24. Feb. 2023
4 Min. Lesezeit

Out-of-Office Ausgabengenehmigung für Ihr Expense Management

Out-of-Office Ausgabengenehmigung für Ihr Expense Management
Zusammenfassung

Stellen Sie sich vor, Sie sind urlaubsbedingt nicht im Büro und sehen sich mit einer Flut von Budgetanfragen konfrontiert. Ihre Kollegen benötigen Mittel, um Ausgaben mit ihrer Firmenkarten tätigen zu können, und sind dabei auf Ihre Genehmigung angewiesen. Ein Out-of-Office Expense Management Tool kann Ihnen dabei helfen.

Inhaltsverzeichnis

    Urlaub hin oder her – Ihr Unternehmen sollte in dieser Phase unter keinen Umständen ausgebremst werden. Die gute Nachricht: Mit Payhawk kommt es dazu gar nicht erst, sollten Sie gerade nicht arbeiten, aktivieren Sie einfach die Out-of-Office-Funktion. So können Sie vordefinierte Geschäftsregeln für Ihre Kollegen festlegen, um auch während Ihrer Abwesenheit verzögerungsfreie und reibungslose Abläufe zu gewährleisten. In Ihrer Abwesenheit können Sie die Genehmigungen automatisieren oder anderen Kollegen zuzuweisen.

    Out-of-Office-Tool für die Budget- und Ausgabengenehmigung bei Büroabwesenheit

    Unsere Out-of-Office-Funktion eignet sich für Unternehmen jeglicher Größen und unterstützt Finanzteams und Abteilungsleiter dabei, auch im Falle einer Abwesenheit die Kontrolle über Ihre Ausgaben zu behalten.

    Mithilfe dieser Funktion können Sie eine Liste von Nutzern erstellen, die die Aufgaben anderer Nutzer übernehmen, während diese sich außerhalb des Büros befinden. Ihre Administratoren können die Liste verwalten, indem sie eine oder mehrere Personen aus einer vorhandenen Benutzergruppe auswählen oder manuell neue Benutzer hinzufügen.

    Außerdem ermöglicht Ihnen die Out-of-Office-Funktion Folgendes:

    1.Auswahl der Personen (Abteilungsleiter, Finanzmanager oder Administrator), die in Ihrer Abwesenheit die Genehmigungen von Ausgaben übernehmen, und Zuweisung von konkreten Fristen und Zeitplänen für die Abwicklung von Ausgabengenehmigungen und Budgetanfragen Ihrer Kollegen

    2.Deaktivierung von Push-Benachrichtigungen für die zuständige, aber abwesende Person – ob Administrator, Abteilungsleiter oder Finanzmanager

    3.Entlastung genehmigender Personen, um Ausgaben und Budgetanfragen während ihrer Abwesenheit zu bearbeiten

    Stellvertretende Überprüfung und Genehmigung

    Sie möchten die Genehmigung von Anfragen vorübergehend an ein anderes Teammitglied übertragen? Kein Problem: Legen Sie mit der Out-of-Office-Funktion fest, wer diese Aufgabe während Ihrer Abwesenheit übernehmen soll und für wie lange. Die von Ihnen ausgewählten Kollegen können dann alle Anfragen überprüfen und bei Bedarf genehmigen.

    Dabei wird nicht nur die fortlaufende Bearbeitung aufrechterhalten – auch bereits eingegangene Anfragen werden an die beauftragte Person weitergeleitet. Alle Anfragen, die zum Ende des festgelegten Zeitraums noch nicht genehmigten wurden, werden wieder an den ursprünglichen Verantwortlichen übergeben.

    Zeitsparende Features und mehr Kontrolle

    Urlaubs- und Krankheitsvertretung für Genehmigungen

    Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit seinen Mitarbeitenden. Um gesund zu wachsen, brauchen Sie ein Team, in dem alle ihr Bestmögliches für das Erreichen der Unternehmensziele geben. Doch jeder sollte sich hin und wieder eine Auszeit nehmen oder kann einmal mal krank werden. Für solche Fälle muss ein System implementiert werden, das die Verantwortlichkeiten der ausfallenden Person an jemand anderen überträgt und Unterbrechungen vorbeugt.

    Administratoren können die Genehmigungsaufgaben abwesender Mitarbeitender vorübergehend Stellvertretern zuweisen. Das geht ganz einfach, indem sie den Out-of-Office-Modus für den entsprechenden Mitarbeiter aktivieren und die personelle Vertretung für einen bestimmten Zeitraum festlegen. Dadurch wird gewährleistet, dass Unternehmensprozesse auch während der Abwesenheit von Beschäftigten nahtlos aufrechterhalten werden.

    Unterstützung beim Monatsabschluss

    Finanzmanagement und Buchführung gehören zu den zentralen Tätigkeiten jedes Unternehmens. Dabei ist eine der wichtigsten Aufgaben die Vorbereitung des Monatsabschlusses. Dieser kann zur Herausforderung werden – insbesondere, wenn Finanzteams unter Zeitdruck die getätigten Ausgaben den richtigen Monaten zuordnen müssen und bei der Kontenabstimmung entdecken, dass bestimmte Daten fehlen.

    Mit seiner Out-of-Office-Funktion sorgt Payhawk für eine effizientere Abwicklung des Monatsabschlusses. Damit gehören verzögerte Ausgabengenehmigungen, falsch zugeordnete Ausgaben und eine fehlende Cashflow-Transparenz der Vergangenheit an. Unternehmen können im Handumdrehen Out-of-Office-Genehmigungsworkflows konfigurieren, sodass der Betrieb auch dann reibungslos weiterläuft, wenn die zuständigen Verantwortlichen und Administratoren abwesend sind.

    Unsere Out-of-Office-Funktion bietet Ihrem Unternehmen Vorteile in zahlreichen Bereichen, z. B.:

    1.Ausgaben- und Rechnungsabwicklung: Anfragen können schneller genehmigt werden, da sie nicht durch Urlaube oder sonstige Abwesenheiten verzögert werden. Sobald eine Anfrage vom eingesetzten Stellvertreter genehmigt wurde, erhält der entsprechende Mitarbeiter eine Benachrichtigung per E‑Mail. Daraufhin können Rechnungen sofort übermittelt und Ausgaben schnellstmöglich bearbeitet werden.

    2.Monatliche Budgetierungs- und Prognoseprozesse: Manager und Abteilungsleiter können den Haushalt überprüfen und notfalls Maßnahmen ergreifen, um Gelder umzuverteilen oder Einsparungen vorzunehmen. Außerdem müssen sie nicht mehr auf die Rückkehr ihrer Kollegen aus dem Urlaub warten, um sich einen umfassenden Überblick über alle getätigten Ausgaben zu verschaffen.

    3.Zahlungsfähigkeit der Mitarbeitenden: Indem Anfragen auch bei Abwesenheit von Verantwortlichen bearbeitet werden können, wird verhindert, dass Mitarbeitende erforderliche Ausgaben aus eigener Tasche auslegen müssen und wichtige Projekte sich verzögern.

    Beschleunigte Prozesse und weniger Stress

    Die Out-of-Office-Funktion ermöglicht Kunden von Payhawk wertvolle Zeiteinsparungen und unterstützt die Echtzeit Ausgabenverwaltung. Zudem können Sie als Genehmigungsverantwortlicher künftig in aller Ruhe Ihre Abwesenheit genießen – denn mithilfe unseres Tools haben Sie rechtzeitig alles für Ihre Abwesenheit vorbereitet und vordefinierte Geschäftsregeln, Stellvertreter und Genehmigungsworkflows festgelegt.

    Erfahren Sie mehr über die Komplettlösung für Firmenkarten und Ausgabenverwaltung von Payhawk (einschließlich der Out-of-Office-Funktion) und erhalten Sie Einblick darüber, wie sie Ihrem Unternehmen zu Zeiteinsparungen und mehr Effizienz verhelfen können. Buchen Sie noch heute eine Demo.

    Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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