So senken Autohäuser und Werkstätten ihre Kosten und optimieren ihr Ausgabenmanagement

Stehen Sie im Automobilsektor vor Herausforderungen im Ausgabenmanagement? Oder arbeiten Sie im Finanzbereich eines E‑Bike-Unternehmens und verlieren sich im Belegchaos? Sie sind nicht allein. Vom Durchforsten endloser Papierstapel bis hin zum Jonglieren von Rückerstattungen – wirklich hilfreich ist eine smarte Finanzautomatisierung, die Ihnen volle Ausgabentransparenz und eigenverantwortliches Ausgeben ermöglicht – ganz ohne Kontrollverlust.

Unrealistisch? Ganz und gar nicht. Sie können Ihre bisherigen Abläufe in transparente und hocheffiziente Workflows verwandeln – so gelingt es:

Herausforderungen im Ausgabenmanagement der Automobilbranche

Finanzverantwortliche in der Automobilbranche stehen vor speziellen Herausforderungen, die Prozesse verlangsamen, Transparenz einschränken und Risiken erhöhen:

• Zersplitterte Ausgabedaten. Mehrere Werkstätten oder Filialen führen oft zu uneinheitlichen Prozessen. Ohne eine Lösung für Ihr Ausgabenmanagement werden Daten fragmentiert und Ausgaben schwer nachvollziehbar.
• Erstattungsfähige Ausgaben. Mitarbeiter zahlen häufig aus eigener Tasche. Sie sehen die Ausgaben erst bei der Einreichung der Berichte und haben keine Kontrolle über Höhe oder Zweck der Ausgaben.
• Manuelle Dateneingabe. Sie ist zeitaufwendig und fehleranfällig, was ungenaue Daten und erschwerte Entscheidungen zur Ressourcenplanung und Cashflow-Steuerung nach sich zieht.
• Bargeld und Betrug. Bargeld erhöht das Risiko von Missbrauch. Mit Firmenkarten und automatisierten Freigaben können Ausgaben in Echtzeit verfolgt, dokumentiert und Betrugsrisiken minimiert werden.

Fehlerhafte Dateneingaben, fehlende Belege oder Ausgaben außerhalb des Budgets können so zu echten Hindernissen im Finanzmanagement werden.

Sieben Wege zu mehr Transparenz und Kontrolle über Ausgaben

1. Echtzeit-Tracking von Ausgaben

Verfolgen Sie Ausgaben sofort und behalten Sie den Cashflow im Blick. Mit Payhawk sehen Sie jede Transaktion direkt in Ihrem Dashboard und können Budgets bei Bedarf sofort anpassen.

2. Automatisierte Freigabeprozesse

Steuern Sie Ausgaben nach Ihren Richtlinien mit automatischen Freigaben. Kleinere Ausgaben können automatisch genehmigt werden, größere Ausgaben lösen Benachrichtigungen für die zuständigen Personen aus. Mehr dazu im Workflow Designer von Payhawk.

3. Budgetkontrolle pro Team, Projekt oder Standort

Zuweisung von Budgets auf Teams oder Projekte hält Ausgaben im Rahmen. Sie erhalten Warnungen, bevor Limits überschritten werden, und sehen jederzeit, wie viel bereits ausgegeben wurde.

4. Firmenkarten statt Bargeld

Ersetzen Sie Bargeld durch nachverfolgbare Firmenkarten. Virtuelle oder physische Karten pro Mitarbeiter oder Projekt ermöglichen volle Nachvollziehbarkeit jeder Ausgabe.

5. Individuelle Kartenlimits und Freigaben

Definieren Sie klare Ausgaberichtlinien, setzen Sie Limits und automatisierte Freigaben. So bleiben Mitarbeiter handlungsfähig, während Ausgaben innerhalb der Regeln bleiben.

6. Automatisches Sperren und Einfrieren von Karten

Payhawk schützt Unternehmensmittel: Karten werden automatisch gesperrt bei verspäteter Einreichung oder verdächtigen Transaktionen, auch für reisende Mitarbeiter.

7. CO₂-Tracking für ESG-Ziele

Erfassen Sie Emissionen automatisch für alle Kartenausgaben. So behalten Sie Scope-3-Emissionen im Blick und können aktiv Maßnahmen zur Reduktion ableiten.

Technologie für ein effizientes Ausgabenmanagement

Papierkram und Fehler vermeiden

Automatisiertes Ausgabenmanagement reduziert manuelle Arbeit, beschleunigt Prozesse und minimiert Fehler – wie beim Automobilservice ATU.

Früher griffen Filialleiter beim Kauf von Teilen oft zu Bargeld, was viel Papierkram erzeugte. Mit Payhawk konnten wir Prozesse straffen und Kosten senken. – Mathias Goetz, Senior Project Manager bei ATU

Lieferantenmanagement vereinfachen

ERP-Integrationen synchronisieren Lieferantendaten automatisch. Zahlungen erfolgen sicher per SEPA, ACH oder international, Änderungen werden protokolliert.

Vorsteuer einfach zurückfordern

Digitale Belege und Integrationen ermöglichen eine mühelose VAT-Erstattung. Durch Partnerschaften wie mit 60dias können auch ältere Belege geltend gemacht werden.

KI für smarte Finanzentscheidungen

AI-Agenten übernehmen Routineaufgaben, erkennen Ausreißer, buchen Reisen automatisch und stellen sicher, dass Ausgaben innerhalb der Richtlinien bleiben.

Mobile App für reisende Mitarbeiter

Belege fotografieren, Daten automatisch erfassen, Ausgaben direkt verbuchen. Zusatzmittel können per App angefordert und genehmigt werden – egal, wo das Team ist.

Drei Tipps für eine durchdachte Ausgabenstrategie

1. Digitale Richtlinien für Compliance

Limits, genehmigte Lieferanten und Regeln werden automatisch durchgesetzt – keine Nachverfolgung mehr nötig.

2. Echtzeitdaten für Einsparungen

Zentralisierte Daten zeigen sofort Ausgabenmuster, ermöglichen schnelle Anpassungen und helfen, Budgets einzuhalten.

3. Ausgabenmanagement zur Unternehmenskultur machen

Jeder Mitarbeiter erhält eine persönliche Firmenkarte mit passenden Limits. So entsteht Verantwortung, Transparenz und Vertrauen – ohne Overspending.

Porsche e-Bikes: Mehr Transparenz, Kontrolle und weniger Papierkram

Vor Payhawk kämpfte Porsche e-Bikes mit fehlenden Rechnungen und gemeinsamen Karten.

Das größte Problem waren Dienstreisekosten. Wir brauchten eine Lösung, die Unternehmens­karten, Tagespauschalen, das Hochladen aller Reisekosten und schnelle Genehmigungen ermöglicht. – Gabriela Leovac, Buchhalterin bei Porsche e-Bikes

Mit Payhawk wurden Kostenpotenziale sichtbar, Budgets optimiert, Auslagen sofort erstattet und Buchhaltung vereinfacht.

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