Los gastos de personal: qué son exactamente

Qué son los gastos de personal de la empresa

Los gastos de personal son todos aquellos que se ocasionan como consecuencia de la retribución de los empleados de la empresa así como cualquier otro que se devengue por la tenencia de trabajadores.

Y es que contar con personal implica para la empresa:

• Pagarle la retribución que corresponda por la realización de su trabajo y que no solo es el sueldo como tal sino que también incluye las pagas extraordinarias, los complementos, las indemnizaciones, las dietas y kilometraje, etc.
• Asumir el coste de la seguridad social.
• Hacer frente a otros gastos que se ocasionan al tener empleados como puede ser, por ejemplo, la contratación de un seguro de accidentes.

Lo que se pague a colaboradores o a profesionales ajenos al negocio no forman parte de los gastos de personal.

En este sentido, un empleado de la empresa es aquel que presta sus servicios siguiendo las directrices marcadas por la entidad y con los medios que esta le proporciona. A cambio de ello la compañía le paga un salario y debe cotizar por él a la Seguridad Social.

Sin embargo, un colaborador o profesional externo presta servicios a la empresa actuando de forma independiente y emitiendo por ellos una factura. En ningún caso, implica la asunción de coste alguno en concepto de seguridad social.

Por último, es importante destacar que los gastos que devenga un trabajador no son diferentes en función de si el empleador es un autónomo o una sociedad. Estos variarán dependiendo del puesto de trabajo, del tipo de contrato o del convenio colectivo a aplicar, por ejemplo, pero no serán distintos porque el patrón sea una persona física o una entidad jurídica de cualquier clase.

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Tipos de gastos de personal y ejemplos

Los gastos de personal pueden ser de tres tipos:

1. Gastos de personal directos

Son los que constituyen la retribución del trabajador y las cotizaciones a la Seguridad Social.

Aquí entraría no solo la nómina sino también las cantidades que se les paga por otros conceptos como pueden ser, por ejemplo, las indemnizaciones por despido, los atrasos de convenio o las gratificaciones extraordinarias.

2. Gastos de personal indirectos

Son aquellos que se derivan del hecho de tener trabajadores pero que quienes perciben su importe no son ni los empleados ni los organismos de la Seguridad Social. Por ejemplo, el coste de la prevención de riesgos laborales (que es obligatorio tener) o la factura del asesor laboral.

3. Gastos de personal mixtos

Son los que se abonan al empleado pero no como pago por su trabajo sino como compensación. Por ejemplo, los gastos de viajes profesionales o el pago del importe del wifi para quienes teletrabajan.

Conceptos relacionados con los gastos de personal

Hay una serie de conceptos directamente relacionados con el gasto de personal, y los más utilizados son:

Salario bruto
Se trata del importe total que debe percibir el trabajador por un tiempo determinado (normalmente un mes) y que engloba el sueldo base y las demás partidas que correspondan, como pueden ser, por ejemplo, la retribución de horas extraordinarias o los complementos de cualquier tipo (de nocturnidad, de destino, de antigüedad, de productividad, etc.).

Salario neto
Es el dinero que el trabajador percibe y que resulta de restar al salario bruto las cantidades que la empresa tiene que descontar al trabajador, bien para ingresarlas en su nombre en Hacienda o en los organismos de la Seguridad Social o bien porque se trate de importes que ya ha cobrado de forma anticipada o en especie.

Nómina
Es el documento que contiene la información relativa a la retribución del trabajador por un período de tiempo concreto. En él constan los datos identificativos de la empresa y del trabajador, los distintos conceptos por que se le retribuye y las cantidades que se deducen para calcular el salario neto.

Retención de I.R.P.F.
Es el importe que la empresa descuenta del sueldo bruto y que la ingresa en Hacienda como pago a cuenta del impuesto sobre la renta del asalariado. Se calcula aplicando el porcentaje que establece la ley.

Seguridad social a cargo de la empresa
También se llama gasto o coste de seguridad social y es el importe de la cotización a la Seguridad Social que corresponde asumir a la empresa.

Seguridad social a cargo del trabajador
El trabajador también está obligado a contribuir a la Seguridad Social y el importe correspondiente le es descontado de la nómina por el empleador, que lo ingresará junto con su parte a favor de la Tesorería.

Los gastos de personal en la contabilidad

En el Plan General de Contabilidad

El plan general contable contiene en el subgrupo 64 las cuentas a utilizar para contabilizar los gastos generados por los trabajadores, que el de PYMES define como “retribuciones al personal, cualquiera que sea la forma o el concepto por el que se satisfacen; cuotas de la Seguridad Social a cargo de la empresa y los demás gastos de carácter social.”

Las distintas cuentas y definiciones que figuran en el plan normal son las siguientes:

640 Sueldos y salarios
Son las remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa.

641 Indemnizaciones
Cantidades que se entregan para resarcir de un daño específico. En concreto se incluyen en esta cuenta las indemnizaciones por despido y jubilación anticipadas.

642 Seguridad social a cargo de la empresa
Cuotas a favor de los organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que estos realizan.

643 Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida
Importe de las aportaciones devengadas por remuneraciones a largo plazo al personal de la empresa, tales como pensiones y otras prestaciones por jubilación o retiro, que se articulen a través de un sistema de aportación definida.

644 Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida
Importe de las aportaciones devengadas por remuneraciones a largo plazo al personal de la empresa, tales como pensiones u otras prestaciones por jubilación o retiro, que se articulen a través de un sistema de prestación definida.

645 Retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio
Importes liquidados por la empresa con instrumentos de patrimonio o con importes en efectivo basados en el valor de instrumentos de patrimonio a cambio de los servicios prestados por los empleados.

649 Otros gastos sociales
Gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposición legal o voluntariamente por la empresa. Por ejemplo: subvenciones a economatos y comedores, sostenimiento de escuelas e instituciones de formación profesional, becas para estudio, primas por contratos de seguros sobre la vida, accidentes, enfermedad, etc., excepto las cuotas de la Seguridad Social.

Asiento contable

Como hemos visto hasta ahora, la empresa puede incurrir en gastos de personal por distintos conceptos y en función del que se trate corresponderá utilizar unos asientos contables u otros.

Los que se realizan, de forma inevitable, en todas la empresas que cuentan con empleados son los relativos al sueldo y su estructura básica es la siguiente:

Por la nómina:

Por el pago de la nómina:

Por la seguridad social a cargo de la empresa:

Por el pago a la Tesorería de la Seguridad Social:

En la Cuenta de Pérdidas y Ganancias

En la cuenta de Pérdidas y Ganancias normal, los gastos devengados por el personal se reflejan en el apartado 6 dentro del bloque A) Operaciones continuadas con el siguiente desglose:

6. Gastos de personal

• Sueldos, salarios y asimilados.
• Cargas sociales.
• Provisiones.*

En el Balance

En el Balance de Situación no aparecen los gastos de personal de la entidad porque, en realidad, no figuran en él ningún tipo de gasto: en el balance aparecen las cuentas que reflejan el patrimonio de la compañía, los fondos propios y el resultado del ejercicio (beneficio o pérdida), mientras que es en la cuenta de Pérdidas y Ganancias en la que se relacionan todos los ingresos y gastos del ejercicio.

Porcentaje óptimo de los gastos de personal

Con cierta frecuencia se plantea la duda sobre qué porcentaje debe representar la nómina en una empresa o, dicho de otro modo, cuál podría ser un ratio adecuado de los sueldos sobre la facturación.

Pero la verdad es que no existe una respuesta general a esta cuestión porque para cada tipo de actividad, y también para cada tipo de empresa, la mejor proporción entre el gasto que ocasionan los trabajadores y las ventas totales será diferente: no se puede comparar una empresa que presta servicios de limpieza, por ejemplo, que factura solo y exclusivamente en función de lo que produzcan sus trabajadores, con otra que se dedica a la gestión de parkings, en la que se necesita un número muy pequeño de empleados.

La mano de obra necesaria no va a ser la misma en una tienda de ropa que en el taller en el que se fabrican las prendas.

Por eso resulta imposible establecer un porcentaje genérico en este sentido. Ahora bien, sí que existen estudios estadísticos por sectores económicos, como por ejemplo el de la restauración en el cual se estima que en los negocios en los que el comensal es atendido por los trabajadores de la empresa durante toda su estancia en el local el gasto de personal supone entre el 30% y 35% de la venta neta, mientras que en aquellos casos en los que hay una parte de autoservicio este importe estaría entre el 15% y el 25% de las ventas.

Cómo gestionar los gastos de personal

Existen en el mercado una buena variedad de soluciones que permiten gestionar los gastos de personal de forma eficiente. Todos los aspectos relacionados con esta cuestión están resueltos con una aplicación informática, que o bien está enfocada a un tema específico o bien abarca el campo de los recursos humanos de forma integral.

Así, la elaboración de nóminas y seguros sociales, el control horario, la gestión de vacaciones, bajas por enfermedad, maternidad o paternidad, días libres o productividad, por ejemplo, e incluso todo lo relacionado con la gestión del talento y plazas vacantes puede llevarse a cabo de una forma muy eficiente con dichas soluciones.

Avanzando un paso más en este sentido, es importante señalar que cualquier empresa que quiera optimizar su operativa en general, más allá de lo que es lo estrictamente relacionado con los trabajadores, debe contar con un programa de gestión de gastos. Y dentro de las distintas opciones que ofrece el mercado, Payhawk se configura como la solución ideal para ahorrar tiempo y evitar la comisión de errores en todo lo que se refiere a los gastos del negocio.

Para que te hagas una idea, el funcionamiento básico es el siguiente: con una simple foto a la factura esta ya se introduce en el sistema, y a partir de ahí se puede pagar, archivar, enviar al programa contable, incluirla en los informes, contemplarla en el presupuesto, etc. solo con un par de clics.

¿Te imaginas la cantidad de quebraderos de cabeza a los que podrás decir adiós cuando los empleados incurran en gastos de viaje, por ejemplo, y el departamento de administración disponga de toda la información y documentos a tiempo real?

Pero eso no es todo, porque además los trabajadores pueden contar con una tarjeta para realizar pagos por cuenta de la empresa. Además de en comodidad, esto se traduce en más tiempo ganado aún, porque así se acaba el cuadre del efectivo o la justificación de los importes a reembolsar.

Y hay más funcionalidades pero sería largo de explicar aquí, así que contacta ahora con nuestros especialistas y solicita una demo. Ellos te explicarán todo sin ningún compromiso.