5 abr 2023
4 min read

CFO Asigna responsables para gastos fuera de la oficina y solicitudes de fondos

El director financiero aprueba gastos fuera de la oficina con Payhawk
Resumen

Imagínate que estás de vacaciones y recibes una avalancha de solicitudes de fondos. Los compañeros con tarjetas corporativas a su cargo necesitan recargar fondos para poder gastar, y tú eres la persona asignada para dar conformidad a estas operaciones. El equipo financiero también está intentando cerrar el mes y persiguiendo a tu equipo para que presente gastos que tendrás que aprobar rápidamente.

Índice

    Vacaciones o no, no quieres que las operaciones de tu empresa se detengan, así que dejas de lado el cocktail que estabas a punto de tomar y empiezas a dar conformidad. ¿La buena noticia? Con Payhawk, puedes evitar esta situación por completo activando la función de fuera de la oficina mientras estás fuera de combate.

    Con nuestra función de fuera de la oficina, puedes establecer reglas empresariales predefinidas para que tus colegas las sigan cuando no estés trabajando y evitar así retrasos o confusiones. Puedes configurar las aprobaciones para que se aprueben automáticamente, o puedes asignar la conformidad a otro colega mientras no estás, en lugar de intentar responder a cada una de las solicitudes que te llegan en cualquier momento.

    Aprueba solicitudes de fondos y gastos incluso fuera de la oficina

    Nuestra función de fuera de la oficina es muy práctica para empresas de todos los tamaños y ayuda a los equipos financieros y a los jefes de equipo a mantener el control de los gastos de las empresas, incluso cuando no están trabajando.

    Esta función te permite crear una lista de usuarios para sustituir a otro usuario cuando este se encuentre fuera de su despacho/trabajo. Los administradores pueden gestionar la lista seleccionando uno o varios usuarios de un grupo de usuarios existente o añadiendo manualmente nuevos usuarios.

    La función de fuera de la oficina también te permite:

    1. Elegir quién debe aprobar los gastos mientras estás fuera de la oficina (jefe de equipo, gerente o administrador) y designar una fecha y un plazo específicos para que gestionen los conformes de gasto y las solicitudes de fondos de los empleados.
    2. Desactivar las notificaciones push para el responsable de los conformes habitual cuando esté fuera de la oficina, ya sea un administrador, un jefe de equipo o un director financiero.
    3. Asegurarte de que los responsables de la conformidad no tienen que aprobar gastos y solicitudes de fondos cuando están fuera.

    Sustitución de revisiones y aprobaciones

    ¿Quieres que otro miembro del equipo apruebe las solicitudes mientras tú no estás? Es fácil; puedes utilizar la función de fuera de la oficina para seleccionar quién aprobará los gastos en tu ausencia y durante cuánto tiempo. Los compañeros elegidos podrán revisar y aprobar las solicitudes según sea necesario, y tú sabrás que todo va sobre ruedas.

    El sustituto que elijas recibirá todas las solicitudes anteriores que hayas podido tener pero que no has atendido, de modo que no solo se trasladan aquellas nuevas. Las solicitudes se transferirán de nuevo al responsable original si no han sido aprobadas en la fecha de finalización.

    Controla mejor los gastos con funcionalidades que te ahorrarán tiempo

    Cubrir los procesos de conformidad en vacaciones y bajas por enfermedad

    Los empleados son la parte más importante de una organización y de ellos depende el éxito, o fracaso, de un negocio. Las empresas rentables necesitan personas implicadas que las impulsen hacia sus objetivos. Sin embargo, incluso los mejores trabajadores necesitan irse de vacaciones y a veces enferman, por lo que es esencial implantar un sistema que permita que otra persona asuma sus responsabilidades y ayude a evitar cualquier interrupción.

    Como administrador, puedes asignar sustitutos temporales para encargarse de las conformidades y cubrir así a los empleados que se ausentan del trabajo por diversos motivos. Puedes hacerlo activando el modo fuera de la oficina y estableciendo los sustitutos temporales para un periodo de tiempo determinado. Esto ayudará a garantizar que no haya interrupciones en el flujo de trabajo de tu organización durante los periodos en los que un compañero esté fuera.

    Apoyo al cierre de fin de mes

    La gestión financiera y la contabilidad son vitales para cualquier organización. Y la preparación del cierre de fin de mes es una parte esencial del ciclo de todo equipo financiero. Por eso el cierre de mes puede ser tan estresante, especialmente cuando estos equipos se esfuerzan por asignar los gastos en el mes correcto y luchan por realizar conciliaciones bancarias habiendo información pendiente.

    En Payhawk, nuestra función de fuera de oficina ayuda a los equipos financieros a cerrar el mes de forma más eficiente. No hay necesidad de retrasar las aprobaciones de gastos y acabar registrándolos en el mes equivocado o perder visibilidad sobre el flujo de caja. Las organizaciones pueden configurar fácilmente los flujos de trabajo que competen a las conformidades fuera de la oficina para que funcionen eficazmente incluso cuando los responsables habituales están ausentes.

    Nuestra función de conformidad fuera de la oficina puede beneficiar a tu organización de múltiples maneras, entre ellas:

    Procesos de gastos y facturación - Tu empresa puede aprobar solicitudes más rápidamente (ya que no se retrasan por ausencia o vacaciones). Se envía un correo electrónico de notificación al solicitante una vez que su solicitud ha sido aprobada por el sustituto, lo que le permite enviar facturas inmediatamente y procesar los gastos lo antes posible.

    Procesos mensuales de establecimiento de presupuestos y previsión: los gestores y jefes de equipo pueden evaluar la salud de los presupuestos y tirar de las palancas necesarias para redirigir el flujo de caja o ahorrar. Y ahora, no tienen que esperar a que los compañeros vuelvan de vacaciones para tener una visión completa de cuánto se ha gastado.

    Capacidad de gasto de los empleados: al ocuparse de las solicitudes de fondos mientras el responsable está fuera de la oficina, evitará que tus empleados gasten de su bolsillo y también ayudará a mantener en marcha sus proyectos importantes.

    Ahorra tiempo y estrés

    La función de fuera de la oficina es un ahorro en tiempo real para los clientes de Payhawk y ayuda a impulsar la gestión, el control y la visibilidad de los gastos en tiempo real. Además, los responsables de dar conformidad a los gastos de empresa, ahora pueden disfrutar de sus cócteles en paz, con la seguridad de saber que establecen reglas empresariales predefinidas, responsables de sustitución y flujos de trabajo conformidad antes de marcharse.

    Descubre cómo el paquete completo de tarjetas corporativas y funciones de gestión de gastos de Payhawk (incluidas las de fuera de la oficina) puede ayudar a tu empresa a ahorrar tiempo y mejorar la eficacia. Reserva una demo hoy mismo.

    Haizea de Pedro - gestora de contenidos y redactora publicitaria en la rama española de la solución de gestión del gasto de Payhawk.
    Haizea de Pedro
    Content Manager
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    Haizea es la content manager de España y está especializada en el sector fintech. En 2019 publicó su primer libro sobre la identidad verbal de las marcas. En los últimos años también ha impartido formaciones en universidades y aceleradoras.

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