Tips van experts: een hoge ROI voor digitale transformatie bereiken

Hoe levert digitale transformatie van financiële processen ROI op?

Het idee achter digitale financiële transformatie is simpel. Dit is het gebruik van technologie om de boekhouding of financiën te vereenvoudigen of sneller rond te krijgen om zo de nauwkeurigheid te vergroten, fraude te voorkomen en tijd te besparen. Hierdoor kunnen bedrijven en financial controllers zich meer richten op groei.

Neem bijvoorbeeld uitgavenbeheer. Oorspronkelijk waren er twee manieren waarop groeiende bedrijven aankopen en uitgaven konden beheren. Je kunt individuele personen of afdelingen een betaalkaart geven of medewerkers vragen om aankopen te doen met hun eigen geld, die ze aan het einde van de maand vergoed krijgen.

Maar beide methoden schieten duidelijk tekort:

1. Met een betaalkaart is het voor werknemers gemakkelijk om frauduleuze aankopen te doen die pas aan het einde van de maand (of wanneer de CFO/accountant een rekeningafschrift ontvangt van de bank) opgemerkt worden.
2. Als je werknemers vraagt om hun eigen geld te gebruiken voor zakelijke uitgaven, kan dat een aanslag zijn op hun financiën, zeker als ze niet op tijd worden terugbetaald. Ook zorgt dit elke maand voor een berg papierwerk en moet de afdeling financiën tot het einde van de maand in het duister tasten.

Een oplossing voor uitgavenbeheer zoals Payhawk maakt beide methoden overbodig, omdat werknemers alleen gebruik kunnen maken van bedrijfsgeld dat vooraf is goedgekeurd om uitgegeven te worden.

Je kunt:

• Beperken hoeveel en waar (bijv. bij welke winkels) werknemers bedrijfsgeld kunnen uitgeven;
• Geavanceerde goedkeuringsworkflows ontwerpen om transacties te controleren;
• Administratief werk minimaliseren doordat er geen stapel bonnetjes moet worden verzameld;
• Slimme betaalkaarten (met bijbehorende app) uitgeven aan iedere medewerker, inclusief fijnmazige ingebouwde regels over toegestane uitgaven;
• Fraude voorkomen door geldautomaatopnames te beperken en bonnetjes (plus uitgavecategorie) te vereisen voor elke transactie;
• Realtime meldingen ontvangen over aankopen van werknemers en verdachte transacties onderzoeken.

Belangrijkste redenen om financiële processen te digitaliseren voor groeiende bedrijven

In de kern draait de digitale transformatie van financiën om het verminderen van administratief werk, fouten en ondoorzichtigheid als gevolg van het handmatig goedkeuren of achteraf corrigeren van transacties. Dit zijn enkele van de belangrijkste voordelen.

Snelheid

Het grootste voordeel van het digitaliseren van financiële processen is snelheid. Je hoeft niet te wachten tot het einde van de maand of het kwartaal om te reconciliëren. Daardoor kun je beter geïnformeerde prognoses maken en met meer vertrouwen strategische beslissingen nemen over investeringen, omdat je een beeld hebt van de invloed op het bedrijf.

Voorkomen van fraude dankzij betere zichtbaarheid

Handmatige financiële processen scheppen ruimte voor problemen: van fouten bij het overtypen van gegevens tot werknemers die onjuiste declaraties indienen. Fouten zijn gemakkelijk te missen als je honderden vrijwel identieke onkostendeclaraties, facturen en bonnetjes hebt die handmatig verzameld en gearchiveerd moeten worden.

Met een digitaal financieel systeem maak je veel minder fouten, omdat de betaalkaart en gekoppelde app transacties meteen registreren. Met OCR kunnen bonnetjes in een paar seconden worden vastgelegd. Ook kun je herinneringen instellen en zelfs de betaalkaart blokkeren van kaarthouders die nog bonnetjes moeten uploaden.

Als je Payhawk gebruikt voor je boekhouding, verschijnt elke aankoop die een medewerker doet op het financiële dashboard. Hier kun je de metagegevens bekijken (datum en tijd, retailer, bedrag, labels, etc.) en aanvullende documenten (fysieke bonnetjes) opvragen om aankopen te controleren.

Minder handmatig werk

Technische financiële tools helpen om het proces rond te krijgen en automatisch in te grijpen in workflows:

• OCR-technologie om gegevens op bonnetjes vast te leggen en te vergelijken met de metagegevens van de transactie
• Automatische meldingen om werknemers eraan te herinneren het bonnetje te uploaden als ze een transactie doen
• Integreren en delen van gegevens met andere zakelijke tools
• Geautomatiseerde workflows voor het goedkeuren van uitgaven, oplossen van geschillen, uitgeven van betaalkaarten, toewijzen of bewerken van het budget van een betaalkaart, enz.

Lagere financiële beheerskosten

Met digitale financiële tools kun je geld besparen op de afdeling financiën. Door handmatige taken te automatiseren, kom je toe met een kleiner team van controllers.

Tips voor het doorvoeren van een digitale financiële transformatie

Volgens statistieken van Forbes mislukken 70% tot 95% van de digitale transformatieprojecten. Dit komt bijvoorbeeld omdat ze niet zijn afgestemd op de bedrijfsdoelen, het budget overschrijden of geen rekening houden met de training die werknemers nodig hebben om de nieuwe technologie te gebruiken.

Hier zijn een aantal tips die je kunnen helpen bij de overstap naar een technologische financiële infrastructuur, zodat je minder afhankelijk bent van handmatige processen:

• Automatiseer terugkerende taken met if-then-workflows
• Ontwikkel uitgebreide rapportagefuncties om elke transactie in detail te belichten
• Breng processen voor kostenbeheer, cashflowplanning, compliance en wettelijke rapportage, prognoses, kasbeheer, enz. in kaart en schrap overbodige stappen
• Bouw krachtige workflows door financiële applicaties te integreren
• Gebruik een bestaande oplossing; het in-house maken van financiële producten kan duur zijn en brengt verantwoordelijkheden op het gebied van naleving en beveiliging met zich mee
• Realiseer betere normen voor beveiliging en gegevensprivacy

Payhawk maakt jouw digitale transformatie tot een succes

Het is misschien al wel duidelijk: als je op zoek bent naar een betrouwbare technologische partner die je kan helpen de financiën van je bedrijf te digitaliseren, dan is Payhawk wat je nodig hebt.

Maar je hoeft ons niet op ons woord te geloven. Luister in plaats daarvan naar wat onze klanten zeggen over ons product.

ATU is de grootste autodealer en garageketen van Duitsland, met meer dan 10.000 werknemers, 550 filialen en een jaaromzet van € 1,3 miljard. Met zo'n grote omvang waren aankopen met contant geld een grote kopzorg die eindeloze stapels papierwerk opleverde. ATU had zelfs twee vrachtwagens nodig om alleen al hun facturen vanuit de verschillende vestigingen in Duitsland te verplaatsen.

Door deze ondoorzichtige opzet werden de financiële werkzaamheden en reconciliatie belemmerd. Bovendien was er veel ruimte voor potentieel financieel misbruik. Door gebruik te maken van de digitale kostenbeheertools van Payhawk, zegt Mathias Goetz, senior projectmanager bij ATU:

"Kunnen filiaalmanagers betalingen doen via de Payhawk-kaart, een foto van hun kassabon maken, deze toevoegen aan de app, de juiste categorie selecteren en klaar is kees."

In het eerste jaar dat ze Payhawk gebruikten, kon ATU € 2 miljoen terugkrijgen van de belastingdienst dankzij onze geautomatiseerde gegevensvastlegging, verplichte categorisatie van onkosten (met aangepaste velden) en realtime reconciliatie via de ERP-integratie. Dit bedrag zouden ze zijn misgelopen als ze nog steeds afhankelijk waren geweest van handmatige processen.

Ten tweede heeft Payhawk MDM Props, een Londens bedrijf dat kunst en objecten voor evenementen produceert, geholpen om meer dan € 240.000 aan btw per kwartaal te besparen dankzij een goede categorisatie. Uchenna, Finance Manager bij MDM Props aldus:

"Toen we nog niet met Payhawk werkten, verzamelde ons team nog papieren bonnetjes, en als ze deze niet vonden, konden we geen btw terugvorderen. We geven veel geld uit aan materiaal voor evenementen en krijgen soms btw-facturen van ongeveer € 240.000 voor één kwartaal, dus de terugvorderingen die we mislopen zijn allesbehalve verwaarloosbaar. Dankzij Payhawk maken onze kaarthouders nu een foto van het bonnetje, uploaden deze naar de app en selecteren binnen enkele seconden een uitgavencategorie. Het is een kleine moeite voor hen en het kan het bedrijf duizenden ponden besparen."

Klinkt dit bekend? Als papieren bonnetjes en handmatige gegevensinvoer het succes van jouw bedrijf in de weg staan, dan is het tijd om te ontdekken hoe Payhawk jouw financiële activiteiten kan stroomlijnen en concrete voordelen kan opleveren. Boek vandaag nog een demo.