Transformation der Transportbranche: Payhawk & Discordia

Dieser Artikel ist in bulgarischer Sprache in Forbes Bulgaria erschienen. Den vollständigen Artikel finden Sie hier.

Wer an Transportunternehmen, Speditionen oder Gütertransport denkt, dem sei verziehen, wenn er sofort an lange Arbeitszeiten in großen Lastwagen denkt. Wer die Branche kennt, denkt aber auch an komplexe Logistik, internationalen Papierkram und unterschiedliche Zahlungssysteme in ganz Europa. Wobei die Technik & Software in der Transportindustrie nicht immer auf den aktuellsten Stand sind.

Das bulgarische Transportunternehmen Discordia räumt jedoch mit diesem Klischee auf und beweist, dass Fintech und die Transportbranche Hand in Hand gehen.

Mühelosem Kostenmanagement für die ganze Flotte

Discordia ist seit mehr als 30 Jahren im Geschäft und betreibt derzeit eine Flotte von über 1.500 Lkw und 2.000 Fahrern. Neben dem Straßentransport in ganz Europa (dem größten Servicegebiet) bietet Discordia auch Bahn-, See- und Lufttransporte an.

Trotz einer durchweg schnellen Flotte und einer hohen Kundenzufriedenheit steht Discordia aufgrund des Personalmangels vor großen Herausforderungen. "Das Problem ist nicht nur lokal", beschreibt CFO Tsvetomir Uzunov:

In Europa fehlen rund eine halbe Million Lkw-Fahrer.

Eine der wichtigsten Prioritäten des Unternehmens ist es daher, wichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen und auch zu halten, indem wir ihnen das bestmögliche Arbeitsumfeld und die bestmöglichen Arbeitsbedingungen bieten.

"Die Gewinnung und Bindung von Talenten ist genau das Ziel der technologischen Innovationen in der Branche. Einerseits geht es um die Modernisierung der Fahrzeuge selbst, aber wir müssen auch an die Systeme in den Fahrzeugen denken, die die Arbeit und den Komfort der Fahrer unterstützen", erklärt Tsvetomir.

Leider kann die Hauptaufgabe des Fahrers, eine Ladung sicher und pünktlich zu transportieren, schnell durch Papierkram und finanzielle Transaktionen erschwert werden.

Tsvetomir sagt:

Die Fahrer können in viele Notsituationen geraten, z. B. Verzögerungen an der Grenze oder zusätzliche Stopps. In jedem dieser Fälle fallen unerwartete Gebühren an, so dass die Fahrer ständig Belege und Berichte überprüfen müssen. Es kommt häufig vor, dass ein Fahrer eine dringende Bargeldüberweisung benötigt, die nicht spät nachts, an Feiertagen oder an Wochenenden erfolgen kann. Diese Verzögerung führt zu Frustration und Spannungen bei unseren Mitarbeitern und lenkt sie von ihrer eigentlichen Aufgabe ab, die schon verantwortungsvoll und stressig genug ist.

Das Unternehmen wusste, dass es einen besseren Weg gab, diese Probleme zu bewältigen. Es suchte nach einer Lösung für dieses drängende Problem mit neuen Technologien und fand die Antwort in der Ausgabenmanagement-Software von Payhawk. Die Technologien von Payhawk bieten die Möglichkeit, die Ursache zu beseitigen, indem sie die Zahlungs- und Berichtsprozesse für die Fahrer auf bequeme Weise automatisieren.

Neben der erhöhten Bequemlichkeit und Zufriedenheit sieht Discordia auch das Potenzial von Payhawk in der Geschäftsentwicklung - um genaue Ausgabendaten zu sammeln und zu analysieren und sie für die Wachstumsplanung und Umsatzsteigerung zu nutzen.

Effektives Ausgabenmanagement durch digitale Transformation

Es ist kein Zufall, dass Discordia Payhawk als Partner auf dem Weg zur digitalen Transformation gewählt hat.* "Wir haben uns mit ihnen in Verbindung gesetzt, und sie haben uns ihre Systeme in Aktion gezeigt"*, erinnert sich Tsvetomir. "Wir haben ein gemeinsames Pilotprojekt gestartet, um eine innovative Software zur Verwaltung der Unternehmensausgaben zu implementieren."

Die Technologie ist einfach zu handhaben und lässt sich sogar mit der Software synchronisieren, die Discordia für seine ERP-Plattform verwendet. Die Fahrer müssen nur die Payhawk-App auf ihren Handys installieren, und schon können sie loslegen.

Verwaltung hoher Transaktionsvolumen

Discordia führte den ersten Test von Payhawk mit etwa 30 Fahrern durch, der zweieinhalb Monate dauerte. Mit den daraus gezogenen Lehren begann der zweite Versuch, der ein ganzes Jahr dauerte und 700 Fahrer umfasste. Gemeinsam waren die beiden Unternehmen in der Lage, eine komplette technologische Infrastruktur einzurichten und sicherzustellen, dass die Fahrer die neue Software nahtlos nutzen.

Wir haben uns für die Lösung von Payhawk entschieden, weil sie mehrere Vorteile bietet. Zunächst einmal bietet sie uns im Gegensatz zu anderen Lösungen auf dem Markt ein Werkzeug, um Geldtransfers an Mitarbeiter zu erleichtern, wenn diese unterwegs sind, und um die Berichterstattung zu automatisieren.

Bislang hat Discordia täglich mindestens vier große Zahlungstransaktionen durchgeführt, um Geld auf die Konten der Fahrer zu überweisen. Vor Payhawk waren diese Transaktionen mit einem enormen Zeitaufwand für das Verwaltungspersonal verbunden und verursachten aufgrund der großen Anzahl von Abbuchungen höhere Kosten. Aber jetzt, mit Payhawk, hat das Team ein Hauptkonto eingerichtet und alle Mitarbeiterkonten angeschlossen. Es wird einmal täglich aufgeladen, sodass alle Fahrer bei der Erledigung ihrer Touren unterstützt werden.

Tsvetomir erklärt:

Die Bequemlichkeit besteht darin, dass ein Kollege, der zu jeder Tageszeit eine Notüberweisung benötigt, diese einfach über die App auf seinem Telefon anfordert, und sein Vorgesetzter kann sie in Sekundenschnelle genehmigen und freigeben.

Ein zusätzlicher Vorteil der Partnerschaft mit Payhawk ist der Vorab-Ausgabeprozess für physische Debitkarten, die die Fahrer erhalten, sobald sie ihre Arbeit aufnehmen. Dieser Vorteil verschafft dem Transportunternehmen zusätzliche Flexibilität, die entscheidend dafür ist, dass die Fahrer so schnell wie möglich ihre Arbeit aufnehmen können.

Intelligente Datenerfassung

Das Discordia-Team wollte auch viele seiner administrativen Prozesse verbessern, einschließlich der Spesenerfassung und -berichterstattung.

Vor Payhawk musste jeder Fahrer Spesenblätter sammeln, die dann von den Verwaltungsmitarbeitern elektronisch erfasst und ausführlich analysiert wurden. Mit der OCR-Technologie in der mobilen App von Payhawk können die Fahrer nun ganz einfach verschiedene Quittungen und Zahlungsbelege erfassen (sei es für Kraftstoff, Grenz- oder Mautgebühren, Hotel- oder andere Gemeinkosten).

Mit der Lösung von Payhawk müssen die Fahrer nur die Originalquittung mit ihrem Telefon scannen und ein paar Informationen darüber eingeben, warum sie einen Kauf getätigt haben. Das System verarbeitet diese Informationen automatisch, sodass das Team die resultierenden Daten analysieren und besser informierte Entscheidungen treffen kann.

Zurzeit bearbeitet eine Person in der Verwaltung alle Papierbelege für 110 Fahrer. Wir gehen davon aus, dass 90 % der Belege mit dieser neuen Software automatisch verarbeitet werden. Das erleichtert nicht nur die Arbeit der Mitarbeiter und verschafft ihnen Zeit für befriedigendere Aufgaben, sondern ermöglicht es uns auch, unser Geschäft so auszubauen, wie wir es uns wünschen.

"Wir planen, bis 2025 rund 3.000 Fahrzeuge und bis 2030 7.000 Fahrzeuge zu haben. Das entspricht etwa 10.000 Fahrern", erklärt Tsvetomir. "Stellen Sie sich vor, so viele Fahrer, drei Kurse pro Monat und mindestens sechs Belege für jeden, das ist manuell unmöglich zu bewältigen. Die Büro- und Personalkosten würden unsere Wachstumsmarge erheblich schmälern."

Diese Erkenntnis unterstützt die Überzeugung des gesamten Discordia Managementteams, dass Technologie die absolute Grundlage für Unternehmenswachstum ist.

Mit optimierten Daten den Wandel vorantreiben

Neben den offensichtlichen Vorteilen für die Mitarbeiter liefert die Technologie auch die Daten und Analysen, die zur Optimierung des Kundendienstes benötigt werden. Das Unternehmen plant, seine digitale Transformation in den kommenden Jahren fortzusetzen, indem es ein Data Warehouse einführt, das alle Informationen an einem Ort sammelt und strukturiert, sodass jede Abteilung sie nach ihren Bedürfnissen nutzen kann.

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