Mar 17, 2023
4 min read

Uitgaven en financieringsverzoeken goedkeuren bij afwezigheid

Samenvatting

Stel je voor dat je op vakantie bent en geconfronteerd wordt met een lawine aan geldverzoeken. Je collega's met een bedrijfskaart hebben meer geld nodig om een uitgave te doen, en jij bent degene die daarvoor toestemming moet geven. Daarnaast wil de afdeling financiën de maand afsluiten, dus moet jouw team hun declaraties indienen zodat je deze snel kunt goedkeuren.

Inhoudsopgave

    Vakantie of niet: je wilt het bedrijf niet tot stilstand brengen, dus zet je je cocktail aan de kant om aan de slag te gaan. Maar er is goed nieuws. Met Payhawk kun je deze situatie volledig vermijden door de out-of-office-functie in te schakelen als je afwezig bent.

    Met onze out-of-office-functie kun je vooraf gedefinieerde bedrijfsregels selecteren die collega's kunnen volgen als je niet op kantoor bent om vertragingen en verwarring te voorkomen. Je hoeft niet te reageren op elk verzoek dat jouw kant wordt opgeslingerd: je kunt goedkeuringen instellen zodat verzoeken automatisch worden goedgekeurd, of je kunt goedkeuringen toewijzen aan een andere collega terwijl je weg bent.

    Uitgaven en geldverzoeken goedkeuren bij afwezigheid

    Onze out-of-office-functie is enorm handig voor bedrijven van elke omvang. Deze functie helpt financiële teams en teamleiders de uitgaven onder controle te houden, zelfs als ze weg zijn.

    Met deze functie kun je een lijst met gebruikers instellen om een andere gebruiker te vervangen die niet op het werk is. Beheerders kunnen deze lijst aanpassen door een of meerdere gebruikers te selecteren in een bestaande gebruikersgroep of handmatig nieuwe gebruikers toe te voegen.

    Daarnaast kun je met de out-of-office-functie:

    1. Kiezen wie er verantwoordelijk is voor het goedkeuren van uitgaven als je zelf niet op kantoor bent (teamleider, manager of beheerder) en een specifieke datum vaststellen waarop declaraties van werknemers en geldverzoeken moeten zijn goedgekeurd
    2. Pushmeldingen uitschakelen voor de vaste goedkeurder als deze niet op kantoor is, of dat nu een beheerder, teamleider of financieel manager is
    3. Ervoor zorgen dat goedkeurders geen uitgaven en geldverzoeken hoeven goed te keuren als ze weg zijn

    Vervangers aanwijzen voor controle en goedkeuring

    Wil je een ander teamlid aanwijzen om verzoeken goed te keuren terwijl je afwezig bent? Dat is heel gemakkelijk. Je kunt de out-of-office-functie gebruiken om te kiezen wie er tijdens je afwezigheid goedkeuring moet geven en hoe lang je afwezig bent. De gekozen collega's kunnen dan eventuele verzoeken bekijken en goedkeuren, zodat je weet dat alles in goede banen wordt geleid.

    Je vervanger ontvangt alle verzoeken die je eerder hebt gekregen, zodat niet alleen nieuwe verzoeken worden verwerkt. Als verzoeken op de einddatum niet zijn goedgekeurd, gaan ze terug naar de oorspronkelijke goedkeurder.

    Neem controle over uitgaven met meer tijdbesparende functies

    Goedkeuring tijdens vakanties en ziekteverlof regelen

    Werknemers zijn het belangrijkste onderdeel van een organisatie en zijn bepalend voor het succes. Succesvolle bedrijven hebben mensen nodig die hard werken en hun doelen nastreven. Maar zelfs de beste mensen gaan soms op vakantie of worden ziek. Het is dus essentieel om een systeem te implementeren waardoor iemand anders hun verantwoordelijkheden kan overnemen om verstoringen te voorkomen.

    Als beheerder kun je tijdelijke vervangers aanwijzen voor werknemers die om welke reden dan ook niet op het werk aanwezig zijn. Dit kun je doen door de out-of-office-modus voor werknemers in te schakelen en tijdelijke vervangers voor een bepaalde periode aan te wijzen. Hierdoor worden de bedrijfsprocessen niet verstoord tijdens de afwezigheid van een werknemer.

    Ondersteuning van de maandafsluiting

    Financieel beheer en boekhouding zijn van vitaal belang voor elke organisatie. De voorbereiding van de maandafsluiting is een essentieel onderdeel van de werkcyclus van een financieel team. Daarom kan de maandafsluiting zo stressvol zijn, vooral wanneer financiële teams zich moeten haasten om uitgaven in de juiste maand onder te brengen en bankreconciliatie moeten uitvoeren met ontbrekende informatie.

    De out-of-office-functie van Payhawk helpt financiële teams om de maand efficiënter af te sluiten. Het is niet meer nodig om de goedkeuring van uitgaven uit te stellen, waardoor uitgaven uiteindelijk in de verkeerde maand geboekt worden en je het zicht verliest op de kasstroom. Organisaties kunnen gemakkelijk out-of-office-goedkeuringsprocessen configureren om effectief te blijven functioneren wanneer de reguliere goedkeurders en beheerders afwezig zijn.

    Onze out-of-office-functie biedt organisaties meerdere voordelen, waaronder:

    1. Uitgaven- en facturatieproces - Aanvragen kunnen sneller goedgekeurd worden (omdat er geen vertragingen optreden door afwezigheid of vakantie). De aanvrager ontvangt een e-mail zodra zijn verzoek is goedgekeurd door de vervanger, zodat hij onmiddellijk een factuur kan sturen en de uitgaven zo snel mogelijk verwerkt kunnen worden.

    2. Maandelijkse begroting en prognoses – Managers en teamleiders kunnen de gezondheid van budgetten beoordelen en desnoods aanpassingen doorvoeren om geldstromen om te buigen of te besparen. En nu hoeven ze niet te wachten tot collega's terugkomen van vakantie om een volledig beeld te krijgen van hoeveel er is uitgegeven.

    3. Uitgaven van werknemers – Door geldverzoeken af te laten handelen bij afwezigheid, hoeven werknemers niet hun eigen geld uit te geven en kunnen ze belangrijke projecten draaiende houden.

    Bespaar tijd en stress

    De out-of-office-functie bespaart klanten van Payhawk veel tijd en zorgt voor een beter realtime uitgavenbeheer en meer controle en zichtbaarheid. Goedkeurders kunnen nu in alle rust van hun cocktail genieten, in de wetenschap dat ze voor hun vertrek vooraf gedefinieerde bedrijfsregels, vervangers en goedkeuringsprocessen hebben geregeld.

    Ontdek hoe Payhawks betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer (expense management) (waaronder out-of-office) jouw bedrijf kunnen helpen om tijd te besparen en efficiënter te werken. Boek vandaag nog een demo.

    Trish Toovey - Content Director bij Payhawk - Het financiële systeem van morgen
    Trish Toovey
    Senior Contentmanager
    LinkedIn

    Trish Toovey werkt in de markten van het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten om content te creëren bij Payhawk. Ze kan alles aan, van advertentieteksten tot videoscenario's, en steunt op een zeer gevarieerde achtergrond in copywriting en contentcreatie voor de financiële, mode- en reisindustrie.

    Bekijk alle artikelen van Trish →
    Apr 21, 2024

    Loading...

    Apr 21, 2024

    Loading...

    Apr 21, 2024

    Loading...