Функцията ни за автоматично блокиране на карти, която ще ви спести време

Управлението на разходите на служителите може да се окаже непрестанна задача за финансовите екипи. Процесът може да отнеме много време и да бъде натоварващ с цялото преследване на колеги за разходни документи и проследяване на липсваща информация. Ето къде се намесваме ние. В Payhawk новата ни функция за автоматично блокиране на картите за разходи на служителите дава възможност на нашите клиенти да блокират определени карти, ако нужните касови бележки и фактури по тях не бъдат подадени в нужния срок.

Търсим разписките вместо вас

Ако сте клиент на Payhawk, ще разполагате с функция за автоматично блокиране, която може да замрази без ваша намеса корпоративната карта на служител, който не е предал разходните си документи в зададения срок. Тази функция помага за стимулирането служителите да спазват срокове и намалява времето, което обикновено се прекарва в търсене на касови бележки и детайли за разходите. Това води до по-бързо и ефективно приключване на месеца.

Ние вече помагаме на служителите да подават разходни документи още в момента на плащането. Правим го чрез нашето лесно за използване приложение, което изпраща известия и напомняния в реално време. Реалността е, че винаги има колеги, които забравят, затова тази нова функция им дава още една причина да не пропускат сроковете.

Как работи функцията за автоматично блокиране на карти на Payhawk?

Нашата нова функция за автоматично блокиране на карти улеснява живота на финансовия отдел и е лесна за използване. Ето как функционира:

1. Администраторът може да редактира правилата в платформата, като избере „Автоматично блокиране на карти" в разширените настройки.
2. Администраторът може да определи колко дни могат да изминат, преди разходите да се отчетат като закъснели, и при колко закъснели разходи трябва да се блокира картата.
3. След като картата достигне лимита за закъснели разходи, тя ще бъде блокирана, а служителят ще бъде уведомен за това.
4. Администраторът може да добави автоматично блокиране на картите по служители или екипи.
5. Служителите получават известия за закъснели разходи един ден преди да достигнат лимита за блокиране. Известията пристигат чрез мобилното приложение и електронната поща, както и чрез портала на Payhawk. Всички те ще бъдат видими, когато служителят разполага с два или повече закъснели разходи.
6. Служителите могат да разблокират картите си, като представят закъснелите си разходи и така минат под прага за максимален брой закъснения.

Дайте възможност на финансовия си екип да се съсредоточи върху стратегиите

Автоматичното блокиране на картите на служителите може да спести на финансовите екипи много време и неприятности, тъй като се справя вместо тях със закъсненията при подаване на разходни документи. Това им освобождава ценно време, в което те могат да работят по стратегически задачи в подкрепа на бизнес целите на компанията. В неотдавнашен доклад, публикуван в сътрудничество с Harvard Business Review Analytic Services, 64% от ръководителите на бизнеси заявяват, че финансовите специалисти трябва да работят повече върху анализа на финансовите данни. В същото време 67% от същите ръководители твърдят, че финансовите професионалисти прекарват по-голямата част от времето си в събиране на квитанции и разписки.

Ето някои от най-големите предимства на функцията за автоматично блокиране на карти:

• Подтиква служителите да представят разходите си навреме, като позволява автоматично блокиране на картите им, ако надхвърлят определения срок.
• Ще ви помогне да прекарвате по-малко време в преследване на разписки и данни за разходите и ще ускори приключването на месеца.
• Дава на администраторите възможност да задават правила за автоматично блокиране на картите като част от политиката за разходите, като избират кога системата да отчете даден разход като закъснял и след колко закъснели разходи да бъдат блокирани картите.
• Осигурява по-лесно събиране на разписки и по-бързо обработване на разходите.
• Позволява да спестите време за търсене на нужната информация. Така сте готови за одит, без да пропускате важни подробности.
• Можете да насърчавате и напомняте на служителите да представят разходните си документи, като изпращате предупреждения и известия.

Решете предизвикателства, които ви отнемат много време, чрез корпоративните карти Payhawk

Внедряването на функцията за автоматично блокиране на карти става лесно и безпроблемно, което означава, че финансовият ви екип може да насочи вниманието си към по-важни бизнес задачи и да забрави за преследването на касови бележки и фактури.

„Харесва ми, че можем да блокираме карти, ако хората не представят документи навреме; това наистина ми помага да насърча спазването на правилата и добрата финансова хигиена в бизнеса", разказва Юкенна, финансов мениджър в MDM Props. "А ние обичаме чистия процес."

С новата функция за автоматично блокиране на карти можете да правите по-точни прогнози, тъй като разходите се обработват по-бързо. Така можете да се съсредоточите върху осигуряването на растеж на бизнеса си, докато Payhawk платформата ви помага за гладкото протичане на финансовите процеси.

Открийте как вашият финансов екип може да се възползва от новата ни функция. Запишете се за демо с някой от нашите експерти.