We weten wat je denkt.... “Het is nu geen prioriteit voor het bedrijf.” Je hebt het waarschijnlijk druk met je dagelijkse werkzaamheden en dat is begrijpelijk.

Maar op basis van onze ervaring in de sector zullen je dagelijkse werkzaamheden niet verbeteren zolang je geen software voor uitgavenbeheer implementeert, met beleidsregels, controles en geautomatiseerde reconciliatie. Bovendien zul je waarschijnlijk de volgende problemen blijven tegenkomen:

• Uitgaven die in strijd zijn met het bedrijfsbeleid
• Verloren en ontbrekende bonnetjes
• Ritblokkades en vertragingen door incidenten (die in veel gevallen kunnen worden opgelost met een verzoek om extra geld)
• Trage en late maandafsluitingen

Klinkt dit herkenbaar? Als dat het geval is, dan was de beste tijd om Payhawk te implementeren gisteren...
Maar het goede nieuws is: de op één na beste tijd is vandaag! Plan nu een gesprek van 15 minuten met een van onze experts.

Veel bedrijven in de transport- en logistieksector aarzelen om betaalkaarten aan medewerkers uit te geven, uit bezorgdheid over het risico voor bedrijfsmiddelen. Maar met de ingebouwde beleidsregels en controlemechanismen van Payhawk is dit risico eenvoudig te beheren.

De kaarten van Payhawk bieden geavanceerde functies die specifiek zijn ontworpen voor financiële controle:

• Stel aangepaste bestedingslimieten in
• Beperk of sta uitgaven toe per land, regio, tijdstip of type leverancier
• Definieer een specifiek bestedingsbeleid
• Krijg real-time inzicht in de uitgaven van medewerkers
• Blokkeer automatisch kaarten als de medewerker geen bonnen indient
• Zet kaarten met één klik op pauze
• Verstrek eenmalige kaarten voor incidentele uitgaven

In plaats van een risico, zijn Payhawk-kaarten een krachtig controlemechanisme. Ze helpen kapitaaluitstroom te voorkomen, zorgen voor transparantie en stroomlijnen het uitgavenbeheer—perfect voor sectoren zoals transport en logistiek, waar reizen en onverwachte kosten dagelijkse realiteit zijn. Met Payhawk behoud je volledige controle over de uitgaven, terwijl je het proces voor medewerkers vereenvoudigt.

Als je nog steeds handmatig creditcards en bankafschriften reconcilieert, dan ben je waarschijnlijk bekend met een aantal van de volgende problemen:

• Veel handmatige administratie en gegevensinvoer
• Menselijke fouten
• Repetitieve en tijdrovende processen
• Geen realtime inzicht
• Moeite met het identificeren van discrepanties
• Continue noodzaak voor interventie van personeel
• Verhoogd risico op vertragingen bij audits
• Uitdagingen bij het opschalen van je bedrijf
• Hoge operationele kosten (door de hoeveelheid personeelstijd)
• Een rommelig documentatieproces
• Risico op niet-naleving van regelgeving

Dat klinkt niet ideaal, maar door Payhawk en de geautomatiseerde reconciliatie te gebruiken, haal je snel de volgende voordelen binnen:

• Enorme tijdsbesparing
• Grotere nauwkeurigheid en minder fouten
• Automatische transactievergelijking
• Realtime inzicht in uitgaven
• Automatische identificatie van afwijkingen
• Minder behoefte aan handmatige interventie
• Vereenvoudigde auditprocessen
• Schaalbare oplossing naarmate het bedrijf groeit
• Lagere operationele kosten
• Naadloze integratie met boekhoudsystemen en ERPs
• Gecentraliseerd beheer van betaalkaarten en zakelijke uitgaven
• Eenvoudigere naleving van regelgeving
• Automatische en georganiseerde financiële rapporten

Met Payhawk maak je de reconciliatie een eenvoudig, snel en schaalbaar proces, waardoor je je kunt concentreren op het groeipotentieel van je bedrijf, terwijl je tegelijkertijd de operationele kosten verlaagt en de naleving van de regelgeving verbetert.

Sommige transport- en logistieke bedrijven hebben ervoor gekozen om hun eigen uitgavenbeheersoftware te ontwikkelen, maar deze systemen hebben vaak aanzienlijke beperkingen.

Het belangrijkste probleem is dat deze systemen snel verouderen, omdat ze niet de capaciteit hebben voor voortdurende innovatie en verbetering—iets wat bedrijven die zich uitsluitend op financiële technologie richten, zoals Payhawk, wel bieden.

Nadelen van deze op maat gemaakte systemen zijn onder andere:

• Gebrek aan een gespecialiseerd technisch team: Deze oplossingen beschikken niet over de nodige ondersteuning om zich snel aan te passen aan regelgevende veranderingen of om functionaliteiten te verbeteren.
• Geen kaartuitgifte: Eigen software kan geen slimme uitgavenkaarten uitgeven, wat betekent dat het geen geavanceerde limieten of automatische beleidsregels kan instellen om het gebruik van bedrijfsmiddelen te beheersen en te beperken. De enige optie is het gebruik van traditionele bankkaarten met beperkte limieten en handmatige reconciliatie.
• Integratieproblemen: Vaak kunnen deze op maat gemaakte systemen niet eenvoudig worden gekoppeld aan andere bedrijfssystemen, zoals boekhoudsoftware, ERP of HR-systemen, wat leidt tot inefficiënties en extra werk voor het team.

In dit geval bieden gespecialiseerde oplossingen zoals Payhawk geavanceerde technologie, slimme kaartuitgifte, naadloze integratie met andere systemen en nog veel meer. Dit garandeert veel efficiënter, veiliger en beter verbonden uitgavenbeheer voor al je bedrijfsonderdelen.