May 12, 2023
4 minutes

Validation des demandes de fonds et approbation des dépenses en cas d’absence

Validation des demandes de fonds et approbation des dépenses en cas d’absence
Résumé

Personne n’aimerait, pendant ses vacances, devoir traiter une accumulation de demandes de fonds. Pour effectuer des dépenses, vos collègues doivent recharger leur carte, mais c’est à vous que revient la tâche d’approbation. Ensuite, en fin de mois, votre pôle financier a besoin que votre équipe soumette ses dépenses et que vous les approuviez aussitôt. Que vous soyez en vacances ou pas, il est essentiel pour vous de ne pas bloquer votre entreprise, alors vous vous attelez à l’approbation de ces dépenses dès que possible. La bonne nouvelle ? Grâce à son logiciel de gestion des dépenses, Payhawk évite d’effectuer cette tâche pendant vos congés grâce à sa fonctionnalité d’approbation des dépenses en cas d’absence.

Table des matières

    Pour cela, il vous suffit de sélectionner des règles métier prédéfinies à suivre dans notre logiciel de gestion des dépenses. Ainsi, vous pourrez vous absenter en toute tranquillité en sachant qu’il n’y aura aucun retard ni problème. Programmez vos approbations pour qu’elles s’appliquent automatiquement ou attribuez-les à un.e autre collègue. Finies, les demandes à traiter durant vos vacances !

    Validation des demandes de fonds et approbation de dépenses en cas d’absence

    Idéale pour les entreprises de toute taille, notre fonctionnalité d’approbation des dépenses en cas d’absence aide les équipes financières et les responsables à garder le contrôle sur les dépenses à tout moment.

    Il suffit de créer une liste comportant les utilisateurs remplaçant une personne absente. Vos administrateurs pourront gérer cette liste en ajoutant manuellement de nouveaux utilisateurs ou en sélectionnant un ou plusieurs dans un groupe donné.

    Grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez :

    • Désigner votre remplaçant (chef d’équipe, responsable, administrateur) en cas d’absence et indiquer une période précise pendant laquelle il lui faudra gérer l’approbation des demandes de dépenses et de fonds
    • Désactiver l’envoi de notifications push à la personne habituellement chargée des approbations lors de son absence, qu’il s’agisse d’un administrateur, d’un chef d’équipe ou d’un responsable financier
    • Garantir que les demandes d’approbation de dépenses et de fonds ne parviennent pas à la personne responsable lorsqu’elle est absente
    CONTRÔLES

    Prenez le contrôle de vos dépenses d'entreprise

    Réattribution des vérifications et des approbations

    Vous êtes responsable de l’approbation des demandes et prévoyez de vous absenter ? Confiez cette tâche à l’un de vos collègues grâce à notre fonctionnalité, en sélectionnant la durée de votre absence. Les collègues que vous avez sélectionnés pourront ainsi vérifier et approuver les demandes. Vous pourrez alors partir l’esprit serein.

    Outre les nouvelles demandes, votre remplaçant recevra également celles que vous n’avez pas encore traitées. Une fois la période d’absence terminée, les demandes non traitées reviendront au responsable habituel.

    Gestion des demandes de congés

    Les employés sont l’élément le plus important d’une entreprise et peuvent déterminer sa réussite ou son échec. Les entreprises prospères doivent s’appuyer sur des personnes diligentes et démontrant l’envie d’atteindre les objectifs fixés. Toutefois, même les meilleurs éléments tombent malades et ont besoin de vacances. Il est donc indispensable de mettre en œuvre un système de remplacement des employés en congés, afin de confier leurs tâches à d’autres personnes et d’assurer la continuité des activités.

    En tant qu’administrateur, vous pouvez confier temporairement la tâche d’approbation des dépenses lorsque des employés sont absents pour diverses raisons. Pour cela, activez le mode Approbation en cas d’absence pour certains employés et définissez la durée du remplacement. Vous faciliterez ainsi le bon fonctionnement de votre entreprise, malgré les congés de vos collaborateurs.

    Des clôtures mensuelles simplifiées

    Sans les services comptables et financiers, les entreprises ne peuvent pas fonctionner. De même, se préparer à la clôture mensuelle est une étape indispensable dans le cycle des équipes financières. C’est d’ailleurs pourquoi cette étape peut générer du stress, plus encore lorsque ces équipes s’empressent d’affecter des dépenses au mois correspondant et peinent à effectuer des rapprochements bancaires en raison d’informations manquantes.

    La fonctionnalité d’approbation en cas d’absence de Payhawk épaule les équipes financières à chaque clôture de fin de mois : elles n’ont en effet plus besoin de retarder les approbations de dépenses. Par ailleurs, cette fonctionnalité leur permet d’associer une dépense au bon mois et d’obtenir une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie. Les entreprises peuvent configurer les workflows d’approbation en cas d’absence, en quelques clics, de sorte à assurer la continuité de cette tâche dès que la personne en charge ou les administrateurs sont en congés.

    Parmi les bénéfices qu’apportera notre fonctionnalité à votre entreprise :
    1. Processus de dépenses et de facturation : approuvez facilement les dépenses, sans qu’elles ne soient retardées par les absences. La personne à l’origine de la demande sera automatiquement notifiée par e-mail de l’approbation par un remplaçant. Ainsi, les factures pourront être transmises immédiatement et les dépenses rapidement traitées.
    2. Processus de prévision et de budgétisation mensuels : les responsables et les chefs d’équipe peuvent évaluer la santé de leurs budgets et prendre les mesures nécessaires pour rediriger certains flux de trésorerie ou faire des économies. Plus besoin d’attendre le retour de leurs collègues pour identifier le montant exact des dépenses.
    3. Capacité de dépense des employés : en gérant les demandes de fonds en l’absence d’employés, vous pourrez empêcher vos équipes d’engager des frais et leur permettre de faire avancer leurs projets les plus importants.

    Gain de temps et réduction du stress

    Les clients de Payhawk sont unanimes : la fonctionnalité d’approbation en cas d’absence permet un véritable gain de temps et aide à booster non seulement la gestion des dépenses en temps réel, mais aussi le contrôle et la visibilité. Le plus ? En configurant des règles métier prédéfinies et des workflows d’approbation, puis en sélectionnant des remplaçants, les responsables des approbations pourront s’absenter sans inquiétude.

    Découvrez comment les fonctionnalités telles que les cartes d’entreprise ou encore l’approbation en cas d’absence de notre logiciel de gestion feront réaliser à votre entreprise un important gain de temps et de productivité. Programmez une démo sans plus attendre !

    Cet article t'a été présenté par notre équipe éditoriale de gestion des dépenses.
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