Gagnez du temps grâce au blocage des cartes d’entreprise

La gestion des dépenses des employés peut se révéler une tâche interminable pour le pôle financier. En effet, entre les reçus à récupérer et les informations manquantes à retrouver, ce processus est bien souvent frustrant et chronophage. C’est là que nous entrons en jeu. Chez Payhawk, notre nouvelle fonctionnalité de blocage automatique des cartes de paiement des employés permet désormais à nos clients de bloquer une carte en cas de non-soumission des dépenses pendant un certain laps de temps.

Finie, la chasse aux reçus

Imaginons un scénario dans lequel vous êtes client de Payhawk. Grâce à la fonctionnalité de blocage automatique des cartes, vous pouvez bloquer la carte d’entreprise de tout employé qui ne soumet pas ses dépenses dans les délais. C’est un moyen d’encourager le personnel à importer ses dépenses dans le temps imparti et de réduire le temps passé à courir après les reçus. Vous pouvez ainsi clôturer le mois plus rapidement et plus efficacement.

Nous encourageons déjà les employés à envoyer leurs reçus et leurs dépenses au fur et à mesure des paiements grâce à notre application intuitive qui affiche des rappels en temps réel. Toutefois, en matière de ponctualité, nous avons toujours des collègues moins scrupuleux : cette nouvelle fonctionnalité les pousse donc à faire un pas de plus dans la bonne direction.

Comment fonctionne le blocage automatique des cartes de Payhawk ?

Notre nouvelle fonctionnalité facilite la tâche des professionnels des services comptables et financiers. Son fonctionnement est simple :

1. L’administrateur peut modifier une politique existante et sélectionner « blocage automatique de carte » dans les paramètres avancés.
2. Il peut déterminer combien de jours doivent s’écouler avant que les dépenses ne soient marquées comme en retard et au bout de combien de dépenses dans ce cas la carte doit être bloquée.
3. Une fois que la carte a atteint le nombre maximal de dépenses en retard, elle se bloque et l’employé reçoit une notification.
4. L’administrateur peut ajouter la fonctionnalité de blocage automatique des cartes aux politiques de dépenses par individu ou par équipe.
5. Les employés recevront des notifications relatives à leurs dépenses en retard via l’application mobile et par e-mail. Ces rappels seront envoyés un jour avant d’atteindre le seuil de blocage. Les employés recevront également des alertes via le portail et l’ensemble de ces notifications seront visibles à partir de deux dépenses en retard.
6. Pour débloquer la carte, il suffit d’envoyer les dépenses non soumises afin de repasser en dessous du seuil.

Donnez à votre équipe financière la liberté de se concentrer sur les tâches importantes

Le blocage automatique des cartes des employés peut faire gagner un temps précieux au pôle financier en lui évitant les tracas liés aux soumissions tardives de dépenses. Ainsi, il peut se concentrer sur des tâches importantes qui contribuent à la réalisation des objectifs commerciaux de l’entreprise. Dans un récent rapport publié en collaboration avec Harvard Business Review Analytic Services, 64 % des dirigeants estiment que les professionnels de la finance devraient se consacrer davantage à l’analyse des données financières. Toutefois, 67 % d’entre eux considèrent que les équipes financières passent la majeure partie de leur temps à courir après les reçus et les dépenses.

Voici les principaux avantages qu’apporte la fonctionnalité de blocage automatique des cartes :

• Elle incite les employés à soumettre leurs dépenses à temps en bloquant automatiquement leur carte si elles ne sont pas envoyées dans les délais impartis.
• Elle vous permet de consacrer moins de temps à la chasse aux reçus et d’accélérer la clôture de fin de mois.
• Les administrateurs peuvent choisir à quel moment marquer une dépense comme tardive et au bout de combien de dépenses en retard la carte doit être bloquée en définissant des règles de blocage automatique des cartes au niveau de la politique de dépenses.
• Elle facilite la capture des données des reçus et accélère le traitement de vos dépenses.
• Vous ne perdez pas de temps à courir après les bonnes informations. Préparez-vous aux audits en ayant toutes les données essentielles à votre disposition.
• Vous pouvez envoyer des alertes et des notifications à vos employés pour leur rappeler d’envoyer leurs dépenses.

Surmontez les difficultés liées aux dépenses et gagnez du temps grâce aux cartes d’entreprise Payhawk

La mise en œuvre de la fonctionnalité de blocage automatique des cartes se fait en un tournemain. Votre équipe financière peut donc se concentrer sur des tâches plus importantes pour l’entreprise et tirer un trait sur l’époque désormais révolue de la chasse aux reçus.

« J’adore l’idée de pouvoir bloquer la carte des personnes qui ne soumettent pas leurs dépenses à temps ; ça m’aide vraiment à encourager la conformité et une bonne hygiène financière au sein de l’entreprise, explique Uchenna, responsable des finances chez MDM Props. C’est très appréciable quand tout est en ordre. »

Avec cette nouvelle fonctionnalité de blocage automatique des cartes, vous améliorez la qualité de vos prévisions grâce au traitement plus rapide des dépenses et vous consacrez vos efforts à la croissance de votre entreprise pendant que nous vous aidons à assurer le bon déroulement des processus financiers.

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