Efficiëntie op de weg: hoe Payhawk Van Eijck helpt met financieel beheer

Hoe Payhawk Van Eijck naar een hoger niveau tilt

Voorheen was het financiële proces omtrent de doorbelasting van de voorgeschoten kosten bij Van Eijck een tijdrovende puzzel. Facturen werden niet op tijd verwerkt, gegevens moesten handmatig worden ingevoerd, en het beheren van meerdere vennootschappen in één systeem zorgde regelmatig voor verwarring. Maar sinds de overstap naar Payhawk heeft het team bij Van Eijck enorme vooruitgang geboekt.

Een van de grootste veranderingen was de snelheid van facturatie. “We zien facturen nu real-time,” vertelt Aart. “Daardoor kunnen we veel sneller factureren, en dat scheelt ons enorm veel tijd.” Deze efficiëntie was een welkome verbetering, zeker in een sector waar tijd letterlijk geld betekent.

De integratie met hun ERP-systeem, Business Central, is een ander voorbeeld van hoe Payhawk processen stroomlijnt. Hoewel de koppeling nu nog handmatig verloopt, is het importeren van gegevens veel eenvoudiger geworden. Dit bespaart niet alleen tijd, maar maakt het afsluiten van de maand een stuk minder stressvol.

Ook de structuur binnen hun financiële administratie is sterk verbeterd. Waar het vorige systeem één rekening gebruikte voor meerdere entiteiten, biedt Payhawk nu afzonderlijke gekoppelde rekeningen per vennootschap. Dit geeft niet alleen meer overzicht, maar maakt het voor Aart en zijn team makkelijker om grip te houden op de financiën van elk onderdeel van het bedrijf.

Daarnaast heeft Payhawk slimme functies geïntroduceerd die bijdragen aan een verantwoordelijkere uitgaven cultuur. Kaarten kunnen worden bijvoorbeeld automatisch geblokkeerd als een bonnetje ontbreekt, wat werknemers stimuleert om direct hun uitgaven correct te registreren. "Het is nu veel minder vaak nodig om achter informatie aan te gaan. Onze chauffeurs merken dat ze meer ownership moeten nemen. Het systeem werkt pas goed als zij hun verantwoordelijkheid nemen, en dat is positief," zegt Aart.

Een gezonde uitgavencultuur

Sinds de implementatie van Payhawk is er bij Van Eijck een cultuuromslag ontstaan. Door het gebruik van geavanceerde kaartcontroles en goedkeuringsprocessen, heerst er nu een gevoel van verantwoordelijkheid en transparantie binnen het bedrijf. Aart:

Mensen bellen niet meer meteen als iets niet werkt. Ze kijken eerst bij zichzelf of alles goed is geregeld. Dat geeft aan dat onze uitgaven cultuur flink verbeterd is.

Tips van Aart

Voor bedrijven die de efficiëntie van hun financiële processen willen verbeteren, heeft Aart een duidelijk advies:

Zoek naar een systeem dat niet alleen aansluit bij je huidige behoeften, maar ook meegroeit met je bedrijf. Een betrouwbare support afdeling, zoals die van Payhawk, maakt een groot verschil.

Klaar voor de toekomst?

Van Eijck heeft met Payhawk een solide basis gelegd voor efficiënter financieel beheer en een gezondere uitgavencultuur binnen de transport en logistiek sector. Benieuwd wat Payhawk voor jouw bedrijf kan betekenen? Vraag vandaag nog een demo aan en ontdek de mogelijkheden.