La gestión de proveedores de la empresa conlleva la realización de una serie de actuaciones y realizar cada una de ellas de manera óptima es lo que hará que el proceso gane en eficiencia y sus efectos mejoren la buena marcha del negocio.
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Empezaremos con una precisión terminológica: técnicamente, proveedores son aquellos que suministran a la empresa la mercancía que esta compra para vender. Es un concepto diferente al de acreedor, porque con este término se hace referencia a todo aquel que provee a la empresa de bienes o servicios necesarios para el desarrollo del negocio pero que no es el género que constituye el objeto de su negocio.
Por ejemplo: en un negocio que se dedica a la venta de material deportivo los proveedores son quienes les proporcionan la ropa, las zapatillas, las raquetas, las pesas… Y acreedores son, por ejemplo, la asesoría fiscal, la empresa de limpieza, el consultor de marketing, la compañía eléctrica, etc.
La gestión de proveedores es el conjunto de actuaciones que realiza la empresa relativas a la adquisición de los productos que compra para vender. Abarca todo lo relacionado con el acopio de mercancía, desde las fases previas de selección y negociación hasta el pago de la factura que se genera.
Se trata de un aspecto fundamental del negocio porque la rentabilidad obtenida por la empresa va a venir determinada, en gran medida, por la gestión del proceso de compra que se realice: mientras más eficiente sea este mayor será el beneficio obtenido, porque incide directamente en el volumen y condiciones de las ventas de productos.
En este sentido, muchas empresas tienen implementado un sistema de gestión de proveedores (sobre todo las que se relacionan con un gran número de ellos) de forma que toda actuación que se realizan en este aspecto está pautada previamente y forma parte de un plan de acción en el que los pasos están perfectamente determinados.
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Para gestionar los proveedores de la mejor manera posible las fases que se deben seguir son las siguientes:
En ella deben constar una serie de menciones que son obligatorias según la ley, como son, por ejemplo, la fecha y número del documento, los datos fiscales tanto del proveedor como del cliente o el desglose de la base imponible y el IVA repercutido.
Su pago es el que cierra y pone fin a todo el proceso de suministro. Es una parte que conviene analizar con más detalle y así lo hemos hecho aquí: gestión de pago a proveedores.
Como ocurre en cualquier proceso empresarial, la optimización de la gestión de proveedores se traducirá en un mejor funcionamiento del negocio, lo cual, de una manera u otra, se materializará en un aumento del beneficio. Y es que si la mercancía se adquiere en mejores condiciones (de precio, de entrega, de garantía, etc.), por ejemplo, o su procesamiento y venta requiere del empleo de menos recursos o de otros más económicos, es evidente que se va a notar en la cuenta de pérdidas y ganancias.
En este sentido, la** mejora de cualquier eslabón de la cadena de suministro dejará su impronta en el resultado final y algunas ideas a implementar** pueden ser las siguiente:
Como ya hemos comentado, el gestionar proveedores de la manera más óptima posible tiene un impacto directo en la cuenta de resultados de la empresa, bien porque se produce un ahorro de costes, bien porque tiene lugar un aumento en los beneficios o bien porque se produzcan ambas cosas a la vez, que es lo que suele ocurrir en la mayoría de los casos.
Este aumento de la ganancia empresarial es la consecuencia de varios efectos, como por ejemplo:
Todas las fases del proceso de compras que hemos visto se llevarán a cabo de una forma más eficiente si la empresa cuenta con un software para gestionar proveedores.
En el mercado hay diferentes soluciones que abarcan el desempeño de todas las tareas necesarias, en algunos casos son específicas para este aspecto del negocio y en otros son un módulo que forma parte de un programa de gestión de recursos más amplio (ERP, por ejemplo).
Habrá que estar atento a las características y necesidades propias de la entidad para determinar qué tipo de programa será el más conveniente, pero sin duda merece la pena apostar por la tecnología en esta área.
La verdad es que te puede ayudar mucho y muy bien porque Payhawk cuenta con una funcionalidad específica de gestión de proveedores (que puedes ver aquí) y que te permite:
En definitiva, el reducir todo lo posible la intervención manual en los procesos minimiza el riesgo de cometer errores y, como no podría ser de otra manera, supone un ahorro de tiempo y dinero en cualquier ámbito de la empresa, por tanto también en lo relativo a la gestión de proveedores.
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