehr schnell und ortsunabhängig zu verwalten.

Das Reisekostenmanagement umfasst insbesondere die Erfassung und Erstattung von Kilometerkosten für Geschäftsreisen. Somit sind genaue Daten für Steuerzwecke unerlässlich und können anhand von Automatisierungen optimiert werden.

Was sind Kilometerpauschalen?

Der Begriff "Kilometerpauschale" bezieht sich auf einen bestimmten Geldbetrag pro Kilometer, den Unternehmen absetzen oder erstatten können, wenn einer ihrer Mitarbeiter dienstlich unterwegs ist. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern einen Pauschalbetrag für dienstlich gefahrene Kilometer an, die in der Regel mit Privatfahrzeugen zurückgelegt werden.

Wie berechnet man die Kilometerpauschale?

Zur Berechnung der Kilometerpauschale müssen Sie die Gesamtzahl der geschäftlich zurückgelegten Kilometer und den geltenden Kilometersatz kennen. Multiplizieren Sie einfach die Gesamtzahl der gefahrenen Kilometer mit dem Kilometersatz, um den gesamten Erstattungsbetrag zu berechnen. Wenn der Kilometersatz beispielsweise 0,50 € pro Meile beträgt und Sie 100 Meilen für geschäftliche Zwecke zurückgelegt haben, beträgt Ihr Erstattungsbetrag 50,00 € (100 x 0,50 €).

Die größten Nachteile der traditionellen Reisekostenverwaltung

Herkömmliche Methoden der Reisekostenverwaltung haben große Nachteile. Von verloren gegangenen Belegen bis hin zu mangelnder Transparenz kann eine ineffiziente Verwaltung Ihrer Spesen das komplette Spend Management ausbremsen und die folgenden Probleme verursachen:

Manuelle Berechnungen und fehlerhafte Daten:
Die Berechnung des Kilometerstandes kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Unternehmen, die dies tun, profitieren von Technologien, die diesen Prozess automatisieren, damit sich ihre Mitarbeiter stattdessen auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren können.

Verlorene Belege:
Verlorene Belege können zu unvollständigen Aufzeichnungen führen, was die Geltendmachung von Abzügen oder Erstattungen erschwert oder unmöglich macht.

Mangelnde Transparenz:
Bei der herkömmlichen Reisekostenabrechnung kann es an Transparenz mangeln, sodass es für Unternehmen schwierig ist, die Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Begrenzte Kontrolle:
Herkömmliches Reisekostenmanagement bietet unter Umständen nur wenig Kontrolle über die Ausgaben, sodass es für Unternehmen fast unmöglich ist, Richtlinien durchzusetzen und Betrug oder Missbrauch zu verhindern.

Diese Nachteile können zu Ineffizienzen, höheren Kosten und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften für Unternehmen führen. Durch den Einsatz moderner Ausgabenmanagement-Software zur Verfolgung und Abrechnung von Reisekosten können Unternehmen diese Herausforderungen überwinden und ihre Reisekostenmanagement-Prozesse rationalisieren.

Einführung unterschiedlicher Tarife für Geschäftsreisen

Bei Payhawk bedeutet unsere Meilenfunktion, dass Administratoren je nach Land, in dem das Unternehmen tätig ist, unterschiedliche Kilometertarife festlegen können. Dies gilt auch für Entfernungsgrenzwerte.

Diese Funktion ist vor allem in Ländern von Bedeutung, in denen die Vorschriften mehrere Gebührensätze für Fahrten vorsehen, z. B. in Österreich, der Tschechischen Republik, Frankreich, Deutschland, Irland, Italien, dem Vereinigten Königreich, Polen, der Schweiz und den USA.

Mit dieser Funktion können die Mitarbeiter auswählen, welcher Tarif für ihre Reise gilt und welche Entfernungsgrenzen sie einhalten müssen. Diese Sätze werden dann automatisch in der Software zur Verfolgung und Berechnung des Kilometerstandes eingesetzt. Dies ermöglicht eine genauere und effizientere Berechnung der Kilometergelder für Mitarbeiter in verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Vorschriften für Kilometertarife.

Fahrtenbuchführung für Mitarbeiter

Mit unserer App von Payhawk ist die Erfassung des Kilometerstandes von Mitarbeitern einfacher denn je. Und so funktioniert es:

1. Administratoren können den Kilometersatz (oder mehrere Sätze wie nachstehend beschrieben) festlegen und einen Workflow einrichten, der mit der Ausgabenpolitik des Unternehmens übereinstimmt.
2. Die Mitarbeiter geben ihre Reisedaten (Start- und Zielort) in die App ein, und wir berechnen die Spesen automatisch.
3. Die Entfernung der Reise wird automatisch mit Google Maps auf der Grundlage des Start- und Zielortes ermittelt. (Weicht die Länge der Fahrt deutlich vom Google-Maps-Vorschlag ab, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, sie manuell anzupassen). Bei komplexeren Routen können sie außerdem Zwischenstopps einplanen.
4. Nach der Überprüfung können die Teamleiter die Ausgaben mit nur einem Klick erstatten.

Mehrere Pauschalen in Payhawk einrichten

Für Kunden, die Payhawk nutzen, können Administratoren jetzt mehrere Pauschalen für Kilometergeld festlegen, einschließlich Entfernungsgrenzen. Die Mitarbeiter können auswählen, welcher Tarif für ihre Reise gilt, und gegebenenfalls automatisch Grenzwerte für die Berechnung des Kilometerstands anwenden.

Die Verwaltung von Kilometergeld kann für viele Unternehmen eine enorme Herausforderung darstellen. Mit unserer neuen Funktion für die Verwaltung von Meilenkosten, die sich auf mehrere Pauschalen stützt, ist die Anwendung von Regeln zur Bestimmung der Kilometerrückerstattung jetzt noch einfacher geworden. Hier sind einige der Vorteile dieser neuen Funktion:

Vollständig anpassbare Kilometertarife
Mit dieser neuen Funktion können Sie jetzt Ihre Kilometersätze vollständig anpassen, indem Sie verschiedene Sätze auf der Grundlage Ihrer bevorzugten Klassifizierung festlegen. So können Sie z. B. Tarife auf der Grundlage des Fahrzeugtyps, des Reisezwecks oder jeder anderen Klassifizierung festlegen, die es Ihnen ermöglicht, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Dies erleichtert die Verwaltung und Verfolgung der Ausgaben für verschiedene Arten von Reisen.

Schwellenwerte für Einzelfahrten
Ein weiterer Vorteil der neuen Mehrfachtarife für die Verwaltung von Kilometerkosten ist die Möglichkeit, Schwellenwerte für die Entfernung einer einzelnen Fahrt festzulegen. Das bedeutet, dass Sie unterschiedliche Tarife auf der Grundlage der für eine einzelne Reise zurückgelegten Entfernung festlegen können.

Kumulierte jährliche Entfernungsgrenzwerte
Zusätzlich zu den Schwellenwerten für Einzelfahrten können Sie auch Schwellenwerte für kumulierte jährliche Entfernungen festlegen. Das bedeutet, dass Sie unterschiedliche Tarife auf der Grundlage der Gesamtentfernung festlegen können, die ein Mitarbeiter in einem Jahr zurücklegt. So können Sie beispielsweise einen bestimmten Satz für Mitarbeiter festlegen, die mehr als eine bestimmte Strecke im Jahr zurücklegen, und einen anderen Satz für Mitarbeiter, die weniger zurücklegen.

Die Extrameile gehen

Dank vollständig anpassbaren Tarifen und Pauschalen, einschließlich Entfernungsschwellen für einzelne und kumulierte Fahrten, ist es jetzt einfacher denn je Fahrtkosten zu verwalten. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, da Sie jetzt die Kilometerleistung effizient nach den Regeln Ihres Landes berechnen können. Und mit der vollständig anpassbaren Tariffunktion können Ihre Mitarbeiter dies individuell erledigen, was bedeutet, dass Ihre Finanzmanager nicht mehr jede neue Ausgabe einzeln bearbeiten müssen. Letztendlich ist die Verwaltung Ihrer Fahrtkosten einfacher denn je zuvor und ermöglicht es Ihnen, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Buchen Sie noch heute eine Demo und erfahren Sie mehr.