Las cinco ventajas principales de las tarjetas de empresa

Características generales de las tarjetas de empresa

Imaginemos que tu mejor comercial, Javier, ha estado de viaje cerrando tratos de gran envergadura. Sin embargo, cada vez que llega a casa, tiene que pasar horas recopilando y presentando recibos, y lo que es peor, tarda muchísimo en recibir los reembolsos en su nómina. Para Javier es una faena, y para tu empresa, muy malas noticias. Además, Javier está empezando a pensar en cambiar de empresa.

Por suerte, el equipo de contabilidad ha sabido reaccionar a tiempo y ha decidido resolver el problema implementando una solución inteligente que incluye tarjetas de empresa y un software de gestión de gastos.

Gracias a la tarjeta de empresa, Javier ya no tiene que desembolsar su propio dinero. Puede realizar compras de inmediato y la factura corre a cargo de la empresa. Javier está contento porque ahora puede centrarse en las ventas y en reunirse con gente sin la preocupación de quedarse sin fondos. Y tú (como empresa) también estás encantado, porque sabes cuánto gasta Javier y puedes establecer reglas para los gastos, viajes, etc.

En comparación con las tarjetas de negocios de los bancos tradicionales, las soluciones inteligentes de gestión de gastos —incluidas las tarjetas corporativas y los softwares de gestión de gastos— pueden ofrecer toda una serie de ventajas que favorecen una gestión fluida de los gastos, unos procesos más eficientes y una mayor satisfacción entre los empleados.

Las tarjetas de empresa inteligentes (y el software de gestión de gastos asociado) permiten impulsar flujos de transacciones más eficientes, promover la responsabilidad y mejorar la seguridad, ayudando a los negocios a:

• Agilizar los procesos de reembolso de gastos de los empleados
• Automatizar los flujos de trabajo contables
• Ahorrar tiempo y dinero en conciliaciones que de otro modo llevarían mucho tiempo
• Mejorar la seguridad de la empresa y restringir el acceso a los fondos

Desarrolla todo el potencial de tu equipo financiero con las cinco ventajas de las tarjetas de empresa

En Payhawk emitimos tarjetas Visa de negocios que ofrecen numerosas ventajas para las empresas con el objetivo de revolucionar la forma en que estas gestionan y controlan sus gastos.

Concretamente, nuestras tarjetas ofrecen cinco ventajas distintas para las empresas, entre las que se incluyen:

Una gestión simplificada de los gastos

Según la Global Travel Business Association, un empleado tarda en rellenar un informe de gastos manualmente unos 20 minutos. Sin embargo, con nuestras tarjetas de empresa pueden hacerlo en cuestión de segundos.

¿Cuál es el secreto?

Las tarjetas corporativas pueden simplificar considerablemente el proceso de gestión de gastos. Cuando los empleados utilizan estas tarjetas para pagar, los gastos se registran automáticamente sin necesidad de pasar por tediosos procesos de conciliación de facturas e inserción de datos.

Con nuestra solución, gestionar los gastos de las tarjetas es muy sencillo. Cuando un empleado utiliza una tarjeta Visa de negocios para abonar una transacción, queda registrado automáticamente en la app como parte del proceso, que incluye los siguientes pasos:

1. Un empleado escanea la factura utilizando una tecnología de cámara impulsada por IA de última generación, que se encarga de extraer todos los datos relevantes y de registrarlos.
2. Los datos de los gastos se concilian automáticamente con el sistema contable o ERP de la empresa, ahorrando así tiempo y reduciendo el número de errores.

En lugar de ello, podrán utilizar las tarjetas de empresa para hacer compras en nombre de la empresa y obtener reembolsos con mayor rapidez. Esto permite a los negocios llevar un mejor control de los gastos de los empleados y hacer un seguimiento de las compras que realizan y en qué gastan el dinero. Al agilizar este proceso, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero, a la vez que adquieren una visión más amplia de cómo se gasta el dinero en toda la organización.

Un control mejorado del flujo de caja

Las empresas que utilizan soluciones de gestión de gastos, como tarjetas de empresa y software de gestión de gastos, también disfrutan de un mayor control sobre el flujo de caja.

Cuando las empresas utilizan tarjetas corporativas en lugar de otros métodos, como cheques o transferencias bancarias, no tienen que preocuparse de esperar varios días a que se cobren los pagos ni de afrontar cheques sin fondos o comisiones por descubierto. Algunas de las funcionalidades de gestión de gastos que ofrece una buena solución inteligente son:

• Personalización de los flujos de trabajo de aprobación de gastos
• Bloqueo automático de las tarjetas que superen el límite
• Aprobación de los gastos fuera de la oficina con un solo clic
• Notificaciones de reembolso de gastos automatizadas
• Recargas y comprobaciones de saldo con un clic de conformidad con la PSD2

Además, con las tarjetas de empresa, los negocios pueden establecer pagos recurrentes, lo que facilita la gestión de todos los pagos entrantes y salientes, así como la gestión de las suscripciones, desde un solo lugar y sin tener que introducir manualmente cada uno de los pagos mes a mes.

Seguridad y protección contra el fraude mejoradas

El uso de tarjetas de empresa (en el marco de una solución de gestión de gastos) también proporciona una seguridad y una protección contra el fraude adicionales. Cada tarjeta está vinculada directamente a un empleado individual, a una cuenta de proveedor o a un equipo, en lugar de a una única cuenta bancaria con múltiples usuarios. Esto significa que no tendrás que jugártelo todo a una, ya que los usuarios de las tarjetas solo tendrán acceso a su parte de los fondos.

Además, la mayoría de los proveedores de tarjetas de negocios ofrecen medidas de seguridad adicionales, como tecnología de encriptación avanzada, que ayuda a proteger la información confidencial de los clientes de posibles hackers o ciberdelincuentes, quienes podrían intentar acceder a los datos de la empresa a través de portales de pago online u otros canales digitales.

Por último, muchas empresas también optan por las tarjetas de crédito con chip —que cuentan con capas adicionales de seguridad para protegerse de los estafadores que tratan de robar datos financieros de los clientes durante las transacciones en persona— en lugar de las tarjetas virtuales (que tienen la ventaja de emitirse fácilmente a gran escala).

Recompensas, ventajas y cashback de las tarjetas de empresa para empleados:

Muchos emisores de tarjetas de empresa ofrecen recompensas y ventajas a los titulares de las mismas, como cashback, descuentos de socios o millas aéreas. Estas recompensas pueden usarse como beneficios para los empleados o para cubrir los gastos de empresa.
El objetivo de estas ventajas es ayudar a los usuarios de las tarjetas de empresa a alcanzar el umbral de rentabilidad o, en algunos casos, maximizar el ROI de las transacciones empresariales.

Una idea poco habitual que puedes incluir en tu programa de tarjetas corporativas es utilizarlas como incentivo para recompensar a los empleados que consigan altos rendimientos. Por ejemplo, si un empleado supera los objetivos de ventas en un mes, se le puede entregar una tarjeta de empresa con un límite de crédito más alto, o premiarle con descuentos en viajes o estancias en hoteles.

Mayor responsabilidad y productividad por parte de los empleados

¿Sabías que el 19 % de los informes de gastos de los empleados contienen errores?

Las tarjetas de empresa brindan a los negocios la posibilidad de dar seguimiento y controlar los gastos de los empleados. Esto ayuda a garantizar que los gastos se realicen con fines empresariales legítimos y también puede servir para identificar ámbitos específicos de ahorro de costes.

Además, gracias a los informes en tiempo real, a la conciliación automatizada y a la visibilidad completa de todas las transacciones de la empresa, los directores de contabilidad y el equipo financiero pueden tomar decisiones más acertadas sobre la gestión del flujo de caja, algo esencial para el éxito financiero a largo plazo de cualquier empresa.

Al proporcionar a los empleados tarjetas corporativas, las empresas pueden aumentar la productividad al permitirles realizar las compras necesarias sin necesidad de tramitar aprobaciones o reembolsos. Al facilitar tarjetas de empresa a los empleados, les ahorras hasta 20 minutos de papeleo, aprobaciones y seguimiento de recibos cada vez que crean un gasto.

Reúne las cinco ventajas de las tarjetas de empresa bajo un mismo techo con Payhawk

Las empresas deberían plantearse utilizar tarjetas de negocios para maximizar su eficacia y rentabilidad, ya sea para simplificar los procesos de gestión de gastos y mejorar el control del flujo de caja, o para reforzar la protección contra el fraude y aumentar la visibilidad de las tendencias de gasto en toda la organización.

Como parte de una solución más amplia de gestión de gastos, las tarjetas de empresa ofrecen a los negocios numerosas ventajas que pueden ayudarles a mejorar sus resultados finales, a la vez que ahorran tiempo y reducen el número de errores. También son un medio seguro que permite a los empleados realizar compras en nombre de la empresa sin preocuparse de posibles actividades fraudulentas o pérdidas de liquidez por retrasos en los pagos o cheques sin fondos.

Descubre el futuro de la gestión de gastos con las tarjetas de empresa de Payhawk y di adiós a los tediosos procesos de seguimiento manual y a las esperas de reembolsos. Nuestro sistema automatizado registra fácilmente las transacciones, las concilia con tu sistema contable y proporciona información en tiempo real sobre los patrones de gasto. ¿Tienes curiosidad por saber cómo funciona nuestra solución? Programa una demo hoy mismo y olvídate de pagar con el dinero de tu bolsillo.