Consejos de expertos: Cómo lograr un ROI elevado en la transformación digital

Comprender el ROI de la transformación digital en el sector financiero

La idea de la transformación digital en las finanzas es sencilla: se basa en utilizar la tecnología para simplificar o acelerar la contabilidad o las finanzas con el fin de aumentar la precisión, eliminar el fraude y ahorrar tiempo, de modo que los negocios y sus directores financieros puedan centrarse en el crecimiento.

Tomemos como ejemplo la gestión de gastos. Tradicionalmente, había dos modos en los que las empresas en crecimiento podían gestionar las compras y los gastos. Podían emitir una tarjeta de gastos para las personas o los departamentos de la empresa o solicitar a los empleados que realizaran las compras con sus propios fondos y, después, pidieran su reembolso al finalizar el mes.

Pero las desventajas de ambos modelos son obvias:

1. Al utilizar una tarjeta de gastos, los empleados pueden realizar compras fraudulentas que pasarán inadvertidas hasta que termine el mes o hasta que tu entidad bancaria remita al CFO (o contable) un estado de cuenta.

2. Solicitar a los empleados que gasten sus propios fondos para realizar gastos de empresa puede limitar sus finanzas y superar su crédito si no reciben un reembolso a tiempo. También crea una montaña de papeles todos los meses y esto significa que el equipo financiero desconoce por completo el gasto hasta que termina cada mes.

Un programa de gestión de gastos como Payhawk puede eliminar la necesidad de ambos modelos, posibilitando a los empleados que gasten los fondos de la empresa ya pre-aprobados por los directores financieros. Puedes:

• Limitar cuánto y dónde (es decir, en qué minoristas) pueden gastar tus empleados fondos de la empresa.
• Diseñar secuencias de aprobación en múltiples pasos para validar transacciones.
• Minimizar el infinito trabajo administrativo y eliminar las pilas de recibos que se acumulan hasta fin de mes.
• Emitir tarjetas de gastos inteligentes (y una aplicación asociada) para cada empleado con reglas integradas y detalladas respecto a en qué pueden gastar.
• Eliminar el fraude limitando las retiradas de efectivo en cajeros y solicitando recibos (y categorizando los gastos) de cada una de las transacciones.
• Recibir notificaciones en tiempo real de las compras que realicen los empleados y detectar las transacciones sospechosas.

Beneficios clave de la transformación digital de las finanzas para las empresas en crecimiento

La esencia de la transformación digital en las finanzas radica en reducir la administración manual, la opacidad y los errores asociados con la aprobación manual de transacciones o intentar corregir estas posteriormente. Y algunos de los principales beneficios son los siguientes:

Rapidez

La principal ventaja de la digitalización de los procesos financieros es la rapidez. En lugar de esperar hasta fin de mes (o de trimestre), puedes llevar a cabo una conciliación instantánea, realizar pronósticos mejor informados y tomar decisiones estratégicas respecto a inversiones con mucha más confianza, ya que tienes una idea clara de cómo van a afectar a tu negocio.

Eliminar el fraude gracias a una mayor visibilidad

Los procesos financieros manuales pueden dar lugar a diversos errores, desde problemas de duplicación hasta solicitudes erróneas de reembolsos por parte de los empleados. Y es fácil pasarlos por alto, especialmente cuando hay cientos de informes de gastos, facturas y recibos similares que hay que cotejar y archivar manualmente.

Un sistema financiero digital reduce significativamente los errores, ya que la tarjeta y la aplicación asociada registran todas las transacciones a medida que se realizan. Y el OCR puede capturar el recibo en cuestión de segundos (con la posibilidad de enviar recordatorios e incluso congelar tarjetas a los titulares que aún no hayan subido sus recibos).

Por ejemplo, utilizando Payhawk para la contabilidad, todas las compras que realice un empleado aparecen en el panel de control financiero, donde es posible ver los metadatos (por ejemplo, fecha y hora, minorista, importe, etiquetas, etc.) y solicitar documentación adicional (recibos físicos) para validar las compras.

Reducir el trabajo manual

Las herramientas financieras basadas en la tecnología ayudan a cerrar la brecha e intervenir en secuencias que, tradicionalmente, requerían de acciones humanas, por ejemplo:

• Utilizar tecnología OCR para capturar datos de recibos y hacerlos corresponder con los metadatos de la transacción
• Solicitar automáticamente a los empleados que suban recibos cuando lleven a cabo una transacción
• Integrar y compartir datos con el resto herramientas de gestión de tu empresa
• Crear secuencias automatizadas para aprobar gastos, resolver disputas, emitir tarjetas de gastos, asignar (o editar) el presupuesto de las tarjetas de pago, etc.

Reducir los costes de gestión financiera

Las herramientas financieras digitales reducen el coste operativo de tu departamento de finanzas. Al automatizar las tareas manuales, puedes controlar más y mejor con un equipo de directores financieros más pequeño.

Mejores prácticas para la implementación de la transformación digital en las finanzas

Una estadística muy conocida de Forbes señala que entre un 70 % y un 95 % de los proyectos de transformación digital fracasan porque no se alinean con los objetivos de la empresa, superan el presupuesto o no tienen en cuenta la formación que necesitan los empleados para utilizar cada nuevo y reluciente elemento tecnológico, etc.

Estas son algunas de las mejores prácticas que pueden ayudarte a cambiar a una infraestructura de finanzas basada en la tecnología que reducirá tu dependencia de los procesos manuales:

• Automatizar las tareas repetitivas con flujos de aprobación personalizados.
• Crear funciones globales para la presentación de información que muestren todos los detalles de todas las transacciones.
• Elaborar el mapa de tus procesos para la gestión de gastos, planificación del flujo de caja, cumplimiento y notificación normativa, previsión, gestión de tesorería, etc. y eliminar los pasos redundantes.
• Crear flujos de aprobación sólidos mediante la integración de aplicaciones en tu conjunto de herramientas y servicios financieros
• Utilizar un programa testado y validado por diferentes tipos de empresas: la creación de productos financieros propios puede resultar muy cara y dar lugar a responsabilidades relativas al cumplimiento y la seguridad.
• Adoptar normas más estrictas para la privacidad de los datos y la seguridad.

El éxito en la transformación digital gracias a Payhawk

Ahora ya has descubierto cuál es la clave: Si estás buscando un socio fiable con base tecnológica que te ayude a digitalizar las finanzas de tu empresa, necesitas a Payhawk.

Pero no es necesario que te fíes de nuestra palabra. No. Puedes escuchar lo que algunos de nuestros clientes dicen de nuestro producto.

ATU es la cadena profesional número uno de talleres y establecimientos de recambios para automóviles de Alemania, con más de 10.000 empleados, 550 sucursales y unas ventas anuales que ascienden a 1300 millones de euros. Pero, con un volumen físico tan destacado, la realización de compras con efectivo era un dolor de cabeza que siempre generaba remesas infinitas de papeles. De hecho, ATU tuvo que utilizar dos camiones para transportar sus facturas y esto hablando exclusivamente de sus sucursales en Alemania.

Esta estructura opaca ralentizaba las operaciones financieras y la conciliación y daba lugar a la posibilidad de sufrir abusos financieros. Ahora, utilizando las herramientas digitales de gestión de gastos de Payhawk, el director principal del proyecto de ATU, Mathias Goetz, afirma que «los gerentes de las sucursales pueden realizar pagos con la tarjeta de Payhawk, tomar una fotografía de su recibo, añadirla a la aplicación y seleccionar la categoría apropiada (codificación). ¡Y ya está!».

Durante el primer año de uso de Payhawk, nuestra captura de datos automatizada, la categorización de gastos obligatoria (con campos personalizados) y la conciliación en tiempo real a través de la integración ERP ayudó a ATU a recuperar 2 millones de euros en impuestos que, de otro modo, se habrían perdido en caso de depender de procesos manuales.

En segundo lugar, Payhawk ha ayudado a MDM Props, una empresa de creaciones artísticas y realización de eventos con sede en Londres, a ahorrar más de 240.000€ en recuperaciones de IVA al trimestre gracias a una categorización apropiada.

«Antes de Payhawk, nuestro equipo seguía recopilando recibos en papel y, si no podían encontrar alguno, no podían solicitar la devolución del IVA correspondiente. Gastamos mucho en materiales para eventos y tenemos facturas de IVA de, aproximadamente, 240.000€ en tan solo un trimestre, de modo que no poder solicitar su recuperación era un elemento realmente importante» explica el director financiero de MDM Props, Uchenna. «Ahora, con Payhawk, nuestros titulares de tarjetas realizan una fotografía del recibo, la suben a la aplicación y seleccionan una categoría de gasto en cuestión de segundos. No les supone ningún esfuerzo y pueden ahorrar miles de libras al negocio».

¿Te resulta familiar? Si los recibos en papel y la introducción de datos te están impidiendo avanzar, ha llegado el momento de descubrir cómo Payhawk puede optimizar tus operaciones financieras y proporcionar un ROI tangible. Reserva una demo hoy mismo.