Vijf revolutionaire voordelen van zakelijke betaalkaarten

Zakelijke betaalkaarten in het kort

Stel dat je beste verkoper, Steve, veel op reis is geweest om geweldige deals te sluiten. Maar elke keer dat hij thuiskomt, is hij uren kwijt aan het opstellen en indienen van zijn declaratie en, erger nog, moet hij lang wachten voordat hij via die de loonadministratie krijgt terugbetaald. Niet zo fijn voor Steve en ook voor je bedrijf is er heel slecht nieuws: Steve weet niet zeker of hij nog wel voor je wil blijven werken.

Gelukkig was Steves financiële team op de hoogte van dit probleem en is gestart met de implementatie van een oplossing voor kostenbeheer, inclusief zakelijke betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer.

Dankzij die zakelijke kaarten hoeft Steve niets meer voor te schieten. Hij kan dingen nu rechtstreeks op kosten van het bedrijf kopen. Steve is blij, want nu kan hij zich concentreren op dingen verkopen en mensen ontmoeten zonder zich zorgen te hoeven maken over zijn geld. En jij (als bedrijf) bent ook blij, omdat je precies kunt zien hoeveel Steve uitgeeft en regels kunt instellen rondom uitgaven, reiskosten en meer.

Vergeleken met traditionele betaalkaarten kunnen slimme oplossingen voor kostenbeheer, zoals zakelijke betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer, een groot aantal voordelen bieden om naadloos uitgavenbeheer, efficiëntere processen en meer tevreden werknemers mogelijk te maken.

Slimme zakelijke betaalkaarten (en de bijbehorende software voor uitgavenbeheer) kunnen efficiëntere transactiestromen faciliteren, verantwoordelijkheid stimuleren en de veiligheid vergroten. Zo helpen ze bedrijven om:

• Het terugbetalingsproces van werknemersdeclaraties te stroomlijnen
• Boekhoudprocessen te automatiseren
• Tijd en geld te besparen op tijdrovende reconciliaties
• De bedrijfsveiligheid te vergroten en toegang tot middelen te beperken

Laat je financiële team zijn volledige potentieel realiseren met vijf voordelen van zakelijke kaarten

Payhawk geeft voor bedrijven zeer voordelige zakelijke Visa-kaarten uit, die de manier waarop bedrijven uitgaven beheren en controleren compleet veranderen.

Onze zakelijke betaalkaarten bieden bedrijven vijf verschillende voordelen, waaronder:

Eenvoudiger uitgavenbeheer

Volgens de Global Travel Business Association kost het een werknemer ongeveer 20 minuten om handmatig een declaratieformulier in te vullen. Maar met onze zakelijke betaalkaarten klaar je deze klus in een paar seconden.

Het geheim?

Zakelijke betaalkaarten kunnen het uitgavenbeheerproces aanzienlijk vereenvoudigen. Als medewerkers bij het betalen hun zakelijke betaalkaart gebruiken, kunnen ze bedrijfsuitgaven automatisch registeren, zonder langdradige processen voor factuurreconciliatie en gegevensinvoer.

Met onze oplossing kun je de onkosten van medewerkers gemakkelijk met betaalkaarten beheren. Als een medewerker een zakelijke Visa-kaart gebruikt om voor een transactie te betalen, wordt die als onderdeel van het proces automatisch in de app geregistreerd. Dat gaat via de volgende stappen:

1. Een werknemer scant de factuur met ultramoderne AI-cameratechnologie, die alle relevante gegevens identificeert en vastlegt.
2. We reconciliëren de uitgavengegevens automatisch met het boekhoudsysteem of de ERP van het bedrijf. Dat bespaart tijd en beperkt de kans op fouten.

Zakelijke betaalkaarten vereenvoudigen het uitgavenbeheerproces en maken het voor zowel werknemers als werkgevers gemakkelijker om uitgaven bij te houden. Medewerkers hoeven uitgaven niet langer voor te schieten, achter bonnetjes aan te gaan of te wachten tot ze door hun werkgever worden terugbetaald.

In plaats daarvan kunnen ze hun zakelijke betaalkaart gebruiken om namens het bedrijf aankopen te doen en worden ze sneller terugbetaald. Hierdoor kunnen bedrijven de uitgaven van medewerkers beter controleren en kunnen ze bijhouden welke medewerkers uitgaven doen en wat ze kopen. Door dit proces te stroomlijnen kunnen bedrijven tijd en geld besparen en tegelijkertijd meer inzicht krijgen in hoe geld binnen het hele bedrijf wordt uitgegeven.

Verbeterde controle van de kasstroom

Bedrijven die gebruikmaken van oplossingen voor kostenbeheer, waaronder zakelijke betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer, hebben ook meer controle over hun kasstroom.

Als bedrijven zakelijke betaalkaarten in plaats van andere betaalmethoden gebruiken, hoeven ze zich geen zorgen te maken over een wachttijd van enkele dagen voordat een betaling aankomt of over geweigerde betalingen en boetes voor rood staan. Voorbeelden van uitgavenbeheerfuncties van een goede oplossing voor kostenbeheer zijn:

● Aangepaste goedkeuringsprocedures voor uitgaven
● Automatische blokkering van kaarten die de limiet overschrijden
● Uitgaven bij afwezigheid goedkeuren in één klik
● Geautomatiseerde meldingen over de terugbetaling van onkosten
● Opwaarderen en saldo's controleren in één klik met PSD2.

Verder kunnen bedrijven met zakelijke betaalkaarten terugkerende betalingen instellen. Hiermee is het makkelijker om op één plek alle inkomende en uitgaande betalingen bij te houden en abonnementen te beheren, zonder dat je elke betaling iedere maand handmatig in hoeft te voeren.

Betere beveiliging en bescherming tegen fraude

Het gebruik van zakelijke betaalkaarten (in een oplossing voor kostenbeheer) biedt ook aanvullende beveiliging en bescherming tegen fraude. Er is niet een enkele bankrekening voor meerdere gebruikers, maar elke kaart is direct gekoppeld aan een individuele werknemer, leveranciersaccount of team. Dat betekent dat je je risico spreidt doordat iedere gebruiker van een zakelijke betaalkaart alleen toegang krijgt tot diens eigen deel van de middelen.

Daarnaast bieden de meeste uitgevers van zakelijke betaalkaarten aanvullende beveiligingsmaatregelen, zoals geavanceerde versleutelingstechnologie die gevoelige klanteninformatie helpt beschermen tegen potentiële hackers of cybercriminelen die kunnen proberen om toegang te krijgen tot bedrijfsgegevens via online betaalportalen of andere digitale kanalen.

Tenslotte kiezen veel bedrijven ook voor creditcards met een chip. Die bieden een extra beschermingslaag tegen fraudeurs die financiële gegevens van klanten proberen te stelen tijdens fysieke transacties in plaats van tijdens transacties met virtuele kaarten (die het voordeel hebben dat ze gemakkelijk op schaal kunnen worden uitgegeven).

Beloningen, extraatjes en cashback voor werknemers met zakelijke betaalkaarten:

Veel uitgevers van zakelijke betaalkaarten bieden beloningen en extraatjes zoals cashback, partnerkortingen of airmiles aan kaarthouders. Zulke beloningen kunnen worden gebruikt voor werknemersvoordelen of om zakelijke uitgaven te verrekenen.
De logica is dat zulke voordelen gebruikers van zakelijke betaalkaarten kunnen helpen om quitte te spelen of in sommige gevallen zelfs hun ROI op bedrijfstransacties te maximaliseren.

Het gebeurt nog niet vaak, maar je kunt zakelijke betaalkaarten ook gebruiken als incentive om goed presterende werknemers te belonen. Je kunt bijvoorbeeld medewerkers die in een bepaalde maand over hun verkoopdoelen heengaan een zakelijke betaalkaart geven met een hogere kredietlimiet of extra beloningen zoals kortingen op reizen of hotelovernachtingen.

Meer verantwoordelijkheid en productiviteit voor werknemers

Wist je dat 19% van alle declaraties van werknemers fouten bevat?

Met zakelijke betaalkaarten hebben bedrijven een manier om de uitgaven van werknemers bij te houden en te controleren. Dit helpt garanderen dat geld wordt uitgegeven voor legitieme zakelijke doeleinden en kan ook helpen inzicht te verkrijgen in gebieden waarop bedrijven kosten kunnen besparen.

Dankzij realtime rapporten, automatische reconciliaties en de volledige zichtbaarheid van iedere bedrijfstransacties kunnen CFO's en boekhouders bovendien betere beslissingen nemen over kasstroombeheer en dat is essentieel voor het financiële succes op lange termijn van elk bedrijf.

Als bedrijven hun werknemers voorzien van zakelijke betaalkaarten, kunnen ze de productiviteit verbeteren doordat werknemers noodzakelijke zakelijke aankopen kunnen doen zonder dat daar terugbetaling of goedkeuring voor nodig is. Als je je werknemers zakelijke betaalkaarten geeft, kun je iedere keer dat ze een uitgave doen tot 20 minuten aan tijd besparen. Tijd die voorheen werd verspild aan papierwerk, goedkeuringen en jagen op bonnetjes.

Vijf voordelen van zakelijke kaarten onder één dak met Payhawk

Van eenvoudigere uitgavenbeheerprocessen en meer controle over de kasstroom tot betere bescherming tegen fraude en meer inzicht in bedrijfsbrede trends in uitgaven: bedrijven zouden zakelijke betaalkaarten moeten overwegen om hun efficiëntie en winstgevendheid te maximaliseren.

Als onderdeel van een bredere oplossing voor kostenbeheer kunnen zakelijke betaalkaarten bedrijven meerdere voordelen bieden waarmee bedrijven meer winst kunnen maken door tijd te besparen en fouten in te perken. Ze bieden werknemers ook een veilige manier om namens het bedrijf aankopen te doen, zonder zorgen over frauduleuze activiteiten of een slechte kasstroom vanwege vertraagde of geweigerde betalingen.

Ervaar de toekomst van uitgavenbeheer met de zakelijke betaalkaarten van Payhawk: het einde van langdradige handmatige processen en wachten op terugbetalingen. Ons geautomatiseerde systeem registreert transacties naadloos, reconcilieert met je boekhoudsysteem en biedt realtime inzichten in je uitgavenpatronen. Ben je benieuwd hoe onze oplossing werkt? Boek vandaag nog een demo en schiet nooit meer een zakelijke uitgave voor.