Les enjeux de Van Eijck
Avant Payhawk, Van Eijck utilisait une solution concurrente pour aider ses chauffeurs à mieux gérer leurs dépenses. Malgré de rapides améliorations par rapport aux méthodes traditionnelles utilisées auparavant, notamment le paiement en liquide et par carte de crédit, des problèmes subsistaient, tels que les pertes de reçus et le manque d’efficacité concernant le traitement des tâches administratives.
Aart van Rijswijk, Directeur des opérations chez Van Eijck Holding B.V, revient sur cette période compliquée :
"Le principal inconvénient de l’une de nos anciennes méthodes était que les reçus étaient souvent perdus ou n'étaient pas remis dans les délais, ce qui alourdissait considérablement notre charge administrative."
La solution concurrente utilisée par l’entreprise présentait également des limites en termes de fonctionnalités et de fiabilité, ce qui l’a finalement encouragée à chercher une solution plus moderne.
Les bénéfices de Payhawk pour Van Eijck
Lorsque Van Eijck s’est mis en quête d’une nouvelle solution, Payhawk s'est distingué grâce à sa plateforme à l’interface intuitive et à ses produits en constante évolution.
"Grâce à Payhawk, nous nous sommes tout de suite sentis soulagés d’un poids. Le système est moderne, évolutif et nous permet de disposer rapidement de cartes d’entreprise physiques et virtuelles. Nous nous sommes rapidement sentis en confiance", raconte Aart van Rijswijk.
Accélérer le processus de facturation et de remboursement
Auparavant, le processus de remboursement des frais avancés par les employés représentait un casse-tête récurrent pour l’équipe Finance de Van Eijck. Les factures n'étaient pas traitées à temps, les données devaient être saisies manuellement et la gestion de plusieurs entités dans un seul système était régulièrement source d’incohérences. Or, depuis qu'elle a adopté notre solution complète de gestion des dépenses, l'équipe Finance a réalisé d'immenses progrès.
Aart van Rijswijk explique :
"L’accélération du processus de facturation a été l’un des changements les plus marquants à la suite de l’adoption de Payhawk. Nous disposons désormais d’une visibilité sur les factures en temps réel, ce qui nous permet de facturer beaucoup plus rapidement et donc de gagner un temps précieux. Ce gain d’efficacité était le bienvenu, surtout dans un secteur où le simple fait de perdre du temps fait également perdre de l'argent."
L'intégration avec leur logiciel ERP, Microsoft Dynamics Business Central, est un autre exemple de la manière dont Payhawk rationalise les processus financiers de Van Eicjk. Bien que cela nécessite encore des interventions manuelles, l’équipe peut désormais importer des données en toute simplicité ; cela lui permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’effectuer la clôture mensuelle en toute sérénité.
La structure de leurs dossiers financiers s'est également considérablement améliorée. Alors que le système précédent utilisait un seul compte pour plusieurs entités, Payhawk propose désormais des comptes associés à chacune d’entre elles. Désormais, Aart et son équipe bénéficient non seulement d’une meilleure visibilité sur les dépenses, peuvent également garder la main sur les dépenses de chaque service de l'entreprise.
En outre, Payhawk a introduit des fonctionnalités intelligentes qui permettent d’octroyer davantage d’autonomie et de responsabilité aux employés dans la gestion de leurs dépenses professionnelles. Par exemple, en cas de reçu manquant, les cartes de paiement peuvent être bloquées automatiquement, ce qui encourage les employés à soumettre immédiatement leurs dépenses et à les enregistrer correctement.
Aart van Rijswijk déclare :
"Aujourd’hui, nous n’avons plus besoin de courir en permanence après les informations manquantes. En outre, nos chauffeurs estiment qu'ils doivent se familiariser davantage avec le système et ainsi gagner en responsabilité, ce qui constitue une avancée très positive."
Vers une gestion plus autonome des dépenses
Depuis que Van Eijck a adopté la solution complète de gestion des dépenses de Payhawk, sa culture d’entreprise a connu plusieurs changements majeurs. Le fait de bénéficier de contrôles avancés sur les cartes d’entreprise et de workflows d'approbation des dépenses personnalisables a favorisé l’apparition d’une culture de la responsabilité et de la transparence au sein de la société.
Comme l’indique Aart van Rijswijk :
"Aujourd’hui, les employés n’ont plus le réflexe d’appeler immédiatement leur responsable dès que quelque chose ne fonctionne pas ; au contraire, ils vérifient d'abord par eux-mêmes si tout est en ordre. Cela montre bien à quel point le fait d’octroyer davantage d’autonomie en matière de gestion des dépenses a eu un impact positif sur nos effectifs."
Gagner en efficacité grâce à Payhawk
Aart van Rijswijk partage quelques conseils à l’intention des entreprises qui cherchent à améliorer leurs processus financiers et à gagner en efficacité :
"Vous devez avant tout choisir un système qui non seulement répond à vos besoins actuels, mais qui est également capable d’évoluer au fur et à mesure que votre entreprise se développe. Pour nous, une chose est sûre : la fiabilité du service client et de l’équipe support de Payhawk fait toute la différence."
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