Vakantie of niet: je wilt het bedrijf niet tot stilstand brengen, dus zet je je cocktail aan de kant om aan de slag te gaan. Maar er is goed nieuws. Met Payhawk kun je deze situatie volledig vermijden door de out-of-office-functie in te schakelen als je afwezig bent.
Met onze out-of-office-functie kun je vooraf gedefinieerde bedrijfsregels selecteren die collega's kunnen volgen als je niet op kantoor bent om vertragingen en verwarring te voorkomen. Je hoeft niet te reageren op elk verzoek dat jouw kant wordt opgeslingerd: je kunt goedkeuringen instellen zodat verzoeken automatisch worden goedgekeurd, of je kunt goedkeuringen toewijzen aan een andere collega terwijl je weg bent.
Uitgaven en geldverzoeken goedkeuren bij afwezigheid
Onze out-of-office-functie is enorm handig voor bedrijven van elke omvang. Deze functie helpt financiële teams en teamleiders de uitgaven onder controle te houden, zelfs als ze weg zijn.
Met deze functie kun je een lijst met gebruikers instellen om een andere gebruiker te vervangen die niet op het werk is. Beheerders kunnen deze lijst aanpassen door een of meerdere gebruikers te selecteren in een bestaande gebruikersgroep of handmatig nieuwe gebruikers toe te voegen.
Daarnaast kun je met de out-of-office-functie:
- Kiezen wie er verantwoordelijk is voor het goedkeuren van uitgaven als je zelf niet op kantoor bent (teamleider, manager of beheerder) en een specifieke datum vaststellen waarop declaraties van werknemers en geldverzoeken moeten zijn goedgekeurd
- Pushmeldingen uitschakelen voor de vaste goedkeurder als deze niet op kantoor is, of dat nu een beheerder, teamleider of financieel manager is
- Ervoor zorgen dat goedkeurders geen uitgaven en geldverzoeken hoeven goed te keuren als ze weg zijn
Vervangers aanwijzen voor controle en goedkeuring
Wil je een ander teamlid aanwijzen om verzoeken goed te keuren terwijl je afwezig bent? Dat is heel gemakkelijk. Je kunt de out-of-office-functie gebruiken om te kiezen wie er tijdens je afwezigheid goedkeuring moet geven en hoe lang je afwezig bent. De gekozen collega's kunnen dan eventuele verzoeken bekijken en goedkeuren, zodat je weet dat alles in goede banen wordt geleid.
Je vervanger ontvangt alle verzoeken die je eerder hebt gekregen, zodat niet alleen nieuwe verzoeken worden verwerkt. Als verzoeken op de einddatum niet zijn goedgekeurd, gaan ze terug naar de oorspronkelijke goedkeurder.