Gestión de proveedores eficiente: puntos clave

Gestión de proveedores

Empezaremos con una precisión terminológica: técnicamente, proveedores son aquellos que suministran a la empresa la mercancía que esta compra para vender. Es un concepto diferente al de acreedor, porque con este término se hace referencia a todo aquel que provee a la empresa de bienes o servicios necesarios para el desarrollo del negocio pero que no es el género que constituye el objeto de su negocio.

Por ejemplo: en un negocio que se dedica a la venta de material deportivo los proveedores son quienes les proporcionan la ropa, las zapatillas, las raquetas, las pesas… Y acreedores son, por ejemplo, la asesoría fiscal, la empresa de limpieza, el consultor de marketing, la compañía eléctrica, etc.

Qué es la gestión de proveedores y cuál es su importancia

La gestión de proveedores es el conjunto de actuaciones que realiza la empresa relativas a la adquisición de los productos que compra para vender. Abarca todo lo relacionado con el acopio de mercancía, desde las fases previas de selección y negociación hasta el pago de la factura que se genera.

Se trata de un aspecto fundamental del negocio porque la rentabilidad obtenida por la empresa va a venir determinada, en gran medida, por la gestión del proceso de compra que se realice: mientras más eficiente sea este mayor será el beneficio obtenido, porque incide directamente en el volumen y condiciones de las ventas de productos.

En este sentido, muchas empresas tienen implementado un sistema de gestión de proveedores (sobre todo las que se relacionan con un gran número de ellos) de forma que toda actuación que se realizan en este aspecto está pautada previamente y forma parte de un plan de acción en el que los pasos están perfectamente determinados.

La gestión de compras y de proveedores no son lo mismo

Llegados a este punto, también queremos hacer una aclaración. Resolver una duda que es más común de lo que parece: la gestión de compras y la de proveedores no son lo mismo. Hablamos de dos conceptos diferentes dentro de cualquier empresa e importan a la hora de pensar en los sistemas de gestión de proveedores.

• La gestión de proveedores se enfoca en las relaciones y las colaboraciones con los proveedores externos. Abarca un espectro más amplio que va más allá de las transacciones puntuales, involucrando estrategias de relaciones a largo plazo y evaluaciones continuas del rendimiento de los proveedores.
• La gestión de compras se centra más en las transacciones individuales de adquisición de bienes o servicios. Por ende, se concentra en aspectos operativos y transaccionales específicos.

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Fases

Para gestionar los proveedores de la mejor manera posible las fases que se deben seguir son las siguientes:

• Identificación del producto a comprar, concretando sus características, rango de precio, plazo de entrega, control de calidad,...
• Selección del proveedor: De entre los distintos que hay en el mercado no todos los proveedores se ajustarán en la misma medida a los requerimientos que se han establecido para el producto. Se hace necesario, por tanto, un estudio de las distintas opciones para elegir la más conveniente.
• Negociación y establecimiento de condiciones: Una vez recibido el presupuesto del proveedor habrá que estudiar posibles puntos de mejora. En la mayoría de los casos suele haber margen para la negociación, no solo del precio sino también de los plazos, condiciones de entrega, características, etc. Lógicamente, la capacidad para mejorar los acuerdos va a estar determinada, en gran medida, por el tamaño de la relación comercial que se va a establecer. Lo recomendable es que los acuerdos se redacten por escrito y con el mayor nivel de detalle posible.
• Realización de pedidos: Ya se ha terminado la fase previa y con la realización del pedido se inicia efectivamente el proceso de compra. La buena organización en este punto es fundamental porque de ello va a depender el poder contar con el género en la fecha y forma adecuadas.
• Recepción de los productos: La llegada de la mercancía pone en marcha todo el mecanismo de comprobación, clasificación y almacenamiento. Es necesario revisar que lo recibido concuerde con la orden de compra y, en caso contrario, hacer las reclamaciones pertinentes. El albarán de entrega es el documento en el que se relaciona el número de unidades recibidas de cada producto y modelo, por lo que es el que servirá de base para realizar el cotejo. Lo más habitual es que la empresa lleve un control del inventario con algún programa informático y es en esta fase en la que se incluye en él la información de las nuevas partidas.
• Factura y pago: El soporte documental de la operación de compra es la factura emitida por el proveedor, cuyo contenido deberá coincidir con lo relacionado en el albarán de entrega.

En ella deben constar una serie de menciones que son obligatorias según la ley, como son, por ejemplo, la fecha y número del documento, los datos fiscales tanto del proveedor como del cliente o el desglose de la base imponible y el IVA repercutido.
Su pago es el que cierra y pone fin a todo el proceso de suministro. Es una parte que conviene analizar con más detalle y así lo hemos hecho aquí: gestión de pago a proveedores.

Pautas para mejorarla

Como ocurre en cualquier proceso empresarial, la optimización de la gestión de proveedores se traducirá en un mejor funcionamiento del negocio, lo cual, de una manera u otra, se materializará en un aumento del beneficio. Y es que si la mercancía se adquiere en mejores condiciones (de precio, de entrega, de garantía, etc.), por ejemplo, o su procesamiento y venta requiere del empleo de menos recursos o de otros más económicos, es evidente que se va a notar en la cuenta de pérdidas y ganancias.

En este sentido, la mejora de cualquier eslabón de la cadena de suministro dejará su impronta en el resultado final y algunas ideas a implementar pueden ser las siguiente:

• Analiza el mercado con cierta frecuencia en búsqueda de nuevos proveedores con los que puedas trabajar de manera más ventajosa. Ojo, que el mayor provecho no tiene por qué ser el precio sino que puede estar referido a otros aspectos tales como, por ejemplo, la calidad del producto, las condiciones de entrega o la innovación en cualquier punto.
• Establece un sistema de gestión de proveedores, de forma que la manera de trabajar en este aspecto de la empresa sea siempre la misma. Esto minorará la posibilidad de cometer errores y facilitará la detección y corrección de los que se hayan producido.
• Establece medidas de control fiables y prácticas y comunícalas a los proveedores. De esta manera ellos serán conscientes de los procedimientos que sigue la empresa y de las calidades exigidas a los productos.
• Apóyate en la tecnología siempre que puedas. Hay muchas herramientas que te servirán para automatizar procesos y con las que ahorrarás tiempo y ganarás en eficiencia.
• Invierte en formación de los empleados en cualquier técnica o función que pueda mejorar el conjunto de la gestión.

Beneficios de su optimización

Como ya hemos comentado, el gestionar proveedores de la manera más óptima posible tiene un impacto directo en la cuenta de resultados de la empresa, bien porque se produce un ahorro de costes, bien porque tiene lugar un aumento en los beneficios o bien porque se produzcan ambas cosas a la vez, que es lo que suele ocurrir en la mayoría de los casos.

Este aumento de la ganancia empresarial es la consecuencia de varios efectos, como por ejemplo:

• El ahorro de tiempo que se consigue al automatizar procesos, tanto en lo tocante al control del inventario como en las labores administrativas que se ven simplificadas.
• Las mejores condiciones de compra que se consiguen y que redundan en un mayor margen por producto.
• La innovación constante que conlleva el estar al tanto de las nuevas incorporaciones al mercado y que se traduce en una mayor competitividad.
• El disponer del flujo de suministro adecuado a las necesidades del negocio, lejos de de roturas de stock o del mantenimiento de un inventario sobredimensionado.

Herramientas para gestionar proveedores

Todas las fases del proceso de compras que hemos visto se llevarán a cabo de una forma más eficiente si la empresa cuenta con un software para gestionar proveedores.

En el mercado hay diferentes soluciones que abarcan el desempeño de todas las tareas necesarias, en algunos casos son específicas para este aspecto del negocio y en otros son un módulo que forma parte de un programa de gestión de recursos más amplio (ERP, por ejemplo).

Habrá que estar atento a las características y necesidades propias de la entidad para determinar qué tipo de programa será el más conveniente, pero sin duda merece la pena apostar por la tecnología en esta área.

Métricas clave de rendimiento (KPIs) en los sistemas de gestión de proveedores

Y si hablamos de herramientas útiles para la gestión de proveedores, también es importante saber cómo utilizarlas. Para eso, es crucial que tanto tú como tu equipo contable sepáis en qué indicadores debéis fijaros.

Así mismo, las métricas clave de rendimiento (KPIs) son fundamentales para evaluar la efectividad de este proceso tan relevante en cualquier negocio. A continuación, te dejamos una descripción más detallada de las que son consideradas las más importantes:

• Plazos de entrega. Este KPI evalúa la puntualidad con la que los proveedores entregan los productos o los servicios acordados. Se mide comparando las fechas de entrega comprometidas con las reales.
• Calidad del producto o servicio. La calidad es crucial. Por eso, los KPIs relacionados con este criterio pueden incluir la tasa de defectos, la satisfacción del cliente o cualquier estándar acordado que deba cumplir el proveedor.
• Costes operativos relacionados con proveedores. Examina los costes asociados con la gestión de proveedores, como los de adquisición, los de mantenimiento de relaciones o los de calidad.
• Inventario y gestión de existencias. Estos KPIs miden la eficiencia en la gestión de inventario en relación con los productos o materiales suministrados por los proveedores. Pueden incluir la rotación de inventario, el tiempo de almacenamiento, etcétera.
• Cumplimiento de contratos y acuerdos de servicio. Evalúa si los proveedores están cumpliendo con los contratos, valorando aspectos como el nivel del servicio o las penalizaciones por incumplimiento.
• Coste Total de Propiedad (TCO). Este KPI con nombre propio analiza el coste total asociado con la adquisición y el uso de un producto o servicio. Incluye no solo el precio inicial de compra, sino también los costes de mantenimiento, reparaciones, etcétera.
• Evaluación del riesgo del proveedor. Esta métrica considera la estabilidad financiera, la capacidad para cumplir con los acuerdos o la geolocalización, entre otros factores. Por lo tanto, sirve para valorar el riesgo que conlleva para la empresa trabajar con un proveedor concreto.
• Eficiencia en el proceso de pedido y recepción. Mide la eficacia del proceso de pedidos, desde la solicitud hasta la recepción y facturación, analizando los tiempos de ciclo y los posibles retrasos que se den en él.
• Sostenibilidad y Responsabilidad Social Corporativa (RSC). Es el KPI que examina la contribución del proveedor a las metas de sostenibilidad de la empresa, incluyendo prácticas éticas, reducción de impacto ambiental, etcétera.

Todos estos KPIs te proporcionan una visión integral dentro de tu sistema de gestión de proveedores. Por eso, te permiten medir y mejorar continuamente tu desempeño en esta área crítica.

Cómo te puede ayudar Payhawk en la gestión de proveedores

La verdad es que te puede ayudar mucho y muy bien porque Payhawk cuenta con una funcionalidad específica de gestión de proveedores (que puedes ver aquí) y que te permite:

• Mejorar los datos de tus empresas suministradoras para adaptarlos a la configuración de tu entidad y optimizar, así, la gestión de gastos.
• Mantenerlos siempre actualizados y sincronizados con tu ERP o programa de contabilidad.
• Elegir la forma de segmentarlos para obtener infinitas posibilidades de informes.
• Ahorrar tiempo con las importaciones desde tu ERP o software contable.
• Reducir la posibilidad de cometer errores gracias a la sincronización automática.
• Ganar tiempo y fiabilidad con la selección automatizada de proveedores y empleo de campos autocompletados.

Pero no solo lo decimos nosotros. Nuestros clientes también comparten lo útil que es Payhawk como sistema para la gestión de proveedores en sus negocios. Sin ir más lejos, Sonia Gómez, Accounting Manager en The Power Business School, destaca que la funcionalidad para controlar y pagar facturas les “permite tener un control total sobre las cuentas a pagar. Funcionalidad que el departamento financiero de The Power Business School cada vez utiliza más”.

En definitiva, el reducir todo lo posible la intervención manual en los procesos minimiza el riesgo de cometer errores y, como no podría ser de otra manera, supone un ahorro de tiempo y dinero en cualquier ámbito de la empresa, por tanto también en lo relativo a la gestión de proveedores.

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