Reporte de gastos: qué es y cuál es su importancia real a día de hoy

Qué es el reporte de gastos y para qué sirve

El reporte de gastos es la relación de los gastos en los que el trabajador ha incurrido por cuenta de la empresa durante un tiempo determinado y a la que se adjuntan los justificantes de los mismos.

Sirve para ofrecer a la empresa la información agrupada y detallada relativa a los diferentes importes que el trabajador ha pagado, bien con su dinero o bien con dinero recibido anticipadamente de la entidad, con el fin de rendir las cuentas correspondientes.

Con un sencillo ejemplo lo verás muy claro:

En una empresa que se dedica a las reparaciones de electrodomésticos el único trabajador con el que cuenta tiene orden de comprar las piezas y repuestos que necesitan para hacer su trabajo, debiendo presentar un reporte de gastos al final de la jornada.

Solo ha tenido que hacer dos compras: una de 70 euros y otra de 23.

Pues bien, el reporte de gastos que tendrá que presentar a la empresa incluirá la información relativa a estas dos operaciones y llevará adjunta los justificantes de las mismas.
Se pueden dar dos situaciones diferentes:

• Que el trabajador haya pagado estos importes con dinero de su bolsillo, en cuyo caso el total del reporte representa la cantidad que la empresa tiene que reembolsar al trabajador.
• Que la empresa haya adelantado un montante al empleado para hacer frente a los pagos. Si es así, el resultado del reporte se restará del anticipo y la diferencia será la cantidad que el empleado deberá devolver a la empresa.

Su función principal es, por tanto, que la empresa cuente con un documento con el que pueda conocer fácilmente los distintos gastos en los que ha incurrido un trabajador (o un equipo de varias personas) y sirva como soporte para hacer el reembolso del dinero que corresponda o para liquidar el anticipo.

Además, la información que ofrece se puede automatizar de manera sencilla y elaborar informes que pueden ser muy útiles para el departamento financiero o de contabilidad.

Es muy habitual su utilización cuando hay gastos de viaje o representación, en los que se originan pagos en restaurantes, hoteles, compañías aéreas, taxis, autopistas, etc.

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Reporte de gastos, informe de gastos y notas de gastos

¿Es lo mismo un reporte de gastos, un informe de gastos y una nota de gastos?

Sí, son lo mismo, pero teniendo en cuenta un pequeño matiz:

Técnicamente, la expresión “informe de gastos” hace referencia a un concepto más amplio que el que hemos visto en el punto anterior. En realidad, un informe de gastos es una relación de gastos agrupados en base a un elemento en común. Así podemos confeccionar un informe de gastos personales, un informe de ingresos y gastos, un informe de los gastos del viaje a Italia, un informe de gastos no deducibles fiscalmente…

Contiene, al igual que el reporte o la nota de gastos, la información relativa a una serie de salidas de fondos.

Sin embargo, en el contexto empresarial, el término “informe de gastos” así tal cual, sin ninguna otra palabra que acote su significado, se utiliza como sinónimo de reporte de gastos y de nota de gastos.

En este artículo, por tanto, vamos a emplear las tres expresiones indistintamente porque hacen referencia al mismo concepto y si en cualquier otro sitio aparece la expresión informe de gastos el propio contexto te va a indicar si se están refiriendo a una relación de pagos realizados por el trabajador o a otra idea más general.

Cómo hacer un informe de gastos

Hacer un informe de gastos es realmente fácil. Se puede hacer en papel o en formato digital, en excel, utilizando alguna aplicación o programa específico… Cualquier sistema es válido siempre que el resultado final sea el que se pretende.

Por lo demás, los pasos a seguir son bastante simples:

1.- Recopilar todos los justificantes de los gastos y tenerlos a mano.
2.- Rellenar los campos del reporte con la información requerida en cada uno (la veremos en el siguiente punto).
3.- Sumar los importes y totalizar las columnas.
4.- Adjuntar todos los soportes documentales.

Si te preguntas cómo hacer un informe de gastos debes saber que gracias a Payhawk es posible hacerlo de forma semi-automática. Cada vez que un empleado realiza un gasto, le llega una notificación al móvil. Tras hacer clic en ella, adjunta una foto del recibo realizada con el propio móvil, rellena los campos de gastos necesarios y lo envía. De esta manera el informe de gastos se contabiliza al segundo, los datos de gasto se contabilizan en tiempo real y las reclamaciones de IVA son mucho más sencillas.

Para saber cómo hacer un informe de gastos es importante tener en cuenta qué debe contener precisamente.

Información que debe contener

Cada empresa es libre de determinar el contenido más o menos extenso que quiere que figure en la nota de gastos, pero normalmente como mínimo suelen reflejar:

• Número del reporte, datos del trabajador y período al que se refiere.
• Fecha de cada operación.
• Nombre del acreedor.
• Concepto o descripción del gasto.
• Importe total, base imponible e IVA.
• Observaciones o aclaraciones.

A veces también se incluyen otros elementos como pueden ser los datos fiscales del acreedor, la asignación del gasto a un proyecto o cliente o el motivo del gasto, por ejemplo.

Justificantes

Una nota de gastos que no lleve adjuntos los justificantes de los pagos realizados es papel mojado: para el trabajador, porque al no demostrar la realidad del gasto no va a poder exigir su cobro, y para la empresa porque sin ellos no va a poder desgravarse ni el gasto de las operaciones ni el IVA que conllevan.

Un simple recibo, como declaración realizada por una persona que ha percibido un dinero en un concepto determinado, justifica suficientemente que el empleado ha realizado el pago en cuestión, pero lo normal (y recomendable) es que se exija que aporte la factura con todos los requisitos que exige la normativa porque de lo contrario la empresa no podrá desgravarse esos gastos.

Notas de gastos fraudulentas

Hablamos de notas de gastos fraudulentas para referirnos a aquellos casos en los que el trabajador incluye pagos que no corresponden a la empresa pero con la intención de que esta se los reembolse.

Por ejemplo, una factura de una comida con un cliente que realmente no pagó o un desplazamiento en taxi que utilizó con motivos personales.
Es complicado detectar este tipo de actuaciones, sobre todo si se trata de pequeños importes, porque el documento se aporta pero es su finalidad lo que puede resultar muy difícil demostrar.

Lo ideal es implementar las medidas de control que sean posibles y la realización de comprobaciones aleatorias pueden disuadir de llevar a cabo este tipo de conductas. Pero lo más efectivo, en este sentido, es utilizar tarjetas para pagos de empresa y más adelante veremos por qué.

Importancia del reporte de gastos

La importancia del reporte de gastos radica en la funcionalidad que venimos comentando: es el documento que sirve de base para reembolsar o liquidar con el trabajador los pagos que ha realizado por cuenta de la empresa.

Es práctico y útil porque facilita mucho el trabajo y porque ofrece la información agrupada. Eso es incuestionable. Sin embargo, hay que tener claro que no es un documento con efectos legales cuyo contenido se pueda exigir u oponer a terceros. Veamos qué quiere decir esto en distintos ámbitos:

En cuanto a la relación empresa-trabajador

Desde el punto de vista legal, la empresa está obligada a reembolsar al trabajador los pagos que haya realizado en su nombre, independientemente de que consten en un informe de gastos o no.

Es decir, el simple hecho de presentar la nota de gastos no origina de forma automática para el trabajador el derecho de cobrar lo que incluye, porque puede incluir datos erróneos o falsos. Siempre estará sujeta a la aprobación del departamento que corresponda.

Y al contrario, si el empleado demuestra la realización del gasto y aporta la justificación podrá exigir el importe aunque no se haya incluido en el informe.

Por otra parte, habrá que atender a lo que la entidad y el empleado hayan pactado en este sentido.

Desde el punto de vista contable

El informe de gastos no es un documento contable, es decir, no se puede incluir en la contabilidad como tal ni sirve de respaldo o justificación de los apuntes que se realicen en el libro de diario.

Al ser una lista sí que puede facilitar el trabajo a la hora de mecanizar las facturas en el programa de contabilidad, porque si contiene toda la información requerida puede ser más cómodo, en un momento dado, manejarse con un listado que con los distintos justificantes.

Desde el punto de vista fiscal

Las notas de gastos tampoco producen efectos fiscales, por lo que frente a Hacienda:

• No sirven como justificante para desgravar los gastos que incluyen.
• No sirven como justificante para deducir las cuotas de IVA que contienen.

Los documentos válidos para ello son las facturas que reúnan los requisitos legalmente establecidos.

Principal inconveniente de los informes de gastos hoy día

Si todo va bien, los informes de gastos pueden ser muy útiles pero hay que tener presente que trabajar con ellos también puede acarrear un importante inconveniente y es que se pueden dar circunstancias que provoquen una mayor carga de trabajo en el departamento financiero o contable. Esto puede venir provocado por diversos motivos, como por ejemplo:

• Comisión de errores. Por ejemplo, consignar mal los datos o con erratas.
• Falta de justificantes, lo que implica la necesidad de reclamarlos al trabajador o de pedir duplicados a quien emitió la factura.
• Entrega tardía o fuera de plazo.
• Método de aprobación que resulta lento o tedioso.
• Demasiado volumen de notas de gastos recibidas, lo que ralentiza mucho los procesos.

Por todo esto, hace años esta figura tenía su razón de ser pero a día de hoy existen otras herramientas mucho más eficientes que los reportes de gastos. La tecnología lo cambia todo y este aspecto de las empresas también, por eso lo realmente práctico en este sentido es la utilización de las tarjetas de empresa como veremos a continuación.

Payhawk y los reportes de gastos

Payhawk es una solución global que combina tarjetas, software de control de gastos , cuentas a pagar e integraciones nativas con ERPs. Pero aquí queremos destacar la gran ventaja que supone la utilización de sus tarjetas para empleados respecto a los reportes de gastos tradicionales.

Te ponemos en situación: el empleado invita a comer a unos clientes, le hace una foto a la factura del restaurante y paga con la tarjeta de la empresa. Fin. Este es todo el proceso y de él llamo tu atención sobre lo siguiente:

• La tarjeta de empresa física o virtual que se le proporciona al trabajador estará configurada según la política de gastos que la empresa estime conveniente, pudiendo limitar su uso en cuanto a importe, lugar, etc. o anularla en cualquier momento.
• Al hacer la foto a la factura, el documento ya entra en el sistema y, a partir de ahí, con solo un par de clics ya se puede incluir en cualquier tipo de informe, añadir al seguimiento del presupuesto, enviarlo al sistema ERP o programa contable para su contabilización, etc. Además, el soporte digital que se crea cumple todos los requisitos que establece la normativa, por lo que la entidad podrá decir adiós al archivo de papel.

Ejemplo de informe de gastos con Payhawk

Tras hacer entrevistas con varios clientes, hemos sido testigos de cómo los informes de gastos de Payhawk son realmente útiles para el día a día de las empresas. Os dejamos varios ejemplos de informes de gastos.

De forma regular, los diversos departamentos de la empresa, han solicitado los informes de gastos de Payhawk para:

• Saber cuánto ha gastado el equipo en lo que va de mes.
• Saber cuánto ha gastado el equipo en lo que va de quarter.
• Saber cuánto ha gastado el equipo en un año concreto.

Gracias a la funcionalidad de límites de gastos compartidos (o presupuestos compartidos) y a los reportes de gasto en tiempo real, cada departamento y cada manager puede tener el control del gasto y la rentabilidad para ceñirse a la estrategia de la empresa. Estos son dos ejemplos de informes de gastos y de cómo ayudan en la operativa diaria de la empresa.

¿Ves la diferencia con el reporte de gastos “de toda la vida”? Nada de esperar a que el trabajador elabore su informe, adjunte los justificantes y después cruzar los dedos para que todo esté correcto… Así que no solo se disminuye considerablemente las posibilidades de cometer errores sino que el ahorro de tiempo que se consigue se traduce, como es lógico, en un ahorro de dinero nada despreciable para la empresa.

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