Out-of-Office Ausgabengenehmigung für Ihr Expense Management

Urlaubs- und Krankheitsvertretung für Genehmigungen

Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit seinen Mitarbeitenden. Um gesund zu wachsen, brauchen Sie ein Team, in dem alle ihr Bestmögliches für das Erreichen der Unternehmensziele geben. Doch jeder sollte sich hin und wieder eine Auszeit nehmen oder kann einmal mal krank werden. Für solche Fälle muss ein System implementiert werden, das die Verantwortlichkeiten der ausfallenden Person an jemand anderen überträgt und Unterbrechungen vorbeugt.

Administratoren können die Genehmigungsaufgaben abwesender Mitarbeitender vorübergehend Stellvertretern zuweisen. Das geht ganz einfach, indem sie den Out-of-Office-Modus für den entsprechenden Mitarbeiter aktivieren und die personelle Vertretung für einen bestimmten Zeitraum festlegen. Dadurch wird gewährleistet, dass Unternehmensprozesse auch während der Abwesenheit von Beschäftigten nahtlos aufrechterhalten werden.

Unterstützung beim Monatsabschluss

Finanzmanagement und Buchführung gehören zu den zentralen Tätigkeiten jedes Unternehmens. Dabei ist eine der wichtigsten Aufgaben die Vorbereitung des Monatsabschlusses. Dieser kann zur Herausforderung werden – insbesondere, wenn Finanzteams unter Zeitdruck die getätigten Ausgaben den richtigen Monaten zuordnen müssen und bei der Kontenabstimmung entdecken, dass bestimmte Daten fehlen.

Mit seiner Out-of-Office-Funktion sorgt Payhawk für eine effizientere Abwicklung des Monatsabschlusses. Damit gehören verzögerte Ausgabengenehmigungen, falsch zugeordnete Ausgaben und eine fehlende Cashflow-Transparenz der Vergangenheit an. Unternehmen können im Handumdrehen Out-of-Office-Genehmigungsworkflows konfigurieren, sodass der Betrieb auch dann reibungslos weiterläuft, wenn die zuständigen Verantwortlichen und Administratoren abwesend sind.

Unsere Out-of-Office-Funktion bietet Ihrem Unternehmen Vorteile in zahlreichen Bereichen, z. B.:

1.Ausgaben- und Rechnungsabwicklung: Anfragen können schneller genehmigt werden, da sie nicht durch Urlaube oder sonstige Abwesenheiten verzögert werden. Sobald eine Anfrage vom eingesetzten Stellvertreter genehmigt wurde, erhält der entsprechende Mitarbeiter eine Benachrichtigung per E‑Mail. Daraufhin können Rechnungen sofort übermittelt und Ausgaben schnellstmöglich bearbeitet werden.

2.Monatliche Budgetierungs- und Prognoseprozesse: Manager und Abteilungsleiter können den Haushalt überprüfen und notfalls Maßnahmen ergreifen, um Gelder umzuverteilen oder Einsparungen vorzunehmen. Außerdem müssen sie nicht mehr auf die Rückkehr ihrer Kollegen aus dem Urlaub warten, um sich einen umfassenden Überblick über alle getätigten Ausgaben zu verschaffen.

3.Zahlungsfähigkeit der Mitarbeitenden: Indem Anfragen auch bei Abwesenheit von Verantwortlichen bearbeitet werden können, wird verhindert, dass Mitarbeitende erforderliche Ausgaben aus eigener Tasche auslegen müssen und wichtige Projekte sich verzögern.

Beschleunigte Prozesse und weniger Stress

Die Out-of-Office-Funktion ermöglicht Kunden von Payhawk wertvolle Zeiteinsparungen und unterstützt die Echtzeit Ausgabenverwaltung. Zudem können Sie als Genehmigungsverantwortlicher künftig in aller Ruhe Ihre Abwesenheit genießen – denn mithilfe unseres Tools haben Sie rechtzeitig alles für Ihre Abwesenheit vorbereitet und vordefinierte Geschäftsregeln, Stellvertreter und Genehmigungsworkflows festgelegt.

Erfahren Sie mehr über die Komplettlösung für Firmenkarten und Ausgabenverwaltung von Payhawk (einschließlich der Out-of-Office-Funktion) und erhalten Sie Einblick darüber, wie sie Ihrem Unternehmen zu Zeiteinsparungen und mehr Effizienz verhelfen können. Buchen Sie noch heute eine Demo.