Transformation digitale : comment maximiser son ROI

Comprendre le ROI de la transformation digitale

En finance, le concept de transformation digitale est simple : il consiste à simplifier ou à accélérer les processus comptables ou financiers grâce à la technologie afin de gagner en précision, d’éviter les fraudes et de libérer du temps pour que les contrôleurs financiers puissent se concentrer sur la croissance de leur entreprise.

Prenons l’exemple de la gestion des dépenses : typiquement, une entreprise en pleine croissance a le choix entre deux méthodes. Elle peut émettre une carte de paiement pour des individus ou des services entiers, ou bien demander à ses employés de payer avec leurs fonds personnels et les rembourser à la fin du mois.

Néanmoins, ces deux modèles sont loin d’être parfaits.

1. Avec une carte de paiement, rien n’empêche les employés d’effectuer des achats frauduleux qui passeront inaperçus jusqu’à la fin du mois ou jusqu’à la réception du relevé de compte bancaire par le directeur financier (ou le comptable).
2. Demander aux employés de régler leurs frais professionnels avec leur propre argent peut peser sur leurs finances et leur solvabilité si les remboursements prennent du retard. Ce modèle apporte également son lot de documents administratifs et ne fournit à l’équipe financière qu’une idée floue de l’état des dépenses jusqu’à ce que la fin du mois arrive.

Une solution de gestion des dépenses telle que Payhawk permet au personnel de dépenser des fonds pré-approuvés par les contrôleurs financiers de l’entreprise, rendant ainsi ces deux modèles superflus. Grâce à cette solution, vous pouvez :

• Limiter les montants mis à la disposition des employés ainsi que les fournisseurs chez qui ils peuvent dépenser les fonds de l’entreprise ;
• Créer des flux d’approbation en plusieurs étapes pour valider les transactions ;
• Réduire considérablement les tâches administratives pour en finir avec l’accumulation des reçus ;
• Émettre des cartes de paiement intelligentes (connectées à une application) pour chaque employé, avec des règles de dépenses précises intégrées ;
• Éviter les fraudes en limitant les retraits aux distributeurs et en exigeant les reçus (et la catégorisation) de chaque dépense effectuée ;
• Recevoir des notifications en temps réel pour les achats effectués et vérifier les transactions suspectes.

Avantages de la transformation digitale pour les entreprises en pleine croissance

En finance, la transformation digitale vise à réduire les tâches administratives, les erreurs et l’opacité qui résultent de
l’approbation manuelle des transactions ou de leur correction après coup. En voici les principaux avantages :

Rapidité

Le principal avantage de la digitalisation des processus financiers est sa rapidité. Au lieu d’attendre la fin du mois (ou du trimestre), effectuez vos rapprochements instantanément et réalisez des prévisions plus éclairées. En outre, vous pouvez prendre des décisions stratégiques concernant vos investissements en toute confiance, car vous savez exactement comment elles impacteront votre entreprise.

Réduction des fraudes grâce à plus de visibilité

Effectués à la main, les processus financiers ouvrent la voie à l’erreur humaine, qu’il s’agisse de données mal ressaisies ou d’employés qui se trompent dans leurs demandes de remboursement. Par conséquent, lorsqu’il faut collecter et traiter manuellement des centaines de notes de frais, factures et reçus similaires, il est facile de passer à côté de telles erreurs.

Un système financier numérique réduit considérablement le nombre d’erreurs, puisque la carte de paiement et l’application associée enregistrent toutes les transactions au fur et à mesure. La technologie OCR, quant à elle, capture les reçus en quelques secondes et permet même de définir des rappels ainsi que des gels de carte pour les personnes n’ayant pas encore importé leurs reçus.

Par exemple, en utilisant Payhawk pour vos opérations comptables, vous verrez tous les achats effectués par vos employés apparaître sur votre tableau de bord de contrôle des finances, accompagnés de métadonnées (date et heure, fournisseur, montant, tags, etc.)

De plus, la solution vous permet de demander des documents supplémentaires, tels que des reçus physiques, afin de valider les transactions.

Réduction des tâches administratives

Les outils financiers technologiques interviennent dans des workflows qui nécessitent habituellement une action manuelle et permettent ainsi de boucler la boucle. Grâce à eux :

• Capturez les informations des reçus et faites-les correspondre aux métadonnées des transactions via la technologie OCR ;
• Envoyez des notifications automatiques aux employés pour leur rappeler d’importer leurs reçus après chaque transaction ;
• Intégrez et partagez des données avec vos autres outils de gestion d’entreprise ;
• Créez des workflows automatisés pour approuver des dépenses, régler des litiges, émettre des cartes de paiement, définir (ou modifier) le budget d’une carte, etc.

Réduction des coûts liés à la gestion financière

Les outils financiers numériques contribuent à réduire les coûts de fonctionnement de votre service financier. En automatisant les tâches manuelles, vous pouvez faire preuve de plus de rigueur avec une équipe de contrôleurs réduite.

Mettre en œuvre la transformation digitale dans le service financier

D’après des données statistiques de Forbes, entre 70 % et 95 % des projets de transformation digitale échouent, et ce, pour différentes raisons : mauvais alignement avec les objectifs de l’entreprise, dépassement de budget, absence de formation des employés aux nouveaux outils technologiques, etc.

Voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à transformer votre service financier dépendant des processus manuels en une infrastructure à la pointe de la technologie :

• Automatisez les tâches répétitives à l’aide de workflows ;
• Créez des fonctions complètes de reporting pour présenter toutes les transactions en détail ;
• Organisez vos processus pour la gestion des dépenses, la planification des flux de trésorerie, les rapports réglementaires et de conformité, les prévisions ou encore la gestion de la trésorerie, et éliminez les étapes superflues ;
• Élaborez des workflows performants en intégrant des applications à votre pile financière ;
• Optez pour une solution éprouvée : les produits financiers mis au point en interne peuvent être onéreux et ils engagent votre responsabilité en matière de conformité et de sécurité ;
• Adoptez des normes de sécurité et de protection des données plus strictes.

Une transformation digitale réussie avec Payhawk

Vous avez compris l’idée : si vous êtes à la recherche d’un partenaire technologique de confiance qui vous aidera à digitaliser les finances de votre entreprise, Payhawk est ce qu’il vous faut.

Mais ne nous croyez pas sur parole : lisez plutôt ce que nos clients pensent de notre produit.

ATU, première chaîne professionnelle de magasins et d'ateliers automobiles en Allemagne, emploie plus de 10 000 personnes au sein de plus de 550 filiales et réalise un chiffre d’affaires annuel de 1,3 milliard d’euros.

Toutefois, l’empreinte physique de l’entreprise est telle qu’avant d’utiliser Payhawk, les dépenses en espèces généraient une quantité infinie de documents administratifs papier, véritable casse-tête pour les responsables financiers. En effet, deux camions étaient nécessaires pour transporter les factures d’ATU créées dans ses filiales allemandes.

Cette structure opaque ralentissait les opérations financières et les rapprochements, permettant d’éventuels abus financiers. Désormais, grâce à Payhawk et ses outils numériques de gestion des dépenses, le chef de projet senior Mathias Goetz nous explique que

Les responsables de filiales ATU peuvent payer avec leur carte Payhawk, prendre leur reçu en photo, l’importer dans l’application et enfin sélectionner la bonne catégorie (codage). C’est aussi simple que ça.

La première année, nos fonctionnalités de capture automatisée des données, de catégorisation obligatoire des dépenses avec champs personnalisés et de rapprochement en temps réel via une intégration ERP ont permis à ATU de récupérer 2 millions d’euros sur ses impôts, qui auraient autrement été perdus si les processus manuels avaient été conservés.

De même, Payhawk a aidé MDM Props, fabricant londonien d’accessoires de spectacle, à récupérer plus de 240 000 € de TVA par trimestre grâce à une catégorisation des dépenses correcte.

Avant Payhawk, notre équipe collectait encore les justificatifs d’achat papier, s’ils étaient perdus, il nous était donc impossible de récupérer la TVA. Chez MDM Props, nous avons de grosses dépenses pour des événements, la TVA de nos factures peut atteindre les 240K par trimestre, les pertes étaient donc considérables. Avec Payhawk, les collaborateurs n’ont qu’à prendre en photo le reçu de leurs achats par carte, sélectionner la catégorie de dépense et le tour est joué. Cela ne leur prend que quelques secondes, mais nous permet d’économiser des milliers !

Vous avez une impression de déjà-vu ? Si les reçus papier et la saisie manuelle de données vous freinent dans vos processus, découvrez dès maintenant comment Payhawk peut simplifier vos processus financiers et vous aider à obtenir le meilleur ROI possible. Programmez une démo sans plus attendre.