Bloquea automáticamente tarjetas de empresa y gestiona los gastos mejor

Gestionar los gastos de los empleados puede ser una tarea interminable para los equipos financieros. El proceso conlleva demasiado tiempo y resulta verdaderamente frustrante: encontrar al responsable de un gasto, pedirle el recibo una y mil veces…

Ahí es cuando Payhawk entra en juego. Nuestra nueva funcionalidad bloqueo automático de tarjetas de empresa, permite a nuestros clientes bloquear las tarjetas de los empleados si sus gastos no han sido enviados durante un periodo estipulado de tiempo.

Nos encargamos de buscar los recibos faltantes en tu nombre

Pongamos que ya eres cliente de Payhawk. Con la funcionalidad de bloqueo automático de tarjetas, puedes bloquear la tarjeta de empresa de un empleado si no entrega sus gastos en un plazo determinado. Esta funcionalidad ayuda a incentivar a los empleados a que presenten sus gastos a tiempo. Además, reduce el tiempo dedicado a buscar recibos y datos de gastos, de esta manera, realizarás el cierre de mes más rápido.

Cuando los empleados realizan una compra, reciben una notificación instantánea pidiéndoles que carguen el recibo. Es un aviso o un recordatorio en tiempo real. Sin embargo, somos conscientes de que, a veces, víctimas de las prisas, algunos compañeros no presentan los recibos a tiempo. En estos casos, esta nueva funcionalidad es verdaderamente práctica y eficaz.

Bloqueo automático de tarjetas de empresa ¿cómo funciona?

La nueva funcionalidad de bloqueo automático de tarjetas de emprea, facilita la vida de los profesionales de las finanzas y es realmente fácil de usar. Estos son los pasos a seguir:

1. El administrador puede editar la política existente y seleccionar "bloqueo automático de tarjetas" en la configuración avanzada.
2. El administrador determina cuántos días deben pasar antes de que los gastos se marquen como “atrasado” y cuántos gastos atrasados son necesarios para bloquear la tarjeta de forma automática.
3. Una vez que la tarjeta alcance el número máximo de gastos atrasados, se bloqueará y se notificará al empleado.
4. El administrador puede añadir el bloqueo automático a las políticas de gastos de forma individual o por equipos.
5. Los empleados recibirán notificaciones de gastos atrasados a través de la aplicación móvil y del correo electrónico. Estos recordatorios se enviarán de forma automática un día antes de que alcancen el umbral de bloqueo. Los empleados también recibirán avisos a través del portal web. Y todos ellos serán visibles siempre que el empleado tenga dos o más gastos atrasados.
6. Los empleados pueden desbloquear sus tarjetas presentando los gastos atrasados siempre y cuando estén por debajo del umbral de gastos atrasados máximos.

Haz que tu equipo financiero se centre en la estrategia empresarial

El bloqueo automático de las tarjetas puede ahorrar mucho tiempo y molestias a los equipos financieros, ya que les brinda una alternativa real y asumible que no requiere de su tiempo para solicitar recibos. De esta manera podrán invertir su valioso tiempo en tareas estratégicas que respalden los objetivos empresariales de la organización.

En un informe reciente publicado en colaboración con Harvard Business Review Analytic Services, el 64% de los directivos de empresas afirmaron que los profesionales de las finanzas deberían trabajar más en el análisis de datos financieros. Sin embargo, el 67% de estos mismos directivos opinaba que los profesionales de las finanzas dedicaban la mayor parte de su tiempo a recolectar recibos y datos de gastos.

Ventajas de la nueva funcionalidad bloqueo automático de tarjetas

• Incentiva a los empleados a que presenten sus gastos a tiempo, activando un bloqueo automático de sus tarjetas si no los presentan en un plazo determinado.
• Te ayudará a perder menos tiempo buscando recibos y datos de gastos, también a acelerar el cierre del mes.
• Los administradores pueden establecer reglas de bloqueo automático de tarjetas en las políticas de gastos: deciden cuándo marcar un gasto como atrasado y cuántos gastos atrasados son necesarios para bloquear una tarjeta.
• Podrás obtener recibos más fácilmente y procesar tus gastos con mayor rapidez.
• Ahorrarás tiempo buscando la información correcta. Podrás estar siempre listo para cualquier auditoría.
• Animarás y recordarás a tus empleados que presenten sus gastos enviándoles avisos y notificaciones.

Resuelve los problemas de gastos que te hacen perder tiempo con las tarjetas corporativas Payhawk

Implementar la funcionalidad de bloqueo automático de tarjetas es sencillo y no requiere esfuerzo. Tu equipo financiero puede olvidarse de los recibos y mantener el foco en la estrategia empresarial.

"Me encanta que podamos bloquear las tarjetas si la gente no presenta los recibos a tiempo; me ayuda mucho a fomentar el cumplimiento y la buena higiene financiera en la empresa", explica Uchenna, director financiero de MDM Props. "Nos encantan los procesos limpios".

Con la nueva funcionalidad de bloqueo automático de tarjetas de empresa, podrás hacer mejores previsiones, ya que los gastos se procesan más rápidamente. También podrás centrarte en ayudar a tu empresa a crecer, mientras nosotros te ayudamos a que los procesos financieros funcionen sin problemas.

Si además de las tarjetas con controles avanzados, quieres saber cómo sería la gestión de gastos con un programa como Payhawk, puedes leer la guía sobre cómo sacarle el máximo provecho a Payhawk en los 30 primeros días. Descubre todos los beneficios para tu equipo financiero y los empleados, o programa una demo gratuita con nuestros expertos.