Effiziente Finanzbuchhaltung: 5 Vorteile von Firmenkarten

Firmenkarten im Überblick

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Tim ist Vertriebsmitarbeiter in einem mittelständischen Unternehmen und leistet im Außendienst hervorragende Arbeit. Früher hat er nach der Rückkehr von seinen Geschäftsreisen unzählige Stunden damit verbracht, seine Reisekostenabrechnungen zu erstellen, und musste dann lange warten, bis er seine Auslagen erstattet bekam. Für Tim war das ein ziemlich frustrierender Prozess, der sich auch negativ auf sein Unternehmen auswirkte. Tim war sich nicht mehr so sicher, ob er für ein Unternehmen arbeiten wollte, das ihm diese zeitaufwändigen administrativen Aufgaben abverlangte.

Glücklicherweise war dieses Problem Tims Kollegen in der Finanzabteilung schon länger ein Dorn im Auge, und sie arbeiteten bereits seit einiger Zeit an der Einführung einer Spesenmanagementlösung mit Firmenkarten und Spesenmanagement-Software.

Das Finanzteam stellte Tim bald darauf eine Firmenkarte aus, sodass er seine Auslagen künftig nicht mehr aus eigener Tasche bezahlen musste. Wenn er heute etwas Dienstliches kaufen möchte, nutzt Tim nun seine neue Firmenkarte und zahlt direkt mit den Unternehmensmitteln, die das Finanzteam ihm zuvor zugewiesen hat. Für Tim ist das eine große Erleichterung, denn jetzt kann er sich besser auf seine potenzielle Kundschaft konzentrieren, anstatt sich Sorgen darum zu machen, wann ihm sein Geld rückerstattet wird. Auch Tims Arbeitgeber ist glücklich, denn er kann jetzt nicht nur ganz genau nachverfolgen, wie viel Tim und seine Kollegen ausgeben, sondern er kann ihre Ausgaben auch kontrollieren, indem er Regeln für verschiedene Spesenkategorien festlegt.

Viele Unternehmen geben ihrer Belegschaft traditionelle Bankkarten zur Zahlung ihrer Spesen und lassen sich damit einige Vorteile entgehen, die ihnen eine intelligente Ausgabenverwaltungslösung bieten könnte. Diese Lösungen umfassen nämlich nicht nur Firmenkarten, sondern auch eine Spesenmanagementsoftware, und können somit ein nahtloses Spesenmanagement unterstützen, die Prozesseffizienz des Unternehmens steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Mit smarten Firmenkarten (in Kombination mit einer Spesenmanagementsoftware) profitieren Unternehmen von einer ganzen Reihe von Vorteilen – sie können ihre Transaktionsabläufe effizienter gestalten, ihre Mitarbeiter für ihre Ausgaben zur Verantwortung ziehen und die Sicherheit erhöhen. Diese Ziele erreichen sie, indem sie:

• ihre Spesenrückerstattungsprozesse optimieren,
• ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren,
• Zeit und Geld bei der Abstimmung sparen,
• die Unternehmenssicherheit stärken und den Zugriff auf Unternehmensmittel einschränken.

Fünf Vorteile von Firmenkarten

Sollten Payhawk-Kunden sich zur Nutzung von Visa-Firmenkarten entscheiden, erschließen sie sich eine ganze Reihe von Vorzügen, mit denen sie ihre Prozesse zum Kostenmanagement und -kontrolle grundlegend verändern können.

Konkret bieten unsere Firmenkarten fünf Vorteile für Unternehmen:

Sekundenschnelles Spesenmanagement

Laut der Global Travel Business Association benötigen Mitarbeiter im Durchschnitt 20 Minuten für die manuelle Erstellung einer Spesenabrechnung. Mit unseren Corporate Cards benötigen sie nur wenige Sekunden.

Wie ist das möglich?

Richtig eingesetzt können Firmenkarten den Spesenmanagementprozess um einiges vereinfachen. Wenn Mitarbeiter ihre geschäftlichen Aufwendungen per Firmenkarte bezahlen, werden ihre Ausgaben automatisch aufgezeichnet, ohne dass sie diese Daten manuell eingeben oder abstimmen müssen.

Unsere Lösung vereinfacht demnach den administrativen Prozess für Mitarbeiterausgaben, die über Firmenkarten getätigt werden. Nachdem ein Mitarbeiter mit seiner Visa-Firmenkarte gezahlt hat und die Transaktion automatisch in der App aufgezeichnet wurde, passiert Folgendes:

1. Der Mitarbeiter scannt seine Rechnung mithilfe einer hochmodernen KI-Kameratechnologie ein, um alle relevanten Daten zu erfassen und aufzuzeichnen.
2. Die Ausgabendaten werden automatisch mit dem Buchhaltungs- oder ERP-System des Unternehmens abgeglichen. Dieser Prozess spart Zeit und ist weniger fehleranfällig als die manuelle Verarbeitung.

Mit Firmenkarten lässt sich der Spesenmanagementprozess also vereinfachen und auch die Nachverfolgung der Ausgaben wird sowohl für die Unternehmen als auch für ihre Belegschaft um einiges leichter. Ihre Mitarbeiter sind dann nicht mehr dazu verpflichtet, ihre Auslagen aus eigener Tasche zu bezahlen, Rechnungen zu sammeln und auf Rückerstattungen zu warten.

Stattdessen nutzen sie einfach ihre Firmenkarten, um direkt Einkäufe im Namen ihres Unternehmens zu tätigen. Finanzteams haben dadurch größere Kontrolle über die Spesen in ihrem Unternehmen und können leichter nachverfolgen, welche Mitarbeiter für welche Zwecke Unternehmensmittel ausgeben. Diese Optimierung des Spesenprozesses spart Unternehmen demnach nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld, und sie können besser nachvollziehen, wie ihre Finanzmittel ausgegeben werden.

Bessere Cashflow-Kontrolle

Entscheidet sich ein Finanzteam für eine Ausgabenmanagementlösung mit Firmenkarten und Spesenmanagementsoftware, wird es auch seinen Cashflow effektiver kontrollieren können.

Wenn Unternehmen mit Firmenkarten statt per Scheck oder Banküberweisung zahlen, müssen sie nicht tagelang auf die Zahlungsabwicklung warten oder sich um geplatzte Schecks und Überziehungsgebühren sorgen. Ebenfalls förderlich für ihren Cashflow sind die folgenden Spesenmanagementfunktionen, die in keiner guten Ausgabenmanagementlösung fehlen dürfen:

• Benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows für Spesenausgaben
• Automatische Sperrung von Karten, bei denen eine Überschreitung des Limits festgestellt wird
• Out-of-Office-Funktion zur 1-Klick-Genehmigung von Ausgaben
• Automatisierte Benachrichtigungen bei Rückerstattungen
• PSD2-konforme 1-Klick-Top-ups und -Saldoprüfungen

Darüber hinaus können Unternehmen über ihre Firmenkarten wiederkehrende Zahlungen einrichten, um den Zahlungseingang und -ausgang zu erleichtern und Abonnements an einem zentralen Ort zu verwalten, ohne die jeweiligen Zahlungen jeden Monat manuell ausführen zu müssen.

Mehr Sicherheit und erhöhter Betrugsschutz

Durch den Einsatz von Firmenkarten (mit einer Ausgabenmanagementlösung) können Unternehmen Betrugsversuche abwehren und ihre Sicherheitsvorkehrungen stärken. Anstatt dass mehrere Nutzer Finanzmittel über ein einziges Bankkonto beziehen, ist jede Karte mit nur einem individuellen Mitarbeiter, Anbieterkonto oder Team verknüpft. Da jeder Inhaber der Firmenkarten somit nur Zugriff auf einen Teil der verfügbaren Gelder hat, sind die Unternehmensmittel besser geschützt.

Darüber hinaus bieten die meisten Firmenkartenanbieter zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen – wie erweiterte Verschlüsselungstechnologie –, um vertrauliche Kundeninformationen vor potenziellen Hackern und Cyberkriminellen zu schützen, die über Onlineportale oder andere digitale Kanäle versuchen könnten, sich Zugriff auf Unternehmensdaten zu verschaffen.

Viele Unternehmen entscheiden sich anstatt für virtuelle Karten (die den Vorteil haben, dass sie ganz leicht und in beliebiger Menge ausgegeben werden können) für Chip-Kreditkarten. Dieser Kartentyp bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und kann Betrüger abwehren, die Finanzdaten von Kunden bei Vor-Ort-Transaktionen abgreifen wollen.

Prämien, Cashback und andere Vergünstigungen für Mitarbeiter

Viele Kartenaussteller bieten ihren Kunden Prämien und andere ansprechende Vergünstigungen, wie Cashback, Partnerrabatte oder Flugmeilen. Diese Vorzüge können Unternehmen gezielt einsetzen, um ihre Belegschaft zusätzlich zu motivieren und möglicherweise sogar ihre Betriebsausgaben auszugleichen.
Tatsächlich haben Kartenhalter heutzutage die Möglichkeit, die Kosten für die Nutzung ihrer Firmenkarten zu kompensieren oder geradezu finanziell von ihren geschäftlichen Transaktionen zu profitieren.

Eine interessante Strategie bestünde darin, besonders engagierte Mitarbeiter über ein Firmenkartenprogramm zu belohnen. Man könnte zum Beispiel einem Teammitglied, das seine Vertriebsziele in einem Monat übertroffen hat, eine Firmenkarte mit einem höheren Kreditlimit bzw. zusätzliche Vergünstigungen wie Rabatte auf Reisen oder Hotelaufenthalte geben, um seine Leistungen zu honorieren.

Bessere Nachverfolgbarkeit und höhere Mitarbeiterproduktivität

Wussten Sie, dass 19 % aller Spesenabrechnungen Fehler enthalten?

Firmenkarten geben Unternehmen die Möglichkeit, die geschäftlichen Aufwendungen ihrer Teams zu überwachen. Dadurch können Finanzteams sicherstellen, dass alle Spesen für legitime Geschäftszwecke aufgewendet wurden, und Bereiche identifizieren, in denen noch Kosteneinsparungen erzielt werden könnten. Dank ihrer Corporate Cards haben Unternehmen außerdem die Möglichkeit, Echtzeitberichte zu generieren, ihre Ausgabendaten automatisch abzugleichen und Einblicke in ihre Geschäftstransaktionen zu erhalten. Dies hilft CFOs und Buchhaltungsteams wiederum dabei, ihr Cashflowmanagement zu optimieren und somit den langfristigen Erfolg ihres Unternehmens zu unterstützen.

Des Weiteren können Unternehmen Firmenkarten gezielt zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität einsetzen. Wenn Teams ihre Geschäftsausgaben mit Firmenkarten tätigen können, ohne auf Genehmigungen oder Rückerstattungen warten zu müssen, bleibt ihnen mehr Zeit und Energie für wichtigere Aufgaben. Tatsächlich könnten Sie Ihren Teams bis zu 20 Minuten manueller Arbeit pro getätigter Ausgabe ersparen, die sie ansonsten für die Suche nach Rechnungen, Genehmigungsanfragen und sonstigen Papierkram benötigt hätten.

Payhawk nutzt das volle Potenzial von Firmenkarten

Unternehmen haben einige sehr gute Gründe, sich für Firmenkarten zu entscheiden: ein vereinfachtes Spesenmanagement, mehr Cashflowkontrolle, eine stärkere Betrugsprävention und Einblick in unternehmensweite Ausgabentrends. Diese Vorteile werden ihnen dabei helfen, ihre Effizienz und Rentabilität zu steigern.

Um allerdings optimal von diesen Vorzügen zu profitieren und sowohl Zeit zu sparen als auch Fehler zu reduzieren, sollten Unternehmen ihre Firmenkarten als Teil einer umfassenden Ausgabenmanagementlösung nutzen. Der Belegschaft steht damit eine sichere Zahlungsmethode zur Verfügung, um Einkäufe im Namen ihrer Unternehmen zu tätigen, und das Finanzteam muss sich nicht mehr den Kopf über Betrugsaktivitäten oder einen eingeschränkten Cashflow zerbrechen, der durch verzögerte Zahlungen oder geplatzte Schecks verursacht wird.

Überzeugen Sie sich selbst von Payhawks Reisekostenmanagement und unserem Firmenkarten-Angebot! Unser automatisiertes System zeichnet alle Firmenkartentransaktionen nahtlos für Sie auf, gleicht diese mit Ihrem Buchhaltungssystem ab und gibt Ihnen in Echtzeit Einblick in die Ausgabemuster Ihres Unternehmens. Wir zeigen Ihnen gerne, wie unsere Lösung funktioniert. Buchen Sie noch heute Ihre Demo.