Transport & Logistique : Payhawk et Discordia unissent leurs forces pour transformer le secteur

Cet article a été initialement publiée dans Forbes Bulgarie.

Lorsque vous pensez aux entreprises de transport et à la circulation des marchandises, vous imaginez sûrement de longues heures passées dans des semi-remorques. Mais si vous connaissez le secteur, vous pensez aussi à la logistique complexe qui se déroule en coulisses, aux divers systèmes de paiements à travers l’Europe et au traitement fastidieux des notes de frais, mais pas nécessairement à la technologie et à des logiciels sophistiqués.

Cependant, une entreprise bulgare brise ce stéréotype et prouve que la fintech et l'industrie des transports ne sont pas irréconciliables, bien au contraire.

Améliorer l'expérience des conducteurs grâce à une gestion simplifiée des notes de frais

Discordia existe depuis plus de 30 ans et exploite actuellement une flotte de plus de 1 500 camions et 2 000 chauffeurs. Outre le transport routier vers toute l'Europe (son service le plus important), l'entreprise propose également des services de transport ferroviaire, maritime et aérien.

Malgré la rapidité constante de sa flotte et la grande satisfaction de ses clients, Discordia est confrontée à d'importants défis en raison d'un manque de personnel. "Le problème n'est pas seulement local", explique Tsvetomir Uzunov, DAF de Discordia. "Il y a une pénurie d'environ un demi-million de conducteurs de poids lourds en Europe”.

L'une des principales priorités de l'entreprise est d'attirer et de retenir les salariés en leur offrant le meilleur environnement et les meilleures conditions de travail possibles.

La fonction principale des chauffeurs, qui consiste à transporter un chargement en toute sécurité et dans les délais, est compliquée par la paperasserie et les transactions financières. "Les chauffeurs peuvent être confrontés à de nombreuses situations d'urgence, notamment des retards aux frontières ou des arrêts supplémentaires. Ces scénarios entraînent des frais inattendus, ce qui signifie qu'ils doivent constamment garder une trace de leurs notes de frais", raconte Tsvetomir Uzunov. "Il est fréquent qu'un chauffeur ait besoin d'un transfert d'argent en urgence, ce qui ne peut se produire tard dans la nuit, les jours fériés ou les week-ends. Ce retard crée de la frustration et de la tension chez nos salariés et les détourne de leur rôle principal, qui est déjà suffisamment stressant."

L'entreprise a souhaité résoudre ce problème, en recherchant des outils financiers et administratifs qui facilitent la vie des conducteurs grâce à l'automatisation des processus de paiement et de reporting.

Discordia voit également en la technologie un potentiel considérable en termes de développement commercial, afin de collecter et d’analyser des données précises qui favoriseront la croissance et l'augmentation des parts de marché.

Utiliser la transformation digitale pour mieux gérer les notes de frais

Ce n'est pas un hasard si Discordia a choisi Payhawk, solution bulgare de gestion des dépenses réputée, comme partenaire sur la voie de la transformation digitale. "Nous avons contacté l’équipe Payhawk et avons tout de suite été satisfaits de leur service et de leur volonté de collaborer. Ils nous ont montré le fonctionnement de la solution et nous avons ensuite lancé une phase pilote", se souvient Tsvetomir Uzunov, DAF de Discordia.
La plateforme est facile à utiliser et se synchronise avec l’ERP utilisé par Discordia. Les chauffeurs n'ont qu'à installer l'application Payhawk sur leur téléphone, et ils sont prêts à partir.

Gérer de gros volumes de transactions

La première période d'essai a été menée avec une trentaine de conducteurs et a duré un peu plus de deux mois. Les leçons tirées de cette expérience ont permis de lancer la deuxième période d'essai, qui a duré un an et impliqué 700 chauffeurs. Ensemble, les deux entreprises ont pu mettre en place toute une infrastructure technologique et s'assurer que les chauffeurs adoptent largement la solution.

Désormais, Discordia peut réaliser 4 paiements de gros montant par jour pour envoyer de l'argent sur les comptes des chauffeurs. Avant Payhawk, ces transactions nécessitaient beaucoup de temps de la part du personnel administratif et augmentaient les coûts en raison de nombreux frais. Aujourd’hui, l'équipe a créé un compte principal, rechargé une fois par jour, et y a rattaché tous les comptes des salariés.

"Si un collègue a besoin d'un transfert d'urgence à tout moment de la journée, il lui suffit d'en faire la demande via l'application sur son téléphone, et son responsable peut l'approuver et le libérer en quelques secondes, c’est beaucoup plus facile à gérer pour tout le monde", note Tsvetomir Uzunov.

Autre avantage du partenariat avec Payhawk : le processus de pré-émission mis en place pour les cartes physiques, que les chauffeurs reçoivent dès qu'ils commencent à travailler. Discordia bénéficie ainsi d'une plus grande flexibilité, ce qui est essentiel pour que les chauffeurs soient opérationnels le plus rapidement possible.

Tirer parti de la saisie des données automatisée

Discordia a également amélioré ses processus administratifs grâce à la fonctionnalité de reporting des dépenses. La technologie OCR de l'application mobile Payhawk est conçue pour reconnaître les différents reçus et documents de paiement, qu'il s'agisse de carburant, de frais de douane ou de péage, de frais d'hôtel ou d'autres frais généraux. Avant l’implémentation de Payhawk, chaque chauffeur devait garder ses justificatifs papier, puis les saisir électroniquement et les envoyer pour analyse auprès du personnel administratif.

Avec la solution Payhawk, les chauffeurs n'ont qu'à scanner l’original du reçu avec leur téléphone et à entrer quelques informations sur la raison de leur achat. Le système les traite automatiquement afin que l'équipe puisse analyser les données et prendre des décisions plus éclairées.

"J'ai vu des reçus pris en photo sur le Pont de l'amitié Roussé-Giurgiu, et le logiciel les reconnaît toujours !", poursuit Tsvetomir Uzunov.

"Nous prévoyons d'avoir environ 3 000 véhicules d'ici 2025 et 7 000 d'ici 2030. Cela équivaut à environ 10 000 conducteurs. Imaginez autant de conducteurs qui réalisent trois courses par mois, et accumulent un minimum de six reçus pour chacun d'entre eux ; ce nombre est impossible à gérer manuellement. Le coût humain et financier que cela représente réduirait considérablement notre marge de croissance", explique Tsvetomir Uzunov.

Cette prise de conscience a convaincu la direction de Discordia que la technologie est une véritable nécessité pour la croissance de leur entreprise.

Conduire le changement grâce à l'analytique et l'optimisation des données

Outre les avantages évidents pour les salariés, la technologie fournit également les données et les analyses nécessaires pour optimiser le service client. L'entreprise prévoit de poursuivre sa transformation numérique dans les années à venir en mettant en place un Data Warehouse qui rassemblera et structurera toutes les informations en un seul endroit afin que chaque département puisse les utiliser en fonction de ses besoins.

Le point de vue Payhawk

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