De transportsector transformeren: Payhawk en Discordia bundelen krachten

Dit artikel verscheen oorspronkelijk in het Bulgaars in Forbes Bulgaria.

Als je denkt aan transportbedrijven en het verplaatsen van goederen, is het logisch dat je meteen denkt aan lange uren in grote vrachtwagens. Maar als je de sector goed kent, denk je ook aan complexe logistiek, internationaal papierwerk, diverse betalingssystemen in Europa - en niet per se aan de nieuwste technologie en software.

Discordia, een Bulgaars vrachtbedrijf, ontkracht dit stereotype en bewijst dat fintech en de transportsector hand in hand gaan.

Het verbeteren van de ervaring van chauffeurs met moeiteloos uitgavenbeheer

Discordia bestaat al meer dan 30 jaar en het bedrijf heeft momenteel een vloot van meer dan 1.500 vrachtwagens en 2.000 chauffeurs. Naast wegtransport naar overal in Europa (het grootste servicegebied), biedt Discordia ook transport per spoor, over zee en door de lucht.

Ondanks het feit dat Discordia een constant snelle vloot en een hoge klanttevredenheid rapporteert, wordt het bedrijf geconfronteerd met een aantal grote uitdagingen als gevolg van een gebrek aan personeel. "Het probleem is niet alleen lokaal," beschrijft CFO Tsvetomir Uzunov:

Er is een tekort van ongeveer een half miljoen vrachtwagenchauffeurs in Europa.

Eén van de grootste prioriteiten voor het bedrijf is daarom het aantrekken en behouden van goede werknemers door de best mogelijke werkomgeving en voorwaarden te bieden.

"Het aantrekken en behouden van talent is precies het doel van de technologische innovaties in de sector. Aan de ene kant hebben we de modernisering van de voertuigen zelf, maar we moeten ook nadenken over de systemen die het werk en het comfort van de chauffeurs ondersteunen," legt Tsvetomir uit.

Helaas kan de primaire taak van de chauffeur, het veilig en op tijd verplaatsen van een lading, al snel ingewikkeld worden door papierwerk en financiële transacties.

Tsvetomir zegt:

De chauffeurs kunnen in veel noodsituaties terechtkomen, waaronder vertragingen aan de grens en extra stops. Deze scenario's hebben elk onverwachte kosten, wat betekent dat ze voortdurend bonnetjes en rapporten moeten bijhouden. Het komt vaak voor dat een chauffeur een dringende geldoverdracht nodig heeft, wat niet 's avonds laat, op feestdagen of in het weekend kan gebeuren. Deze vertraging zorgt voor frustratie en spanning bij onze werknemers en leidt hen af van hun kerntaak, die al verantwoordelijk en stressvol genoeg is.

Het bedrijf wist dat er een betere manier was om deze problemen aan te pakken. Het zocht naar een oplossing voor dit probleem met nieuwe technologieën en vond het antwoord in de software van Payhawk voor het beheer van bedrijfsuitgaven. De technologieën van Payhawk bieden de mogelijkheid om de onderliggende oorzaak aan te pakken door de betalings- en rapportageprocessen voor chauffeurs te automatiseren.

Naast meer gemak en tevredenheid ziet Discordia ook mogelijkheden voor Payhawk op het gebied van bedrijfsontwikkeling - het verzamelen en analyseren van nauwkeurige onkostengegevens en deze gebruiken om groei te plannen en de omzet te verhogen.

Effectiever uitgavenbeheer met digitale transformatie

Het is geen toeval dat Discordia Payhawk, een bekende Bulgaarse oplossing voor uitgavenbeheer, koos als partner op weg naar digitale transformatie. "We namen contact met hen op en zij lieten ons hun systemen in actie zien", herinnert Tsvetomir zich. "We startten een gezamenlijk proefproject om innovatieve software te implementeren voor het beheer van bedrijfsuitgaven."

De technologie is eenvoudig om mee te werken en synchroniseert zelfs met de software die Discordia gebruikt voor zijn ERP-platform. De chauffeurs hoeven alleen maar de Payhawk app op hun telefoon te installeren en ze kunnen aan de slag.

Transacties met hoge volumes beheren

Discordia voerde de eerste proef van Payhawk uit met ongeveer 30 chauffeurs, die tweeënhalve maand duurde. Op basis van de geleerde lessen begon de tweede proef, die een heel jaar duurde en waarbij 700 chauffeurs betrokken waren. Samen waren de twee bedrijven in staat om een volledige technologische infrastructuur op te zetten en ervoor te zorgen dat de chauffeurs de nieuwe software naadloos gebruikten.

We kozen voor de oplossing van Payhawk vanwege de vele voordelen. Ten eerste biedt Payhawk ons, in tegenstelling tot andere diensten op de markt, een tool waarmee we geld kunnen overmaken naar werknemers wanneer ze onderweg zijn en waarmee we de rapportage kunnen automatiseren.

Tot nu toe heeft Discordia minstens vier grote betaaltransacties per dag gedaan om geld naar de rekeningen van de chauffeurs te sturen. Voordat Payhawk er was, kostten deze transacties veel tijd aan administratief personeel en stegen de kosten door het grote aantal kosten. Maar nu, met Payhawk, heeft het team één hoofdrekening aangemaakt en daar alle werknemersaccounts aan gekoppeld. Deze wordt dagelijks aangevuld, zodat alle chauffeurs een back-up krijgen wanneer ze hun routes afwerken.

Tsvetomir legt uit:

Het gemak zit hem in het feit dat als een collega op elk moment van de dag een noodtransfer nodig heeft, hij dit gewoon aanvraagt via de app op zijn telefoon, en zijn manager kan het binnen een paar seconden goedkeuren en vrijgeven.

Een bijkomend voordeel van de samenwerking met Payhawk is het pre-issuance proces dat is ingesteld voor fysieke betaalpassen, die chauffeurs ontvangen zodra ze aan het werk gaan. Dit voordeel biedt het transportbedrijf extra flexibiliteit, wat essentieel is om de chauffeurs zo snel mogelijk aan het werk te krijgen.

Slimme gegevensvastlegging

Het Discordia-team wilde ook veel van hun administratieve processen verbeteren, waaronder het vastleggen en rapporteren van onkosten.

Voordat Payhawk er was, moest elke chauffeur flip sheets verzamelen, die vervolgens door administratief personeel elektronisch werden ingevoerd en uitgebreid geanalyseerd. Nu, met de OCR-technologie in de mobiele app van Payhawk, kunnen de chauffeurs eenvoudig verschillende ontvangstbewijzen en betalingsdocumenten vastleggen (voor brandstof, grens- of tolkosten, hotel of andere algemene kosten).

Met de oplossing van Payhawk hoeven chauffeurs alleen de originele kassabon met hun telefoon te scannen en wat informatie in te voeren over waarom ze een aankoop hebben gedaan. Het systeem verwerkt dit automatisch, zodat het team de resulterende gegevens kan analyseren en beter geïnformeerde beslissingen kan nemen.

Op dit moment verwerkt één persoon op de administratie alle papieren documenten voor 110 chauffeurs. Onze verwachting is dat 90% van de bonnen automatisch wordt verwerkt met deze nieuwe software. Dit maakt niet alleen het werk van de mensen makkelijker en geeft ze tijd voor meer bevredigende taken, maar het laat ons ook ons bedrijf groeien op de manier die we willen.

"We zijn van plan om in 2025 ongeveer 3.000 voertuigen te hebben en in 2030 7.000. Dat komt neer op ongeveer 10.000 chauffeurs", aldus de directeur. Dat komt neer op ongeveer 10.000 chauffeurs," legt Tsvetomir uit. "Stel je voor dat er zoveel chauffeurs zijn, drie cursussen per maand, en minimaal zes bonnen voor elk; dat aantal is onmogelijk handmatig te verwerken. Kantoor- en personeelskosten zouden onze groeimarge aanzienlijk verkleinen."

Deze realisatie ondersteunt de overtuiging van het hele Discordia managementteam dat technologie de absolute basis is voor bedrijfsgroei.

Verandering stimuleren met gegevensanalyse en optimalisatie

Naast de voor de hand liggende voordelen voor werknemers biedt technologie ook de gegevens en analyses die nodig zijn om de klantenservice te optimaliseren. Het bedrijf is van plan zijn digitale transformatie de komende jaren voort te zetten door een datawarehouse te implementeren dat alle informatie op één plek verzamelt en structureert, zodat elke afdeling het kan gebruiken volgens haar eigen behoeften.

Een extra noot van Payhawk

Geïnspireerd door Discordia's verhaal? Klaar om de kracht van fintech in transport in te zetten?

Net als Discordia kun je je activiteiten transformeren, de tevredenheid van je werknemers verbeteren en processen stroomlijnen. Maak gebruik van onze innovatieve tools om betalingen te automatiseren, rapportage te vereenvoudigen, het vastleggen van gegevens te verbeteren en nog veel meer.

Loop voorop in de evolutie van de sector en optimaliseer je bedrijf voor groei. Boek vandaag nog een persoonlijke demo om te zien hoe onze oplossing een revolutie teweeg kan brengen in de manier waarop je geld uitgeeft op de weg.